入金消込の業務手順書テンプレート（業種共通）
銀行の入金明細を取り込み、どの請求の入金かを特定して売掛金を消し込みます。手順書にしておくと、振込名義の違いや手数料差引による差額を放置せず、未入金に早く気づけます。
この手順書の範囲
- 目的
- 入金を正しい請求に当て、売掛金の残高を常に正しく保つことを目的にします。
- 範囲
- 入金明細の取得から、消込・差額処理・未入金の一覧作成まで。督促は売掛金管理の手順書で扱います。
- 始まるきっかけ
- 銀行口座に入金があったとき（毎営業日の朝）
- 頻度・量の目安
- 毎日・月末に集中（月100〜1,000件）
- 使う書類・システム
- 入金明細（インターネットバンキング）、売掛金台帳・請求一覧、得意先マスタ（振込名義のカナ）、支払通知書（得意先から届くもの）
担当と役割
経理担当
入金明細の取り込み、消込、差額の処理
営業担当
差額・不明入金の理由を得意先に確認
経理責任者
差額処理と未入金一覧の承認
手順（10ステップ）
1. 前営業日までの入金明細をダウンロードし、会計・販売管理システムに取り込む
明細は振込名義・金額・入金日を含むCSVで取る。
- 確かめること
- 明細の件数と取り込んだ件数が一致するか
- できあがるもの
- 取り込み済みの入金データ
2. 振込名義のカナを得意先マスタと突き合わせ、得意先を特定する
名義が違う入金（親会社・代表者個人名など）は、得意先マスタに別名として登録しておく。
- 確かめること
- 名義が見つからない入金を「不明入金」に分けたか
- できあがるもの
- 得意先が特定された入金
3. 入金額と請求額が一致するものを消し込む
複数の請求をまとめて払っている場合は、支払通知書で内訳を確認する。
- 確かめること
- 請求番号ごとに消し込んだか
- できあがるもの
- 消込済みの売掛金
- 差額経理担当・目安 20分
4. 差額があるものは原因を分類する
振込手数料の差引、値引き・返品の相殺、一部入金、過入金の4つに分ける。
- 確かめること
- 差額の理由が4つのどれかに入るか
- できあがるもの
- 差額の一覧
- 差額経理担当・目安 10分
5. 振込手数料の差引は契約の負担区分を見て処理する
自社負担の契約なら支払手数料で処理。得意先負担の契約なら次回請求で差額を請求するか、営業に確認する。
- 確かめること
- 少額差額の処理基準（例: 1,000円未満）が決まっているか
- できあがるもの
- 差額処理の仕訳
- 確認営業担当・目安 15分
6. 理由がわからない差額・一部入金を得意先に確認する
確認結果は消込表の備考に書く。
- 確かめること
- 回答期限（例: 3営業日）を決めたか
- できあがるもの
- 確認結果の記録
- 不明入金経理担当・目安 10分
7. 特定できない入金を仮受金に計上し、一覧で管理する
1週間たっても判明しない場合は銀行に振込人の情報を照会する。
- 確かめること
- 仮受金の残高と不明入金一覧の合計が一致するか
- できあがるもの
- 不明入金の一覧
8. 入金予定日を過ぎても入金がない請求を一覧にする
入金予定日の翌営業日に一覧を作り、営業担当に渡す。
- 確かめること
- 未入金一覧に得意先・請求番号・金額・予定日が入っているか
- できあがるもの
- 未入金一覧
- 承認経理責任者・目安 15分
9. 差額処理と仮受金・未入金の一覧を確認し承認する
差額を値引きで処理する場合は根拠（営業の確認記録）を見る。
- 確かめること
- 根拠のない値引き処理がないか
- できあがるもの
- 承認記録
- 照合経理担当・目安 30分
10. 月末に売掛金台帳の残高と会計の売掛金残高を照合する
得意先別の残高合計と総勘定元帳の売掛金を突き合わせる。
- 確かめること
- 差額0円か
- できあがるもの
- 残高照合表
締めのチェックリスト
- 入金明細を全件取り込んだ
- 振込名義の別名をマスタに登録した
- 請求番号ごとに消し込んだ
- 差額の理由を4つに分類した
- 振込手数料の処理が契約の負担区分どおり
- 不明入金を仮受金で管理している
- 未入金一覧を営業に渡した
- 売掛金台帳と会計の残高が一致した
よくあるミスと防ぎ方
古い請求から順に機械的に消し込む
得意先は特定の請求だけを払っていることがあります。支払通知書や金額の組み合わせで、どの請求の入金かを確かめます。
手数料の差額を毎月放置する
少額でも積み上がると売掛金が合わなくなります。少額差額の処理基準を決めて毎月処理します。
不明入金を雑収入にしてしまう
後から得意先の入金とわかると処理が二重になります。まず仮受金で管理し、判明してから振り替えます。
測っておきたい指標
- 消込までの日数（入金日から）
- 不明入金の件数と金額
- 未入金の件数・金額
関係する法令・規格
売掛金は権利を行使できると知った時から5年で時効になる。未入金を放置しない
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（管理部門（業種共通）・50業務）
- 「入金消込」を含む50業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
10手順のうち4つは、自動化の候補です
ジンベイ GenApp
台帳・申請・承認の仕組み化
- 手順2：振込名義のカナを得意先マスタと突き合わせ、得意先を特定する
- 手順3：入金額と請求額が一致するものを消し込む
- 手順8：入金予定日を過ぎても入金がない請求を一覧にする
よくある質問
- 名義が違う入金はどう見分けますか？
- 得意先に「振込名義が違う場合は事前に連絡を」とお願いし、判明した名義は得意先マスタに別名として登録します。次回から自動で特定できます。
- 振込手数料の差引分は請求し直すべきですか？
- 契約で得意先負担としている場合は請求できます。ただし実務では少額のため、基準額を決めて自社負担で処理する会社も多いです。社内で基準を決めておきます。
- 過入金があった場合は？
- 得意先に連絡し、返金するか次回請求と相殺するかを決めます。決まるまでは前受金や仮受金で管理します。