業務手順書テンプレート業種別・業務別に200本(エクセル無料)
引き継ぎや新人の教育、属人化をなくすための手順書の例です。手順ごとに、担当・確かめること・できあがるもの・目安の時間を書いています。自動化の候補になる手順には印をつけています。
管理部門(業種共通)
- 請求書発行毎月の締め日(例: 20日締め・月末締め)を迎えたとき11手順
- 請求書受領仕入先・外注先から請求書が届いたとき(郵送・メール・Webの請求書サービス)11手順
- 支払処理毎月の支払日(例: 月末・翌月10日)の5営業日前11手順
- 入金消込銀行口座に入金があったとき(毎営業日の朝)10手順
- 売掛金管理(督促・回収)入金予定日を過ぎても入金がないとき、および毎月の月次締めのとき10手順
- 買掛金管理物品・サービスの検収が終わったとき、および月末10手順
- 経費精算社員が交通費・出張費・接待費などを立て替えたとき10手順
- 小口現金管理社員が少額の現金支払を依頼したとき、および毎日の終業時10手順
- 月次決算毎月の月末11手順
- 年次決算事業年度の期末日の1〜2か月前12手順
- 固定資産管理PC・機械・車両・ソフトウェアなどを購入・リース・自社制作したとき10手順
- 償却資産申告毎年12月(翌年1月1日を基準日とした準備)10手順
- 源泉所得税の納付給与・報酬を支払った月の翌月初め10手順
- 電子取引データの保存メール添付・Webダウンロード・電子契約・クラウドの請求書サービスなどで取引の書類を受け取ったとき10手順
- 預金の残高照合毎月末(取引の多い口座は毎週)10手順
- 入社手続き内定者が内定を承諾したとき11手順
- 退職手続き社員から退職届(退職願)が出されたとき11手順
- 給与計算毎月の勤怠締め日の翌日10手順
- 勤怠締め毎月の勤怠締め日(例: 月末・15日)10手順
- 年末調整毎年10月下旬(国税庁の年末調整の資料が出たころ)12手順
- 社会保険の算定基礎届毎年6月(7月1日〜10日の提出に向けた準備)10手順
- 社会保険の月額変更届昇給・降給、手当の新設・廃止、時給・日給の変更、雇用形態の変更があったとき10手順
- 賞与支払届賞与(夏・冬・決算賞与など)を支給したとき10手順
- 労働保険の年度更新毎年6月上旬(労働局から申告書が届いたとき)10手順
- 住民税の特別徴収毎年5月(市区町村から特別徴収税額決定通知書が届いたとき)10手順
- 有給休暇の管理入社から6か月を迎える人がいるとき、および毎月の勤怠締め10手順
- 健康診断の実施管理年間計画で決めた実施時期の2か月前、および雇い入れのとき11手順
- ストレスチェックの実施年間計画で決めた実施時期の2か月前11手順
- 36協定の締結・届出36協定の有効期間が終わる2か月前10手順
- 産休・育休の手続き社員から妊娠・出産(配偶者の出産を含む)の申出があったとき10手順
- 契約書管理取引先との契約(売買・業務委託・秘密保持・賃貸借など)を結ぶとき10手順
- 備品・消耗品の購入社員が備品・消耗品・PC・家具などを必要としたとき10手順
- 郵便物・FAXの仕分け郵便物・宅配便が届いたとき、FAXを受信したとき10手順
- 社用車の管理社員が社用車を使うとき10手順
- 来客対応取引先・面接者・業者などが来社するとき10手順
- 文書の保存と廃棄毎年の決められた時期(例: 決算後・年度初め)10手順
- 印章の管理と押印申請契約書・申請書・証明書などに会社の印を押す必要があるとき10手順
- PC・スマートフォンの貸与と返却入社・異動・故障・端末の入れ替えのとき10手順
- 就業規則・社内規程の改定法改正の施行前、人事制度や働き方を変えるとき、毎年の定期見直し10手順
- 個人情報の漏えい対応メールの誤送信、書類・端末の紛失、不正アクセスなどで個人データが漏れた(おそれがある)とき10手順
- 見積書作成営業担当や顧客から見積の依頼があったとき10手順
- 受注入力顧客から注文書(FAX・メール・EDI・Web)が届いたとき10手順
- 売上計上・請求データ作成商品を出荷したとき、サービスの提供が終わり検収を受けたとき10手順
- 顧客マスタの登録・変更新規の取引先と取引を始めるとき、取引先の社名・住所・担当者・口座などが変わったとき10手順
