見積書作成の業務手順書テンプレート（業種共通）
営業や顧客からの見積依頼を受け、単価表と原価を確認して見積書を作り、承認を経て送付し、有効期限と受注の結果を管理します。手順書にしておくと、古い単価での見積や粗利の低すぎる見積、送付後の追跡漏れを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 正しい単価と条件の見積書を早く出し、受注につなげることを目的にします。
- 範囲
- 見積依頼の受付から、見積書の作成、承認、送付、有効期限の管理、受注・失注の記録まで。
- 始まるきっかけ
- 営業担当や顧客から見積の依頼があったとき
- 頻度・量の目安
- 毎日（1日数件〜数十件）
- 使う書類・システム
- 見積依頼（メール・FAX・依頼書）、得意先別の売価表、原価・仕入単価、見積書のひな形、案件管理表
担当と役割
営業事務
見積書の作成、送付、管理
営業担当
条件の確認、顧客への説明
営業責任者
値引き・粗利の承認
手順（10ステップ）
1. 見積依頼を受け、見積番号を振って依頼内容（品名・数量・納期・納入場所・提出期限）を記録する
依頼があいまいなら営業担当に確認する。
- 確かめること
- 提出期限を記録したか
- できあがるもの
- 見積の受付記録
- 確認営業事務・目安 10分
2. 得意先別の売価表で単価を確認する
単価の有効期限と改定の有無を見る。売価表にない品目は営業担当に確認する。
- 確かめること
- 単価の有効期限内か
- できあがるもの
- 単価の確認
- 確認営業事務・目安 10分
3. 原価・仕入単価を確認し、粗利率を計算する
仕入先の価格改定や為替の影響を受ける品目は最新の単価を取る。
- 確かめること
- 粗利率が社内の基準以上か
- できあがるもの
- 粗利の計算
4. 見積書を作る
宛先、見積番号、日付、品名・数量・単価・金額、税率ごとの消費税、納期、納入場所、支払条件、有効期限を書く。
- 確かめること
- 有効期限と支払条件を書いたか
- できあがるもの
- 見積書の案
5. 基準を下回る粗利や値引き、新規の得意先の見積を承認する
承認の基準（例: 粗利率20%未満は責任者承認）を決めておく。
- 確かめること
- 基準を下回る見積に承認があるか
- できあがるもの
- 承認記録
- 送付営業担当・営業事務・目安 5分
6. 見積書をPDFで送付し、送付日を記録する
宛先は得意先マスタの担当者から引用する。
- 確かめること
- 宛先と見積書の会社名が一致するか
- できあがるもの
- 送付記録
7. 案件管理表に見積番号・金額・有効期限・状況を登録する
同じ得意先への見積が複数ある場合は版番号を付ける。
- 確かめること
- 最新版がどれかわかるか
- できあがるもの
- 案件管理表の1行
- 追跡営業担当・目安 5分
8. 有効期限の1週間前までに顧客の検討状況を確認する
期限を延ばす場合は単価を確認し直す。
- 確かめること
- 検討状況を記録したか
- できあがるもの
- 追跡記録
- 結果営業事務・目安 3分
9. 受注・失注の結果と失注の理由を記録する
受注した場合は見積番号を受注入力に引き継ぐ。
- 確かめること
- 結果と理由を記録したか
- できあがるもの
- 結果の記録
- 保存営業事務・目安 2分
10. 見積書の控えを見積番号で検索できる形で保存する
受注時に見積と注文の条件を照合するために使う。
- 確かめること
- 控えを保存したか
- できあがるもの
- 保存済みの控え
締めのチェックリスト
- 見積番号を振り提出期限を記録した
- 単価が有効期限内である
- 粗利率を計算した
- 有効期限・支払条件を書いた
- 基準を下回る見積に承認がある
- 宛先と会社名を照合した
- 案件管理表に登録した
- 有効期限前に検討状況を確認した
- 受注・失注の理由を記録した
よくあるミスと防ぎ方
古い単価で見積を出す
単価表の改定が反映されていないことが原因です。売価表に有効期限を入れ、期限切れは使わないルールにします。
有効期限を書かない
原価が上がっても古い価格で受注を求められます。有効期限を必ず書きます。
版がわからなくなる
同じ案件で何度も見積を出すと、どれが最新か混乱します。版番号を付けて最新版だけを有効にします。
測っておきたい指標
- 見積の回答までの時間
- 見積から受注への転換率
- 粗利率の基準を下回る見積の割合
この業務で残す書類の保存期間
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（管理部門（業種共通）・50業務）
- 「見積書作成」を含む50業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
10手順のうち4つは、自動化の候補です
ジンベイ GenApp
台帳・申請・承認の仕組み化
- 手順4：見積書を作る
- 手順5：基準を下回る粗利や値引き、新規の得意先の見積を承認する
- 手順7：案件管理表に見積番号・金額・有効期限・状況を登録する
よくある質問
- 見積書に消費税は書くべきですか？
- 税抜・税込のどちらで出すかを明記し、税率ごとの消費税額を書くと誤解がありません。
- 見積書に有効期限は必要ですか？
- 法律上の義務ではありませんが、原価の変動に備えて必ず書きます。1か月〜3か月が多いです。
- 見積書は保存が必要ですか？
- 取引に関する書類として保存しておくと、受注時の条件確認や後のトラブルに役立ちます。電子で送った見積書は電子のまま保存します。