展示会リードの入力とフォローの業務手順書テンプレート（業種共通）
展示会で集めた名刺とアンケートをデータにし、重複を整理して、お礼メールを送り、関心度で振り分けて営業に引き継ぎます。手順書にしておくと、入力の遅れでフォローが遅くなることや、個人情報の扱いの誤りを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 展示会の来場者に早くお礼とフォローを届け、商談につなげることを目的にします。
- 範囲
- 会期中の名刺・アンケートの回収から、データ化、重複整理、お礼メール、振り分け、営業への引き継ぎ、結果の集計まで。
- 始まるきっかけ
- 展示会の会期中・会期終了直後
- 頻度・量の目安
- 展示会ごと（1回100〜1,000件）
- 使う書類・システム
- 名刺、アンケート用紙、展示会リード管理表、顧客マスタ・CRM、お礼メールの文面
担当と役割
マーケティング担当（営業事務）
データ化、重複整理、お礼メール、振り分け
ブース担当（営業）
名刺の回収、アンケートへのメモ
営業担当
振り分けられたリードへのフォロー
手順（10ステップ）
- 準備マーケティング担当・目安 初回1時間
1. 会期前に、アンケートの項目（関心のある製品・時期・課題・連絡の希望）と、個人情報の利用目的の表示を用意する
アンケートや名刺の受付に、利用目的（お礼・ご案内の送付など）を書いておく。
- 確かめること
- 利用目的の表示があるか
- できあがるもの
- アンケート用紙
- 回収ブース担当・目安 —
2. 名刺とアンケートを一緒に回収し、話した内容と関心度（A・B・C）をメモする
名刺の裏やアンケートの欄に書く。
- 確かめること
- 関心度を書いたか
- できあがるもの
- 名刺・アンケート
3. 会期中から毎日、名刺とアンケートをデータにする
会社名・部署・役職・氏名・メール・電話・関心度・メモを入れる。
- 確かめること
- 会期の翌日までに入力が終わるか
- できあがるもの
- リードのデータ
4. 同じ人の重複と、すでに顧客マスタ・CRMにある会社を確認する
既存顧客は担当営業に知らせる。
- 確かめること
- 重複を統合したか
- できあがるもの
- 整理したリスト
5. 会期の翌日〜3日以内にお礼メールを送る
関心度に合わせて文面を変える。送信者・連絡先・配信停止の方法をメールに書く。
- 確かめること
- 配信停止の方法を書いたか
- できあがるもの
- お礼メールの送信記録
6. 関心度・企業規模・地域で振り分け、担当営業を決める
Aは担当営業がすぐ電話、Bは資料送付、Cはメールマガジンなど。
- 確かめること
- 担当者とフォロー期限を決めたか
- できあがるもの
- 振り分け表
7. 担当営業にリードと会話のメモを渡し、CRMに登録する
フォロー期限（例: Aは1週間以内）を書く。
- 確かめること
- 期限を書いたか
- できあがるもの
- CRMの登録
- フォロー営業担当・目安 —
8. 期限内に連絡し、結果（商談化・保留・不要）を記録する
連絡できなかった場合も記録する。
- 確かめること
- 結果を記録したか
- できあがるもの
- フォロー記録
9. 1か月後に、名刺の数・商談化の数・受注の見込みを集計し、展示会の評価に使う
1商談あたりの費用で比べると、出展先の選び直しに使える。
- 確かめること
- 集計したか
- できあがるもの
- 展示会の評価
- 管理マーケティング担当・目安 15分
10. 名刺・アンケートの原本は、データ化の後に施錠して保管し、保管期間を過ぎたら裁断する
データと同じく個人情報として扱う。
- 確かめること
- 保管場所と期間を決めたか
- できあがるもの
- 保管記録
締めのチェックリスト
- 利用目的の表示をした
- 名刺とアンケートに関心度を書いた
- 会期の翌日までにデータ化した
- 重複と既存顧客を確認した
- 3日以内にお礼メールを送った
- メールに送信者と配信停止の方法を書いた
- 担当者とフォロー期限を決めた
- CRMに登録した
- フォローの結果を記録した
- 1商談あたりの費用を集計した
よくあるミスと防ぎ方
入力が遅れてお礼が1週間後になる
来場者の記憶が薄れ、他社に先を越されます。会期中から毎日データにします。
既存顧客に新規向けの案内を送る
担当営業が知らずに失礼になります。顧客マスタと突き合わせてから送ります。
利用目的を示さずにメールマガジンを送る
名刺交換した相手へのメールは送れますが、利用目的の表示と配信停止の方法は必要です。
測っておきたい指標
- 会期からお礼メールまでの日数
- 商談化率
- 1商談あたりの費用
関係する法令・規格
名刺・アンケートで取得した個人情報の利用目的を示す
広告・宣伝のメールには送信者名と配信停止の方法を表示する。名刺などでアドレスを知らせた相手は同意の例外にあたる
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（管理部門（業種共通）・50業務）
- 「展示会リードの入力とフォロー」を含む50業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
10手順のうち6つは、自動化の候補です
ジンベイ GenApp
台帳・申請・承認の仕組み化
- 手順4：同じ人の重複と、すでに顧客マスタ・CRMにある会社を確認する
- 手順6：関心度・企業規模・地域で振り分け、担当営業を決める
- 手順9：1か月後に、名刺の数・商談化の数・受注の見込みを集計し、展示会の評価に使う
よくある質問
- 名刺交換した相手にメールマガジンを送ってもよいですか？
- 名刺などで自分のメールアドレスを知らせた相手には、特定電子メール法上の同意がなくても送れます。ただし送信者名と配信停止の方法の表示が必要です。
- データ化の作業を減らすには？
- 名刺とアンケートをその場で読み取ってデータにし、お礼メールまで続けて送る仕組みを使う方法があります。
- 関心度の基準はどう決めますか？
- 導入の時期・予算・決める立場かどうかなど、ヒアリングの項目で決めておきます。ブース担当の感覚だけに頼らないようにします。