請求書受領の業務手順書テンプレート（業種共通）
紙・PDF・Webで届く請求書を受け付け、登録番号と記載事項を確かめ、発注書・納品書と照合してから支払に回します。手順書にしておくと、受け取り漏れや二重払い、インボイスでない請求書の見落としを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 受け取った請求書を漏れなく台帳に載せ、正しい金額で支払処理に回すことを目的にします。
- 範囲
- 請求書の受付から、照合・承認・保存・支払予定への登録まで。振込は支払処理の手順書で扱います。
- 始まるきっかけ
- 仕入先・外注先から請求書が届いたとき（郵送・メール・Webの請求書サービス）
- 頻度・量の目安
- 毎日・月初に集中（月50〜300件）
- 使う書類・システム
- 請求書（紙・PDF・Web）、発注書・注文請書、納品書・検収記録、仕入先マスタ（登録番号・支払条件）、国税庁 適格請求書発行事業者公表サイト
担当と役割
受付担当（総務・経理）
受付、台帳登録、原本の回付
発注部門の担当
納品・検収の事実と金額の確認
経理担当
記載事項の確認、仕訳、支払予定への登録
経理責任者
承認
手順（11ステップ）
1. 届いた請求書に受付日を記録し、請求書受領台帳に1件1行で登録する
郵送は開封日、メールは受信日、Webはダウンロード日を受付日とする。
- 確かめること
- 台帳の受付番号と請求書の書き込みが一致するか
- できあがるもの
- 受領台帳の1行
2. メール・Webで受け取った請求書はPDFのまま所定のフォルダに保存する
印刷した紙だけを残すのは不可。ファイル名は「取引日_取引先_金額」にする。
- 確かめること
- 電子で受け取ったものが全件フォルダにあるか
- できあがるもの
- 電子保存済みのPDF
3. 登録番号を仕入先マスタと公表サイトで確認する
新規の仕入先や番号が変わったときは公表サイトで名称と有効状態を見る。
- 確かめること
- 登録番号が「T＋13桁」で、公表サイトの名称と一致するか
- できあがるもの
- 確認済みの記録
- 確認経理担当・目安 1件1分
4. インボイスの記載事項がそろっているか確認する
税率ごとの合計額と消費税額、適用税率、取引年月日、取引内容、交付先の名称を見る。
- 確かめること
- 不足があれば仕入先に再発行を依頼したか
- できあがるもの
- 記載事項チェック
5. 発注書・納品書・請求書の品目・数量・単価・金額を突き合わせる（三点照合）
単価は発注書、数量は納品書・検収記録を正とする。
- 確かめること
- 3つの書類で数量と単価が一致するか
- できあがるもの
- 照合済みの印または記録
- 照合発注部門の担当・目安 10分
6. 差異があれば理由を記録し、仕入先に訂正を依頼する
自社で請求書に手書き修正しない。修正したインボイスの交付を受けるか、自社で仕入明細書を作り確認を受ける。
- 確かめること
- 訂正の依頼日と回答期限を台帳に書いたか
- できあがるもの
- 差異の記録
7. 同じ仕入先・同じ金額・同じ請求番号の請求書がないか台帳で検索する
郵送とメールで同じ請求書が二度届くことがある。
- 確かめること
- 請求番号の重複がないか
- できあがるもの
- 重複チェック済み
8. 勘定科目・部門・税区分を入れて仕訳を作る
免税事業者からの仕入は経過措置の控除割合に注意する（令和8年度改正で、2026年10月1日〜2028年9月30日は70%）。
- 確かめること
- 税区分がインボイスかどうかで分かれているか
- できあがるもの
- 仕訳データ
9. 金額の大きいもの・新規仕入先・差異があったものを重点的に確認し承認する
承認者は発注者と別の人にする。
- 確かめること
- 発注者と承認者が同じ人になっていないか
- できあがるもの
- 承認記録
- 登録経理担当・目安 1件1分
10. 支払条件から支払予定日を出し、支払予定表に登録する
外注・製造委託など取適法の対象取引は受領日から60日以内に収まるか見る。
- 確かめること
- 支払予定日が契約の条件と法定期日の両方を満たすか
- できあがるもの
- 支払予定表の1行
- 保存受付担当・目安 15分
11. 紙の原本を月別・取引先別にとじて保管する
スキャナ保存を使う場合は社内規程の要件（入力期限・解像度など）に従う。
- 確かめること
- 原本の保管場所が台帳に書いてあるか
- できあがるもの
- 保管済みの原本
締めのチェックリスト
- 受領台帳に全件登録した
- 電子で受け取った請求書をPDFのまま保存した
- 新規・変更の登録番号を公表サイトで確認した
- インボイスの記載事項を確認した
- 三点照合で差異がない、または差異の処理が決まった
- 請求番号の重複がない
- 発注者と承認者が別の人である
- 支払予定日が契約と法定期日を満たす
- 紙の原本を所定の場所に保管した
よくあるミスと防ぎ方
メールの請求書を印刷して紙だけ残す
電子取引のデータは電子のまま保存が必要です。受け取った時点でフォルダに保存する手順を最初に置きます。
同じ請求書を二度支払う
郵送とPDFで二重に届くことがあります。請求番号と金額で台帳を検索してから登録します。
登録番号が失効しているのに気づかない
取引先が登録をやめると仕入税額控除に影響します。年1回は主要仕入先の番号を公表サイトで一括確認します。
測っておきたい指標
- 受付から承認までの日数
- 差異による再発行依頼の件数
- 締め後に見つかった未処理の請求書の件数
この業務で残す書類の保存期間
関係する法令・規格
請求書に登録番号・税率ごとの対価の額と消費税額などの記載が必要
メール・Web・電子契約で受け取った請求書等は電子データのまま検索できる形で保存（2024年1月から義務）
取適法（中小受託取引適正化法・2026年1月施行、旧下請法）
委託先への支払は受領日から60日以内。手形払い・振込手数料の差し引きは禁止
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（管理部門（業種共通）・50業務）
- 「請求書受領」を含む50業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
11手順のうち7つは、自動化の候補です
ジンベイ GenRPA
システムへの転記や画面操作の自動化
- 手順2：メール・Webで受け取った請求書はPDFのまま所定のフォルダに保存する
- 手順3：登録番号を仕入先マスタと公表サイトで確認する
- 手順8：勘定科目・部門・税区分を入れて仕訳を作る
ジンベイ GenApp
台帳・申請・承認の仕組み化
- 手順5：発注書・納品書・請求書の品目・数量・単価・金額を突き合わせる（三点照合）
- 手順7：同じ仕入先・同じ金額・同じ請求番号の請求書がないか台帳で検索する
- 手順9：金額の大きいもの・新規仕入先・差異があったものを重点的に確認し承認する
よくある質問
- 請求書に手書きで修正してもよいですか？
- 受け取った側が修正するのは認められていません。仕入先に修正したインボイスを再発行してもらうか、自社で仕入明細書を作り相手の確認を受けます。
- 免税事業者からの請求書はどう扱いますか？
- インボイスではないため、経過措置の割合で仕入税額控除をします。令和8年度税制改正により、2026年10月1日〜2028年9月30日は70%で、その後は段階的に下がります。税区分を分けて入力します。
- 紙の請求書をスキャンして捨ててもよいですか？
- 電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たせば可能です。社内規程を作り、要件どおりに運用できる場合に限ります。