- 問い合わせ対応顧客・見込み客から電話・メール・Webフォームで問い合わせが来たとき10手順
- 出荷手配受注入力が終わり、出荷日が決まったとき10手順
- 返品処理顧客から返品・交換の申し出があったとき10手順
- 納期回答顧客から納期の問い合わせや注文があったとき10手順
- 価格改定の通知とマスタ更新仕入先からの価格改定の通知、原材料・エネルギー・人件費の上昇などがあったとき10手順
- 展示会リードの入力とフォロー展示会の会期中・会期終了直後10手順
製造
- 受注処理得意先から注文書がFAX・メール・EDI・Web発注で届いたとき。内示(フォーキャスト)が確定注文に切り替わったときも含みます。14手順
- 生産計画毎月の内示受領時(月次計画)と、毎週の計画会議の前(週次計画)。急な受注・設備故障で計画を組み替えるときも含みます。14手順
- 購買発注生産管理の所要量計算で不足が出たとき、または各部署から購買依頼書が出されたとき。14手順
- 受入検査仕入先・外注先から材料・部品・加工品が納品されたとき。14手順
- 工程内検査段取り替え・刃具交換・始業時・ロットの切り替わりのとき、および決められた時間・個数ごと。13手順
- 出荷検査生産管理から出荷指示が出たとき、または完成品が倉庫に入庫されたとき。13手順
- 不適合品処置検査で規格外が出たとき、作業者が異常に気づいたとき、顧客から不良の連絡を受けたとき。14手順
- 設備点検毎日の始業時、点検カレンダーの点検日、異常音・振動などに気づいたとき。13手順
- 金型管理新しい金型が届いたとき、成形の段取りの前後、ショット数がメンテナンス基準に達したとき、顧客から保管・廃棄の連絡があったとき。14手順
- 図面の出図・改訂新規品の図面が完成したとき、設計変更(ECO)が決まり図面を改訂するとき、顧客から改訂図面を受け取ったとき。14手順
- 4M変更作業者の交代・設備の移設や更新・材料や仕入先の変更・工程順や加工条件の変更を計画したとき。仕入先から4M変更の連絡を受けたときも含みます。14手順
- 棚卸期末・半期末・月末の棚卸日(一斉棚卸)。循環棚卸を行う場合は計画した日。14手順
- 外注管理社内の能力が足りない工程や、自社にない加工(めっき・熱処理など)を外部に出すとき。14手順
- クレーム対応顧客から不良品・数量違い・異品混入・納期遅れなどの連絡を受けたとき。14手順
建設
- 工事見積の作成発注者から図面・仕様書つきの見積依頼(メール・入札公告・営業経由)が届いたとき11手順
- 工事請負契約の締結発注者から受注の内示(口頭・メール・落札通知)を受けたとき11手順
- 施工計画書の作成工事契約を締結し、現場代理人が決まったとき12手順
- 安全書類の作成・回収下請契約を結び、協力会社の入場予定日が決まったとき11手順
- 朝礼・KY活動毎作業日の始業前11手順
- 作業日報の作成毎作業日の終業時11手順
- 出来高の査定と支払毎月の締め日(例: 20日締め)に協力会社から出来高請求書が届いたとき11手順
- 工事写真の整理工事に着手するとき(撮影計画)と、毎日の作業終了時(整理)11手順
- 竣工書類の作成と引渡し工事の完成予定日の2か月前11手順
- 下請への発注実行予算が決まり、工種ごとの発注時期になったとき11手順
- 資材の発注施工図の承認後、工程表で資材の発注時期になったとき11手順
- 建退共の手続き建退共に加入するとき、新しく対象の労働者を雇い入れたとき、公共工事を受注したとき11手順
- 産業廃棄物の処理とマニフェスト管理工事で産業廃棄物(がれき類・木くず・廃プラスチック類・金属くず等)を搬出するとき10手順
- 新規入場者教育協力会社から新しい作業員の入場予定の連絡があったとき11手順
物流・運輸
- 配送依頼の受付荷主から電話・FAX・メール・Webで配送の依頼が届いたとき。定期便の追加・変更の連絡も含みます。13手順
- 配車計画毎日、翌日分の受付の締め時刻のあと。14手順
- 点呼ドライバーが乗務を始めるとき、乗務を終えたとき。乗務前・乗務後のいずれも対面などで点呼できない運行では、途中で中間点呼を行います。13手順
- 車両の日常点検・定期点検毎日の運行前(1日1回)、点検の期限が近づいたとき、ドライバーから異常の報告があったとき。13手順
- 入荷検品入荷予約の時刻にトラックが到着したとき。13手順
