36協定（時間外・休日労働に関する協定）の保存期間
別の呼び方: サブロク協定・時間外労働・休日労働に関する協定届の控え・36協定書
- 保存期間
- 5年（当分の間は3年）
- いつから数えるか
- 協定が完結した日（有効期間が終わった日）から
- 電子データでの保存
- 可
36協定の協定書は、厚生労働省が労働基準法第109条の「その他労働関係に関する重要な書類」の例に挙げている「労使協定の協定書」にあたり、完結の日から3年間保存します（本則5年、当分の間3年）。有効期間中は保存期間が始まりません。
根拠の法令
電子データで残すとき
労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。
迷いやすい点
毎年結び直すと、ファイルが年ごとに増える
36協定は有効期間を定めて結ぶため、多くの会社が毎年結び直します。各年の協定は有効期間が終わった日から3年残すので、常に4年分前後が手元にあることになります。
健康福祉確保措置の実施記録は別に残す
限度時間を超えて働かせる特別条項を設けた場合は、健康と福祉を確保する措置の実施状況の記録を、有効期間中と満了後3年間（本則5年）残します（労働基準法施行規則第17条第2項）。協定書とは別の書類として管理します。
過半数代表者の選出の記録
労働者側の当事者が過半数代表者なら、投票や挙手など民主的な方法で選んだことが必要です。選出の経緯を書いた記録も協定書と一緒に残すと、協定の有効性を説明できます。
届出の控えと受付の記録
36協定は労働基準監督署に届け出て初めて効力が生じます。電子申請なら到達の記録、紙なら受付印のある控えを保存します。
捨ててよい時期
協定の有効期間が終わった日から3年を過ぎたら廃棄できます。その期間の残業代の請求や監督署の調査が続いていないか確かめます。
残し方のコツ
- 事業場ごと・有効期間ごとに1ファイルにし、協定書・届出控え・代表者選出の記録をまとめる
- ファイル名に事業場名と有効期間を入れる
- 有効期間の満了日を一覧にし、結び直しの準備を始める時期も書いておく
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- 36協定（時間外・休日労働に関する協定）の保存期間は何年ですか？
- 5年（当分の間は3年）です。協定が完結した日（有効期間が終わった日）から数えます。
- 協定書と協定届を兼ねられますか？
- 協定届の様式に労使の署名または記名押印があれば、協定書を兼ねられるとされています。兼ねている場合はその控えを保存します。
- 事業場が複数あるときは？
- 36協定は事業場ごとに結びます。本社一括で届け出た場合も、事業場ごとの協定書を残します。
- 古い協定の有効期間中に新しい協定を結び直したら？
- 古い協定は新しい協定の開始で終わり、その日から3年数えるのが目安です。
2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp
あわせて確かめたい書類
- 36協定の健康福祉確保措置の実施記録36協定の有効期間中と、満了後5年（当分の間は3年）
- 残業命令書・残業報告書5年（当分の間は3年）
- 賃金控除に関する協定（24協定）5年（当分の間は3年）
- 変形労働時間制の労使協定5年（当分の間は3年）
- ストレスチェックの結果の記録5年（本人の同意を得て会社が結果を受け取った場合）
- ストレスチェック後の面接指導の記録5年
- 健康診断個人票5年
- 長時間労働者の面接指導の記録5年
- タイムカード5年（当分の間は3年）
- 解雇に関する書類5年（当分の間は3年）