勤怠締めの業務手順書テンプレート（業種共通）
毎月の締め日に打刻と申請をそろえ、上長の承認を経て勤怠を確定し、給与計算に渡します。手順書にしておくと、打刻漏れの放置や36協定の上限超えの見落としを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 正しい労働時間を確定し、給与計算と労働時間の管理に使える状態にすることを目的にします。
- 範囲
- 締め日前の打刻漏れの確認から、申請の承認、残業時間の確認、勤怠の確定、給与担当への引き渡しまで。
- 始まるきっかけ
- 毎月の勤怠締め日（例: 月末・15日）
- 頻度・量の目安
- 月1回・従業員10〜300名
- 使う書類・システム
- 勤怠システム（打刻データ）、36協定の内容、就業規則（労働時間・休日）、シフト表
担当と役割
社員
打刻・休暇や残業の申請、打刻漏れの修正申請
上長
申請の承認、部下の労働時間の確認
勤怠担当（人事）
締めの案内、上限の確認、確定
手順（10ステップ）
- 案内勤怠担当・目安 10分
1. 締め日の3営業日前に、打刻漏れ・未申請の確認と期限を全社に案内する
承認の期限は締め日の翌営業日など、給与計算に間に合う日にする。
- 確かめること
- 案内に期限を書いたか
- できあがるもの
- 締めの案内
- 確認社員・目安 5分
2. 自分の勤怠一覧を見て、打刻漏れ・休暇・残業の申請漏れを直す
修正申請には理由（打刻忘れなど）を書く。
- 確かめること
- 空欄の日がないか
- できあがるもの
- 修正申請
3. 打刻漏れ・申請漏れ・打刻と申請の差が大きい人を一覧にする
パソコンのログイン記録などと打刻の差が大きい場合は理由を確認する。
- 確かめること
- 一覧の全員に連絡したか
- できあがるもの
- 未処理者の一覧
4. 部下の申請を承認し、労働時間を確認する
残業の事前申請と実績の差、休日出勤の振替が決まっているかを見る。
- 確かめること
- 未承認の申請が0件か
- できあがるもの
- 承認済みの勤怠
5. 36協定の上限に近い人・超えた人を確認する
原則は月45時間・年360時間。特別条項でも年720時間、単月100時間未満（休日労働含む）、2〜6か月平均80時間以内（休日労働含む）。
- 確かめること
- 単月と複数月平均の両方を確認したか
- できあがるもの
- 上限チェック表
- 上限勤怠担当・目安 15分
6. 上限に近い人の上長に、翌月の業務調整を依頼する
特別条項の発動回数（年6回まで）も数える。
- 確かめること
- 発動回数を記録したか
- できあがるもの
- 調整の依頼記録
- 健康勤怠担当・目安 10分
7. 時間外・休日労働が月80時間を超えた人に、労働時間の情報を通知し、医師の面接指導を案内する
本人からの申出があれば面接指導を行う。
- 確かめること
- 通知と案内の記録があるか
- できあがるもの
- 面接指導の案内
- 有給勤怠担当・目安 15分
8. 年5日の有給取得が進んでいない人を確認する
付与日から1年以内に5日。残り期間が短い人は上長に時季の指定を依頼する。
- 確かめること
- 取得が遅れている人を上長に伝えたか
- できあがるもの
- 取得状況の一覧
- 確定勤怠担当・目安 10分
9. すべての承認が終わったら勤怠を確定（ロック）する
確定後の修正は、給与への影響を確認して記録を残す。
- 確かめること
- 確定日時が記録されたか
- できあがるもの
- 確定した勤怠
10. 確定した勤怠データを給与担当に渡す
出勤日数・残業・深夜・休日・欠勤・有給の項目を渡す。
- 確かめること
- 給与システムの項目と合っているか
- できあがるもの
- 勤怠データ
締めのチェックリスト
- 締めの案内に期限を書いた
- 打刻漏れ・申請漏れを全員に連絡した
- 打刻と実際の在社時間の差を確認した
- 未承認の申請が0件
- 36協定の単月・複数月平均を確認した
- 特別条項の発動回数を数えた
- 月80時間超の人に通知した
- 年5日の有給取得の遅れを伝えた
- 勤怠を確定した
- 給与担当に渡した
よくあるミスと防ぎ方
打刻漏れを担当が推測で埋める
実際と違う時間で計算することになります。本人に修正申請を出してもらい、上長が承認します。
複数月平均80時間を見落とす
単月だけを見ていると気づきません。2〜6か月の平均を毎月計算する表を使います。
締め後の修正を口頭で受ける
給与と勤怠の記録が合わなくなります。修正は申請で受け、記録を残します。
測っておきたい指標
- 打刻漏れの件数
- 締め日から確定までの日数
- 36協定の上限に近い人の数
この業務で残す書類の保存期間
関係する法令・規格
時間外労働の上限と、出勤簿などの記録の保存
客観的な方法での労働時間の把握、長時間労働者への面接指導
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（管理部門（業種共通）・50業務）
- 「勤怠締め」を含む50業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
10手順のうち4つは、自動化の候補です
よくある質問
- 打刻漏れが多い人にはどうしますか？
- 理由を聞き、打刻しやすい方法（PCログイン連動など）を検討します。修正申請の件数を上長と共有するのも効果があります。
- 管理職の勤怠も確定が必要ですか？
- 管理監督者も労働時間の状況の把握は必要です。深夜労働の割増賃金も支払う必要があります。
- 締め後に残業の申請漏れが見つかったら？
- 翌月の給与で差額を払います。賃金台帳にも反映し、記録を残します。