- 格納・ロケーション管理入荷検品が終わったとき。ピッキング棚の在庫が補充点を下回ったとき。四半期ごとのロケーションの見直しのとき。13手順
- ピッキング荷主から出荷指示が届き、出荷の締め時刻が来たとき(1日に数回の波動に分けることもあります)。13手順
- 出荷検品ピッキングが終わった荷が検品場に届いたとき。13手順
- 誤出荷対応荷主や届け先から「違う商品が届いた」「数が足りない」などの連絡があったとき。棚卸や検品で誤出荷に気づいたとき。13手順
- 庫内棚卸荷主の決算・月末の一斉棚卸、または循環棚卸の予定日。13手順
- 運賃請求荷主ごとの締め日(月末・20日など)が来たとき。13手順
- 傭車(協力会社への委託)配車計画で自社の車両が足りないとき、自社で対応できない車種・地域の運送を引き受けたとき。13手順
小売・飲食
- 開店準備毎日の開店時刻の60〜90分前に、早番の担当者が出勤したとき。14手順
- レジ締め閉店後、または交代制の店舗ではシフトの交代時(中間点検)。13手順
- 発注毎日の発注締め時刻の前(商品分類ごとに締め時刻が違うことがあります)。13手順
- 納品の検収仕入先・物流センターのトラックが店に到着したとき。13手順
- 見切り・値下げ店の決めた見切りの時刻(例: 15時・18時・閉店の2時間前)、または期限の近い商品を見つけたとき。13手順
- 店舗の棚卸月末・決算期末の棚卸日。棚卸業者を使う場合も同じ準備をします。13手順
- 返品・交換の受付お客様がレジやサービスカウンターで返品・交換を申し出たとき。13手順
- 衛生管理の日次点検(HACCP)毎日の始業時、作業の切り替え時、閉店時。13手順
- 加熱調理と冷却の温度管理加熱が必要なメニューを調理するとき、仕込みで大量に作り置きするとき。13手順
- アレルギーの問い合わせ対応お客様からアレルギーの問い合わせや、除去の依頼があったとき。メニューや仕入先・原材料を変えたとき(アレルゲン表の更新)。13手順
- シフト作成シフトの期間(2週間・1か月など)の前の決まった日。13手順
- お客様からの苦情対応お客様から店頭・電話・メール・口コミサイトなどで苦情が寄せられたとき。14手順
卸売・商社
- 受注処理得意先からFAX・電話・メール・EDI・受発注サイトで注文が届いたとき。14手順
- 新規取引の口座開設営業担当が新規の得意先から継続的な掛取引の申し込みを受けたとき。13手順
- 与信の見直し与信管理台帳の見直し日が来たとき、支払遅れ・手形のジャンプ依頼・急な大口注文などの危険信号が出たとき。13手順
- 仕入発注毎日の発注時刻(仕入先ごとの発注締め時刻の前)、または受注で欠品が出たとき。13手順
- 入荷・検品仕入先や運送会社のトラックが倉庫に到着したとき。13手順
- 直送手配得意先から大口・大型の商品や、在庫を持たない商品の注文を受けたとき。工事現場への納品で現場直送を求められたとき。13手順
- 返品処理得意先から返品の申し出(品違い・数量違い・不良・季節品の返品など)があったとき。14手順
- 締め請求得意先の締め日(10日・15日・20日・25日・月末など)が来たとき。13手順
- 入金消込毎日の入金の確認時。特に月末・5日・10日・25日などの入金が集中する日。13手順
- 売価・仕入単価の改定仕入先から値上げ・値下げの通知が届いたとき。原材料や物流費の上昇で自社から売価の改定を申し入れるときも含みます。14手順
- リベートの計算・精算四半期・半期・年度などリベートの対象期間が終わったとき。新しい条件の通知を受けたとき。13手順
- 滞留在庫の処分毎月の在庫の見直しのとき、または決算前の在庫評価のとき。13手順
医療・介護
- 外来受付患者が来院し、受付に声をかけたとき(または予約の来院時刻)11手順
- レセプト請求(医科)月末の診療が終わり、前月分の会計入力が締まったとき11手順
- 返戻・査定への対応審査支払機関から返戻レセプトや増減点連絡書が届いたとき(毎月)10手順
- 介護報酬の請求月末にサービス提供が終わり、前月分の実績記録がそろったとき10手順
- 介護記録の作成毎回のサービス提供時、利用者の状態に変化があったとき10手順
- 介護事故の報告利用者の転倒・転落、誤嚥、誤薬、外傷、行方不明などの事故が起きたとき11手順
