配送依頼の受付の業務手順書テンプレート（物流業）

手順（13ステップ）

1. 受付受付担当・目安 2分自動化の候補：台帳・承認

   1. 依頼を受け付け、受付番号を振る

   受信日時と荷主名を記録し、翌日分の締め時刻の前か後かを確かめます。

   確かめること

   同じ依頼の重複（電話とFAX）がないか

   できあがるもの

   受付記録

2. 内容確認受付担当・目安 3分自動化の候補：読み取り

   2. 集荷先・届け先・日時を確かめる

   住所・担当者・電話番号・集荷時刻・納品時刻（指定の幅）を確かめます。

   確かめること

   届け先の住所が地図で特定できるか

   できあがるもの

   集配先の確認

3. 内容確認受付担当・目安 3分

   3. 荷物の内容・数量・重さ・荷姿を確かめる

   品名・個数・総重量・パレット数・寸法・温度帯（常温・冷蔵・冷凍）・危険物の有無を聞きます。

   確かめること

   車両の積載量と荷台の大きさに収まるか

   できあがるもの

   荷物の確認

4. 条件確認受付担当・目安 3分

   4. 荷役の条件と届け先の制限を確かめる

   積み込み・荷下ろしの方法（手積み・フォークリフト）、棚入れ・ラベル貼りなどの附帯作業、待機の見込み、車両の大きさの制限を確かめます。

   確かめること

   契約にない附帯作業を求められていないか

   できあがるもの

   荷役条件の確認

5. 運賃受付担当・目安 5分

   5. 運賃表で運賃と附帯作業の料金を出す

   距離・重さ・車種で運賃を出し、高速道路料金・燃料サーチャージ・附帯作業料・待機料を加えます。

   確かめること

   運賃表にない条件は営業担当に見積を依頼したか

   できあがるもの

   運賃の見積

6. 運賃営業担当・目安 30分

   6. 運賃表にない依頼の見積を出す

   原価（人件費・燃料・車両費）と標準的な運賃を参考に見積を出します。

   確かめること

   附帯作業と待機の料金を分けて示したか

   できあがるもの

   見積書

7. 可否配車担当・目安 5分

   7. 車両とドライバーの空きを確かめる

   配車表で日時・車種の空きを確かめ、自社で無理なら協力会社（傭車）の手配を検討します。

   確かめること

   ドライバーの拘束時間が改善基準告示の範囲に収まるか

   できあがるもの

   手配可否の回答

8. 確認運行管理者・目安 5分

   8. 無理な運行になっていないか確かめる

   到着時刻の指定が、休憩をとっても間に合う距離と時間か確かめます。

   確かめること

   連続運転4時間ごとの休憩をとっても間に合うか

   できあがるもの

   安全面の確認

9. 回答受付担当・目安 3分

   9. 荷主に引き受けと運賃を回答する

   引き受けの可否、運賃、集荷・到着の予定時刻を伝えます。

   確かめること

   条件の変更（時刻・車種）があれば伝えたか

   できあがるもの

   引き受けの回答

10. 書面受付担当・目安 5分自動化の候補：転記・画面操作

    10. 運送の内容と運賃を書面で交付する

    運送の内容・対価・附帯業務の内容と料金・燃料サーチャージなどを書いた書面（運送引受書など）を荷主と交わします。

    確かめること

    附帯作業と料金が書面に入っているか

    できあがるもの

    運送引受書

11. 引き渡し受付担当・目安 3分自動化の候補：転記・画面操作

    11. 配車担当に依頼の内容を引き渡す

    配車表に入力し、荷物・時刻・荷役条件・届け先の注意事項を書きます。

    確かめること

    届け先の注意事項（時間指定・入構方法）が抜けていないか

    できあがるもの

    配車表への登録

12. 変更受付担当・目安 3分

    12. 依頼の変更・取消を記録する

    変更の連絡日時・内容・連絡者を記録し、配車担当に知らせます。直前の取消は取り決めに沿ってキャンセル料を確かめます。

    確かめること

    配車済みの車両への連絡が済んだか

    できあがるもの

    変更の記録

13. 集計営業担当・目安 30分

    13. 月次で荷主別の依頼件数と附帯作業を集計する

    荷主別の件数・運賃・附帯作業・待機時間を集計し、料金の見直しに使います。

    確かめること

    料金をもらっていない附帯作業・待機がないか

    できあがるもの

    月次集計