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労務・人事確認日

退職届・退職に関する書類の保存期間

別の呼び方: 退職願・退職届の控え・退職合意書・退職証明書の控え

保存期間
5年（当分の間は3年）
いつから数えるか
その労働者が退職または死亡した日から
電子データでの保存
可

退職届や退職合意書、退職証明書の控えは「退職に関する書類」として、退職日から3年間保存します（本則5年、当分の間3年）。ただし退職金の請求権は5年なので、退職金がある会社は5年残すのが安全です。

根拠の法令

電子データで残すとき

労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。

迷いやすい点

退職金がある会社は5年を目安に

賃金の請求権の時効は当分の間3年ですが、退職手当は5年です（労働基準法第115条、附則第143条第3項）。退職金の計算や支払いの記録は、退職後5年は残しておくと請求に対応できます。

退職証明書を出したら控えを残す

退職した人が請求すれば、使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由を書いた証明書を交付します（労働基準法第22条）。本人が請求しない事項は書いてはいけないため、何を記載したかを控えで残します。

メールやチャットでの退職の申出

退職の意思をメールやチャットで受けた場合も、退職に関する書類として保存します。退職日を確定させた記録になるので、印刷するかPDFにして個人フォルダへ入れます。

捨ててよい時期

退職日から3年を過ぎたら廃棄できますが、退職金の支払いがある場合は5年を目安にします。雇用保険の離職証明書（4年）とは期限が違うので、まとめて捨てないようにします。

残し方のコツ

  • 退職者ごとに、退職届・合意書・証明書の控え・退職金の計算書をまとめる
  • 退職年ごとの箱（フォルダ）に入れ、廃棄可能日を表示する
  • 退職者一覧に、退職日・退職事由・書類の保管場所を記録する

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よくある質問

退職届・退職に関する書類の保存期間は何年ですか？
5年（当分の間は3年）です。その労働者が退職または死亡した日から数えます。
退職届の原本は本人に返すものですか？
返す必要はありません。会社の書類として保存します。
定年退職の場合も同じですか？
同じく退職に関する書類として退職日から3年です。再雇用した場合は、再雇用後の契約書も別に残します。
退職証明書は何年後まで請求できますか？
労働基準法第115条で、賃金以外の請求権は2年の時効とされています。退職後しばらくは請求に応じられるよう、記載の元になる書類を残します。

2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp、laws.e-gov.go.jp

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