- インシデント報告誤薬・転倒・患者の取り違え・ドレーンの抜去など、患者に影響があった、または影響が出るおそれがあった事象に気づいたとき10手順
- 感染症発生時の対応発熱・嘔吐・下痢などの症状のある利用者・職員が出たとき、または同じ症状の人が続いたとき11手順
- 服薬管理薬局から定期の薬が届いたとき、臨時の処方が出たとき、毎回の服薬時間10手順
- 麻薬・向精神薬の管理卸から麻薬・向精神薬を譲り受けたとき、病棟から払出しの請求があったとき11手順
- 紹介状の受付と返書管理紹介状を持った患者が来院したとき、または紹介元からFAX・地域医療連携システムで予約の申込みがあったとき11手順
- 医療機器の保守点検新しい医療機器を導入したとき、点検計画の時期が来たとき、毎回の使用前11手順
金融・保険
- 事業性融資の申込受付取引先から運転資金・設備資金の借入れの相談があったとき10手順
- 取引時確認(本人確認)口座開設、200万円を超える現金の取引、融資契約などの特定取引の申込みがあったとき10手順
- 保険金・給付金の請求受付契約者・家族から入院・手術・通院・死亡・高度障害などの連絡を受けたとき10手順
- 苦情対応顧客から窓口・電話・メール・手紙で不満や申立てがあったとき10手順
- 反社会的勢力のチェック口座開設・融資・契約などで新しく取引を始めるとき、既存の顧客の定期確認の時期が来たとき10手順
- 保険契約の申込手続顧客から保険の相談があったとき、既存契約の見直しの面談をするとき10手順
- 損害保険の満期・更改手続保険会社のシステムや満期管理台帳で、満期日の2〜3か月前になった契約を抽出したとき10手順
- 自動車事故の受付顧客から「事故を起こした」「ぶつけられた」と電話・メールで連絡があったとき10手順
- 預金の相続手続家族から預金者が亡くなったと連絡があったとき、または死亡を知ったとき11手順
- 疑わしい取引の届出システムのアラート、窓口での不自然な取引、外部からの情報などで、疑わしい取引に気づいたとき10手順
- 個人向け貸付の審査個人から店頭・Web・電話で借入れの申込みがあったとき11手順
- 保険の解約・クーリング・オフの受付契約者から電話・来店・書面で解約やクーリング・オフの申し出があったとき10手順
不動産
- 入居申込の受付と審査内見後などに、入居希望者または仲介会社から入居申込書が届いたとき11手順
- 重要事項説明(賃貸)入居審査が通り、契約日が決まったとき11手順
- 賃貸借契約の締結入居審査が通り、重要事項説明の日程が決まったとき11手順
- 賃貸借契約の更新契約台帳で、満了日の4か月前になった契約を抽出したとき10手順
- 退去立会いと敷金精算借主から解約の通知を受け、退去日が決まったとき11手順
- 家賃の督促家賃の支払期日(例: 前月27日)の翌営業日に、入金のない借主がいたとき11手順
- 修繕依頼の受付と手配入居者から電話・メール・アプリで「水が漏れている」「エアコンが動かない」などの連絡が来たとき11手順
- 空室の募集と広告借主から解約通知を受けたとき、または新築・リフォームで募集を始めるとき10手順
- オーナーへの送金と定期報告毎月の送金日の5営業日前(入金の締め後)10手順
- 法定点検の手配物件台帳で、次回の点検期限の2か月前になったとき10手順
- 解約通知の受付借主から電話・メール・解約通知書で解約の申し出があったとき10手順
- 入居者からの苦情対応入居者から電話・メール・アプリで苦情の連絡が来たとき10手順
人材サービス
- 求人受付求人企業から電話・メール・Web フォームで求人の依頼があったとき12手順
- 求職者登録・面談求職者が自社サイト・求人サイト・スカウト返信から登録したとき12手順
- 推薦・面接調整求職者が求人への応募を了承したとき12手順
- 内定・入社手続きと手数料請求求人企業から内定(採用決定)の連絡を受けたとき13手順
- 労働者派遣契約の締結派遣先から新規の派遣依頼、または契約の更新の依頼があったとき11手順
- 派遣開始の手続き労働者派遣契約が締結され、派遣するスタッフを決めるとき12手順
- 勤怠集計と派遣料金の請求毎月の締め日(例: 月末締め)が来たとき12手順
- 抵触日(派遣期間制限)の管理毎月の定例点検日、または派遣先から抵触日の通知・変更の連絡を受けたとき10手順
