発送管理表テンプレート（送り状番号・配達予定日・遅延・不在の記録）
出荷した荷物を、送り状番号ごとに配達の完了まで追うExcelテンプレートです。出荷日・届け先・運送会社・送り状番号・配達予定日・配達完了日を1行1件で記録します。予定日を過ぎても配達が済んでいない荷物は「期限切れ」と赤で出て、遅延日数と、受け取りから14日の破損の通知期限も自動で出ます。不在の回数と持ち戻り・再配達の状況、問い合わせの記録まで残せます。
別の呼び方: 配送管理表／送り状管理表／配達記録表／出荷追跡表／発送記録表
- 発送管理表とは？
- 出荷した荷物を送り状番号ごとに記録し、配達予定日・配達完了日・不在・遅延・事故を、配達が済むまで追う表です。法令で作成が決められた書類ではありません。
- 荷物はいつまでに届きますか？
- 標準宅配便運送約款第10条では、送り状の荷物引渡予定日までに引き渡し、交通事情等により翌日になることがあるとしています。
- 破損はいつまでに申し出ますか？
- 標準宅配便運送約款第24条では、き損についての運送会社の責任は、荷物を引き渡した日から14日以内に通知を発しない限り消滅します。
- 形式
- Excel・PDF
- 用紙
- A4横
- 更新日
- 2026.10.27
- 版
- v1.0
記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
発送管理表
1行1件（送り状1枚）。配達予定日と配達完了日を書くと、予定日を過ぎた未配達・遅延日数・破損の通知期限（受け取りから14日）が自動で出ます。
基準日2026/11/10
出荷元・部署△△ロジ 東日本センター 出荷課
担当斉藤
件数8
予定日を過ぎて未配達1
遅延あり2
不在あり2
事故1
| 出荷日 | 出荷番号 | 届け先 | 都道府県 | 運送会社 | 運送の種類 | 送り状番号 | 個口数 | 温度帯 | 配達予定日 | 時間帯指定 | 不在の回数 | 配達の状況 | 配達完了日 | 予定日との比較 | 遅延日数 | 破損の通知期限（受取から14日） | 問い合わせ・対応の記録 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026/11/05 | SO-261105-003 | □□ストア 中央店 | 埼玉県 | 〇〇運輸 | 路線便 | 4401-2210-9981 | 30 | 常温 | 2026/11/06 | 午前 | 0 | 配達完了 | 2026/11/06 | 完了 | 0 | 2026/11/20 | |
| 2026/11/05 | SO-261105-007 | 株式会社△△ 福岡支店 | 福岡県 | △△急便 | 宅配便 | 3302-8889-7702 | 2 | 常温 | 2026/11/07 | 0 | 配達完了 | 2026/11/08 | 完了 | 1 | 2026/11/22 | 11/7 台風の影響で中継地に滞留と運送会社から連絡。届け先に連絡済 | |
| 2026/11/06 | SO-261106-012 | 〇〇商事 仙台営業所 | 宮城県 | △△急便 | 宅配便 | 3302-8890-1113 | 1 | 常温 | 2026/11/07 | 14〜16時 | 2 | 配達完了 | 2026/11/09 | 完了 | 2 | 2026/11/23 | 11/7・11/8 不在で持ち戻り。届け先の総務に連絡し、11/9 午前に再配達 |
| 2026/11/06 | SO-261106-013 | 株式会社△△ 札幌支店 | 北海道 | △△急便 | 宅配便 | 3302-8890-1124 | 1 | 常温 | 2026/11/08 | 0 | 輸送中 | 期限切れ | 11/10 追跡では札幌の営業所に到着。届け先に遅れを連絡 | ||||
| 2026/11/06 | SO-261106-014 | 〇〇ホテル 厨房 | 東京都 | △△急便 | 宅配便 | 3302-8890-1135 | 1 | 常温 | 2026/11/07 | 午前 | 0 | 事故（破損・紛失） | 2026/11/07 | 完了 | 0 | 2026/11/21 | 11/8 届け先からグラス2個の割れの連絡。写真をもらい、11/8 運送会社に破損を通知（事故受付番号 A-5521） |
| 2026/11/09 | SO-261109-002 | □□ストア 北店 | 千葉県 | 〇〇運輸 | 路線便 | 4401-2211-1203 | 18 | 常温 | 2026/11/10 | 午前 | 0 | 輸送中 | 期限間近 | ||||
| 2026/11/09 | SO-261109-005 | △△ベーカリー | 神奈川県 | △△急便 | 宅配便 | 3302-8891-0048 | 1 | 冷凍 | 2026/11/10 | 18〜20時 | 1 | 持ち戻り（不在） | 期限間近 | 11/10 午前に不在。夜の時間帯に再配達の依頼を届け先からもらう | |||
