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労務・人事確認日

労働者名簿の保存期間

別の呼び方: 従業員名簿・社員名簿・法定三帳簿の労働者名簿

保存期間
5年（当分の間は3年）
いつから数えるか
労働者が死亡、退職または解雇された日から
電子データでの保存
可

労働者名簿は、その人が退職・解雇・死亡した日から3年間保存します。法律の本則は5年ですが、経過措置で当分の間は3年です。在籍中は保存期間が始まらないため、在籍者の名簿は常に手元に置いておく必要があります。

根拠の法令

電子データで残すとき

労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。

迷いやすい点

起算日は「作った日」ではなく「辞めた日」

賃金台帳は最後に記入した日から数えますが、労働者名簿は労働者の死亡・退職・解雇の日から数えます。20年勤めた人でも、退職日から3年間は名簿を残します。在籍者と退職者でファイルを分けると、捨てる時期を間違えにくくなります。

退職者の行も消さずに残す

労働基準法施行規則第53条で、退職の年月日と事由（解雇のときはその理由）も記入事項になっています。退職したら行を削除するのではなく、退職日と事由を書き足してから保存期間に入ります。退職理由の書き方は離職証明書と食い違わないようにします。

30人未満の事業場は「業務の種類」を省略できる

常時30人未満の労働者を使う事業では、従事する業務の種類の記入を省けます（同規則第53条第2項）。ただし氏名・生年月日・履歴・性別・住所・雇入れ日などは人数にかかわらず必要です。

日雇いの人は名簿の対象外

労働基準法第107条で、日々雇い入れられる者は労働者名簿の作成対象から除かれています。一方で賃金台帳は日雇いの人も作成が必要で、様式も別です（様式第21号）。名簿が無いからといって賃金台帳まで省かないよう注意します。

捨ててよい時期

退職・解雇・死亡の日から3年を過ぎたら廃棄できます。未払い賃金の請求や労災の申請が続いていないか、雇用保険の書類（4年）と一緒に捨てていないかを確かめてから処分します。

残し方のコツ

  • 在籍者の名簿と退職者の名簿を別ファイルにし、退職者側は退職年ごとにまとめる
  • 退職者ファイルの表紙に「廃棄可能日（退職日＋3年）」を書いておく
  • システムで管理する場合は退職者を削除せず「退職」区分で残す
  • 住所や氏名の変更は、その都度日付を入れて更新する

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よくある質問

労働者名簿の保存期間は何年ですか？
5年（当分の間は3年）です。労働者が死亡、退職または解雇された日から数えます。
パート・アルバイトも労働者名簿が必要ですか？
必要です。雇用形態にかかわらず、日々雇い入れられる者を除くすべての労働者が対象です。保存期間も正社員と同じく退職日から3年です。
5年保存に備えておいた方がよいですか？
法律上は当分の間3年で足ります。ただし本則は5年なので、経過措置が終わる可能性を考えて、5年残せる仕組みにしておくと安心です。
労働者名簿と社員台帳（人事システム）を兼ねてもよいですか？
法定の記載事項がそろっていれば兼ねて構いません。必要なときにすぐ印刷できる状態にしておきます。

2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp、laws.e-gov.go.jp

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