- 派遣元管理台帳の作成と保存派遣を開始するとき、毎月の勤怠締め、教育訓練・苦情など記載事項が発生したとき11手順
- 派遣契約の更新・終了契約管理台帳で、期間満了まで45日以内の契約が出たとき11手順
士業
- 月次記帳・巡回監査毎月の資料回収日(例: 毎月5日)が来たとき12手順
- 年末調整の受託毎年11月上旬(顧問先との事前打ち合わせのあと)14手順
- 法人決算・申告顧問先の事業年度が終わったとき(決算月の末日)12手順
- 社会保険の資格取得・喪失手続き顧問先から従業員の入社・退社の連絡があったとき11手順
- 労働保険の年度更新・算定基礎届毎年5月中旬(申告書が届く前の準備)11手順
- 法律相談の受付と利益相反チェック電話・Web フォーム・紹介で法律相談の問い合わせがあったとき11手順
- 事件の受任・委任契約法律相談の結果、依頼者が依頼を決めたとき12手順
- 期日・期限の管理裁判所から期日の呼出し・判決書の送達を受けたとき、期日で次回の期日が決まったとき11手順
- 不動産登記(売買)の申請不動産会社・金融機関から売買の決済と登記の依頼があったとき12手順
- 役員変更登記役員の任期満了の時期が近づいたとき、または就任・辞任の連絡を受けたとき11手順
IT・受託開発
- 要件定義準委任契約などで要件定義の工程を受注したとき13手順
- 仕様変更の受付と見積発注者から仕様の変更・追加の依頼があったとき、またはテストで要件の解釈の違いが見つかったとき11手順
- テスト実施と不具合管理結合テスト・総合テストの工程に入ったとき11手順
- 本番リリーステストの完了判定を終え、リリースの日程が決まったとき13手順
- システム障害の対応監視の警告が出たとき、または利用者から「使えない」「遅い」という連絡があったとき11手順
- アカウントの発行・削除人事から入社・異動・退職の連絡があったとき、または部署から権限の追加の申請があったとき12手順
- PCのキッティング・貸与入社・故障・入れ替えで PC が必要になったとき11手順
- バックアップの確認と復元テスト毎朝の定例確認、および四半期ごとの復元テストの日10手順
- 脆弱性対応・パッチ適用毎週の定例確認、およびメーカーや公的機関から緊急の脆弱性情報が出たとき10手順
- 外注先への発注と検収開発の一部を外部に委託することが決まったとき11手順
教育・研修
- 講座の申込受付と入金確認Web フォーム・メール・FAX で講座の申込があったとき11手順
- 入塾手続き保護者から入塾の問い合わせ、または体験授業の申込があったとき11手順
- 外部講師の手配と謝金の支払研修の開催が決まり、外部講師に依頼するとき12手順
- 研修当日の運営研修の開催日11手順
- 出欠・成績の集計と修了判定講座の最終回が終わったとき(途中の回では出欠の記録のみ)10手順
- 修了証の発行修了判定が確定したとき10手順
- 研修アンケートの集計と報告研修が終わり、アンケートの回答の締め切りが過ぎたとき10手順
- 欠席連絡の受付と出席簿の記録登校日の朝(連絡の受付時間)10手順
- 指導要録の作成と保存毎年2〜3月(学年末の成績確定後)、または転学・進学の手続きのとき11手順
- 教材作成と著作物の利用確認新しい教材を作るとき、既存の教材を改訂するとき、オンラインで配信するとき10手順
自治体
- 窓口での申請受付住民・事業者が窓口・郵送・電子申請で申請書を出したとき12手順
- 住民票の写し等の交付住民・代理人・弁護士などから住民票の写し等の請求があったとき10手順
- 転入届の受付転入した人が窓口に来たとき、またはオンラインで転入の来庁予定の連絡があったとき10手順
- 住民からの要望・苦情の受付住民から要望・苦情・意見が寄せられたとき11手順
- 補助金交付申請の審査補助金の募集期間に交付申請が届いたとき11手順
- 情報公開請求の対応情報公開の窓口に公文書の開示請求書が届いたとき10手順
- 公文書の収受・起案・保存郵便・メール・電子申請で文書が届いたとき、または事務の処理のために起案するとき11手順
- 公共施設の予約受付と使用料住民・団体から施設の予約の申込があったとき、または抽選の申込期間が終わったとき11手順
- 少額物品の購入(随意契約)課内で物品の購入が必要になったとき10手順
- 請求書の受付と支払業者から請求書が届いたとき(納品・完了の検査の後)11手順