残業命令書・残業報告書の保存期間
別の呼び方: 残業申請書・時間外勤務命令書・労働時間の自己申告書・休日出勤申請書
- 保存期間
- 5年（当分の間は3年）
- いつから数えるか
- その書類が完結した日から（その残業代の支払期日の方が遅いときは支払期日から）
- 電子データでの保存
- 可
残業命令書とその報告書、労働者が自分で労働時間を書いた報告書は、厚生労働省が労働基準法第109条の保存対象として例示している書類です。3年間保存します（本則5年、当分の間3年）。
根拠の法令
電子データで残すとき
労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。
迷いやすい点
申請書・承認の記録も残す
残業の事前申請と上司の承認は、残業代の計算の根拠になります。ワークフローシステムで承認している場合は、承認履歴まで含めて出力できるか確かめます。
自己申告制ならタイムカード等と突き合わせる
厚生労働省のガイドラインでは、自己申告で労働時間を把握する場合、入退場記録やパソコンの使用時間などと大きくずれていないか確かめることが求められています。突き合わせた結果や補正の記録も一緒に保存しておきます。
36協定の範囲を超えていないかの確認にも使う
残業命令書の時間を月ごとに集計すると、36協定で決めた上限の管理に使えます。上限に近い人への面接指導の要否を判断する資料にもなります。
捨ててよい時期
対象月の残業代の支払日から3年を過ぎたら廃棄できます。未払い残業代の請求があった場合は、解決するまで残します。
残し方のコツ
- 月ごとに出勤簿と同じフォルダへ入れる
- 紙の申請書は部署ごとではなく月ごとに集める
- ワークフローの承認データを毎月PDFで出力する
- 差し戻しや取り消しの記録も消さない
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ジンベイ GenApp を見るよくある質問
- 残業命令書・残業報告書の保存期間は何年ですか？
- 5年（当分の間は3年）です。その書類が完結した日から（その残業代の支払期日の方が遅いときは支払期日から）数えます。
- 口頭で残業を指示した場合も記録が必要ですか？
- 法律で命令書の作成は義務ではありませんが、労働時間の記録は必要です。指示の記録があると後の確認が楽になります。
- 残業申請が無いまま残っていた時間は記録しなくてよいですか？
- 実際に働いていれば労働時間です。申請の有無ではなく実態で記録し、賃金を払います。
- チャットで残業を承認していますが、それも残すべきですか？
- 残業代の根拠になるので、該当するやりとりを出力して保存しておくと安全です。
2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp、mhlw.go.jp
あわせて確かめたい書類
- 出勤簿5年（当分の間は3年）
- タイムカード5年（当分の間は3年）
- 36協定（時間外・休日労働に関する協定）5年（当分の間は3年）
- 労働時間の状況の記録（労働安全衛生法）3年
- ストレスチェックの結果の記録5年（本人の同意を得て会社が結果を受け取った場合）
- ストレスチェック後の面接指導の記録5年
- 健康診断個人票5年
- 長時間労働者の面接指導の記録5年
- 36協定の健康福祉確保措置の実施記録36協定の有効期間中と、満了後5年（当分の間は3年）
- 解雇に関する書類5年（当分の間は3年）