| 2026/11/09 | SO-261109-006 | 〇〇クリニック | 東京都 | 〇〇便 | 郵便・メール便 | 1188-0021-3345 | 1 | 常温 | 2026/11/11 | 0 | 輸送中 | 有効 |
このテンプレートでできること
- 送り状番号・運送会社・配達予定日・配達完了日を1行1件で管理
- 予定日を過ぎても未配達の荷物を「期限切れ」と赤で表示（基準日は今日）
- 配達完了日から遅延日数を自動で計算
- 受け取りから14日の、破損を運送会社に通知する期限を自動で表示
- 不在の回数と、持ち戻り・再配達待ち・返送・事故の状況を記録。持ち戻りは黄色
- A4横の印刷設定。記入例と空欄の台帳（100行）入り
こんな方におすすめ
- 運送会社の追跡画面を1件ずつ見て、配達の状況を確かめている出荷担当の方
- 「届いていない」という問い合わせに、すぐに答えたい方
- 遅延や破損を、運送会社に期限内に申し出たい方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 5日間・8件。遅延・不在の持ち戻り・予定日超過・破損の事故の例を含む
- 発送管理表
- 空欄の台帳（100行）。1行1件（送り状1枚）で入れていく
- 宅配便の約款の要点
- 標準宅配便運送約款の送り状・引渡予定日・不在・破損の通知の決まり
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 送り状番号 | 送り状（伝票）の番号。追跡に使う | 3302-8890-1113 |
| 配達予定日 | 送り状に書かれた引渡予定日。時間帯指定があれば別の欄に書く | 2026/11/07 |
| 不在の回数 | 不在連絡票が入った回数。追跡画面の「持ち戻り」の回数 | 2 |
| 配達の状況 | 輸送中・持ち戻り（不在）・再配達待ち・配達完了・返送・事故 から選ぶ | 再配達待ち |
| 予定日との比較 | 自動。予定日を過ぎて未完了なら「期限切れ」、今日が予定日なら「期限間近」、完了日があれば「完了」 | 期限切れ |
| 遅延日数 | 自動。配達完了日 − 配達予定日 | 1 |
| 破損の通知期限 | 自動。配達完了日から14日後。破損はこの日までに運送会社に申し出る | 2026/11/21 |
作るときの注意
01
送り状番号は出荷のその日に写す
あとからまとめて写すと、写し漏れや打ち間違いが起きます。出荷検品のときに、出荷番号と送り状番号を一緒に記録します。
02
予定日を過ぎたら、その日のうちに追跡する
「期限切れ」の行は、追跡画面か運送会社の窓口で状況を確かめ、届け先にも連絡します。確かめた内容を対応の記録に書きます。
03
破損は14日以内に申し出る
標準宅配便運送約款では、き損についての運送会社の責任は、引き渡した日から14日以内に通知しないと消えます。届け先から破損の連絡があったら、すぐに運送会社に伝えます。
04
不在の多い届け先は、時間帯を指定する
持ち戻りが続く届け先は、受け取れる時間帯を確かめ、次の出荷から送り状で時間帯を指定します。
項目の根拠にした規格
- 標準宅配便運送約款 第3条（送り状） 国土交通省告示。荷送人・荷受人、品名、運送上の注意、荷物受取日、荷物引渡予定日、問い合わせ窓口電話番号などを送り状に記載
- 標準宅配便運送約款 第10条（荷物の引渡しを行う日） 引渡予定日までに引き渡す。交通事情等により翌日になることがある。記載がない場合は運送距離から日数を算定
- 標準宅配便運送約款 第12条・第24条 不在の場合は不在連絡票で通知して保管（第12条）。き損についての責任は、引き渡した日から14日以内に通知を発しないと消滅（第24条）
よくある質問
「予定日との比較」の「期限切れ」とは何ですか？
配達予定日を過ぎても、配達完了日が入っていない荷物です。基準日（空欄の台帳では今日）と比べて自動で出ます。
宅配便以外の路線便・チャーター便でも使えますか？
使えます。配達予定日と完了日を書けば、遅延の判定は同じです。破損の通知の期限は運送会社との約款・契約で確かめ、違うときは備考に書きます。
翌日の配達も遅延になりますか？
この表では予定日の翌日以降の完了を遅延日数1日以上として数えます。標準宅配便運送約款では、交通事情等で予定日の翌日に引き渡すことがあるとしているため、扱いは運送会社との取り決めで決めてください。
追跡画面を1件ずつ確かめるのが大変です。
運送会社の追跡画面で配達の状況を確かめ、表に写す作業を AI エージェントに任せることもできます。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
