36協定の締結・届出の業務手順書テンプレート（業種共通）
時間外・休日労働をさせるために、過半数代表と36協定を結び、労働基準監督署に届け出て社内に周知します。手順書にしておくと、協定の期限切れや代表者の選び方の誤りで協定が無効になるのを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 有効な36協定を切れ目なく結び、上限を守って時間外労働を管理することを目的にします。
- 範囲
- 前年の実績の確認から、過半数代表の選出、協定内容の決定、届出、周知、運用中の上限管理まで。
- 始まるきっかけ
- 36協定の有効期間が終わる2か月前
- 頻度・量の目安
- 年1回（事業場ごと）
- 使う書類・システム
- 前年の時間外・休日労働の実績、前年の36協定、就業規則、協定届の様式（様式第9号・特別条項付きは第9号の2）
担当と役割
人事担当
実績の確認、協定案の作成、届出
過半数代表（労働組合）
協定内容の確認と締結
経営者・事業場の責任者
協定の締結
上長
協定の範囲内での業務の指示
手順（10ステップ）
1. 有効期間が終わる2か月前に、前年の時間外・休日労働の実績を部署ごとに集計する
月の最大、年の合計、特別条項の発動回数を出す。
- 確かめること
- 上限に近い部署を把握したか
- できあがるもの
- 実績の集計
- 選出人事担当・目安 1時間
2. 過半数労働組合がない場合、過半数代表の選出を社員に案内する
36協定の締結者を選ぶことを明らかにして、投票・挙手などで選ぶ。管理監督者は代表になれない。会社が指名してはいけない。
- 確かめること
- 選出の方法と結果を記録したか
- できあがるもの
- 選出の記録
- 作成人事担当・目安 1時間
3. 協定案（対象業務・人数・延長できる時間・休日労働の日数・有効期間）を作る
原則の上限は月45時間・年360時間（1年単位の変形労働時間制は月42時間・年320時間）。
- 確かめること
- 上限の範囲内か
- できあがるもの
- 協定案
- 作成人事担当・目安 1時間
4. 特別条項を設ける場合は、臨時的な理由・上限時間・手続き・健康確保の措置を決める
年720時間以内、単月100時間未満（休日労働含む）、2〜6か月平均80時間以内（休日労働含む）、月45時間超は年6回まで。
- 確かめること
- 理由が具体的か（「業務上やむを得ないとき」だけは不可）
- できあがるもの
- 特別条項の案
- 健康確保人事担当・目安 30分
5. 特別条項を使う人への健康確保の措置（医師の面接指導・勤務間インターバル・休日の付与など）を決める
協定届に記載する欄がある。
- 確かめること
- 措置を協定に書いたか
- できあがるもの
- 健康確保の措置
- 協議人事担当・過半数代表・目安 1時間
6. 協定案を説明し、内容に合意する
健康確保の措置（面接指導・連続休暇など）も協議する。
- 確かめること
- 合意した内容を記録したか
- できあがるもの
- 合意した協定
7. 有効期間が始まる前に、事業場ごとに労働基準監督署へ届け出る
電子申請（e-Gov）なら押印・署名なしで出せる。本社一括の届出の仕組みもある。
- 確かめること
- 起算日より前に届け出たか
- できあがるもの
- 届出の控え
- 周知人事担当・目安 15分
8. 協定の内容を社内に周知する（掲示・社内ポータルなど）
いつでも見られる状態にする。
- 確かめること
- 見られる場所に置いたか
- できあがるもの
- 周知の記録
9. 協定の時間を超えないよう、毎月の残業を管理する
勤怠締めの上限チェックの結果を見て、翌月の業務を調整する。
- 確かめること
- 上限を超えそうな部下に手を打ったか
- できあがるもの
- 調整の記録
- 期限人事担当・目安 5分
10. 次の更新時期をカレンダーに登録する
協定が切れたまま時間外労働をさせると違法になる。
- 確かめること
- 次の期限を登録したか
- できあがるもの
- 更新の予定
締めのチェックリスト
- 前年の実績を集計した
- 過半数代表を適正な方法で選んだ
- 管理監督者を代表にしていない
- 原則の上限の範囲内である
- 特別条項の理由が具体的である
- 特別条項の上限と回数を守っている
- 起算日より前に届け出た
- 社内に周知した
- 次の更新時期を登録した
よくあるミスと防ぎ方
会社が代表者を指名する
会社が指名した代表との協定は無効になるおそれがあります。目的を示して投票・挙手で選びます。
協定の期限が切れたまま残業させる
更新を忘れると違法な時間外労働になります。期限の2か月前に準備を始める予定を入れます。
特別条項の理由があいまい
「業務の都合上必要なとき」では認められません。「大規模な納期のひっ迫」など具体的に書きます。
測っておきたい指標
- 協定の上限を超えた件数
- 特別条項の発動回数
- 平均の時間外労働時間
この業務で残す書類の保存期間
関係する法令・規格
協定の締結・届出、時間外労働の上限
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（管理部門（業種共通）・50業務）
- 「36協定の締結・届出」を含む50業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
10手順のうち3つは、自動化の候補です
ジンベイ GenApp
台帳・申請・承認の仕組み化
- 手順1：有効期間が終わる2か月前に、前年の時間外・休日労働の実績を部署ごとに集計する
- 手順9：協定の時間を超えないよう、毎月の残業を管理する
よくある質問
- 残業がほとんどなくても36協定は必要ですか？
- 法定労働時間を1分でも超える、または法定休日に働かせる可能性があれば必要です。
- 事業場ごとに届出が必要ですか？
- 原則として事業場ごとです。内容が同じなど一定の条件で、本社がまとめて届け出る方法もあります。
- 建設業や運転の仕事も同じ上限ですか？
- 2024年4月から上限規制が適用されていますが、自動車運転の業務などは特別条項の上限が年960時間など別の扱いがあります。