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労務・人事確認日

解雇に関する書類の保存期間

別の呼び方: 解雇通知書・解雇予告通知書・解雇予告手当の領収書・解雇予告除外認定の書類

保存期間
5年（当分の間は3年）
いつから数えるか
労働者が解雇により退職した日から（手続きが後で完結した書類は、その完結の日から数えると安全）
電子データでの保存
可

解雇通知書、解雇を決めた書類、解雇予告除外認定の書類、予告手当の領収書は、労働基準法第109条の「解雇に関する書類」として3年間保存します（本則5年、当分の間3年）。

根拠の法令

電子データで残すとき

労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。

迷いやすい点

予告手当の領収書を必ず残す

30日前に予告しない解雇では、平均賃金30日分以上の予告手当を払います（労働基準法第20条）。厚生労働省は予告手当や退職手当の領収書を、解雇に関する書類の例に挙げています。振込なら振込の記録を残します。

解雇予告除外認定の書類

天災などで事業が続けられない場合や、労働者の責めに帰すべき理由で予告なしに解雇する場合は、労働基準監督署長の認定が必要です。申請書と認定の通知も解雇に関する書類として残します。

解雇の理由を説明した書面

解雇された人が請求したときは、解雇の理由を書いた証明書を交付します（労働基準法第22条）。交付した証明書の控えも残しておくと、後で説明が食い違うのを防げます。

労働者名簿の退職事由とそろえる

労働者名簿には、解雇の場合はその理由も記入します。名簿、解雇通知書、離職証明書の理由がそろっているか確かめてから保存します。

捨ててよい時期

解雇日（または手続きの完結日）から3年を過ぎたら廃棄できます。解雇の有効性を争う裁判やあっせんが続いている場合は、終わるまで残します。

残し方のコツ

  • 解雇1件ごとに1ファイルにまとめ、決定・通知・支払・認定の順に綴じる
  • ファイルの表紙に解雇日と廃棄可能日を書く
  • 閲覧できる人を人事責任者などに限る

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よくある質問

解雇に関する書類の保存期間は何年ですか？
5年（当分の間は3年）です。労働者が解雇により退職した日から（手続きが後で完結した書類は、その完結の日から数えると安全）数えます。
解雇でなく退職勧奨で辞めた場合は？
退職に関する書類として、退職日から3年保存します。合意の書面があれば一緒に残します。
解雇予告手当を現金で払いました。何を残せばよいですか？
本人の受領書（領収書）を残します。金額・日付・本人の署名が分かるものにします。
裁判になったら3年を過ぎても残すべきですか？
はい。終わるまで残し、終わった後の扱いも弁護士と相談して決めます。

2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp、laws.e-gov.go.jp

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