役員変更登記の業務手順書テンプレート（士業事務所）
顧問先の役員の任期満了や就任・辞任があったとき、議事録や就任承諾書などの書類を整え、2週間以内に変更登記を申請する流れです。手順書にすると、任期切れの見落としや登記の遅れによる過料を防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 役員の任期を管理し、変更が出たら同じ書類一式と確認項目で期限内に申請できるようにします。
- 範囲
- 任期満了の事前通知から、変更登記の完了と登記事項証明書の送付までです。
- 始まるきっかけ
- 役員の任期満了の時期が近づいたとき、または就任・辞任の連絡を受けたとき
- 頻度・量の目安
- 随時・事務所全体で月5〜30件
- 使う書類・システム
- 登記事項証明書、定款、株主総会・取締役会の議事録、就任承諾書・辞任届、株主リスト
担当と役割
司法書士
必要書類の判断、議事録の確認、申請
補助者
任期の管理、書類の作成、登録免許税の計算
事務職員
顧問先との連絡、書類の回収と発送
手順（11ステップ）
1. 顧問先の役員の任期満了の時期を一覧にする
登記簿と定款から、取締役・監査役の就任日と任期を確かめ、任期満了となる定時株主総会の時期を一覧にします。
- 確かめること
- 定款で任期を伸ばしている会社（非公開会社は最長10年）を確かめる。
- できあがるもの
- 役員任期の一覧
2. 任期満了の3か月前に顧問先へ知らせる
満了となる役員と、定時株主総会で選任が必要なことを伝えます。
- 確かめること
- 重任か交代かの予定を聞く。
- できあがるもの
- 事前通知の記録
- 受付事務職員・目安 10分
3. 変更の内容を聞き取る
就任・重任・辞任・退任の別、氏名、住所、効力の発生日を受付票に入れます。
- 確かめること
- 代表取締役の変更があるか確かめる。
- できあがるもの
- 受付票
- 判断司法書士・目安 15分
4. 必要な書類を決める
取締役会の有無、代表取締役の選定方法、新任か重任かで、議事録・就任承諾書・印鑑証明書・本人確認証明書の要否を決めます。
- 確かめること
- 役員の員数が定款・会社法の定めを下回らないか確かめる。
- できあがるもの
- 必要書類の一覧
5. 議事録・就任承諾書の案を作る
株主総会議事録、取締役会議事録、就任承諾書の案を作ります。
- 確かめること
- 議事録の日付・出席者・決議の内容が、効力の発生日と一致している。
- できあがるもの
- 書類の案
- 書類作成補助者・目安 15分
6. 株主リストを作る
議決権の数が多い順に、上位10名または合計3分の2に達するまでの株主の氏名・住所・株式数・議決権数を書きます。
- 確かめること
- 株主名簿の最新の内容で作る。
- できあがるもの
- 株主リスト
7. 押印済みの書類と添付書類を回収する
押印した議事録・就任承諾書、印鑑証明書、本人確認証明書（住民票など）を回収します。
- 確かめること
- 就任承諾書の住所・氏名が本人確認証明書と一致している。
- できあがるもの
- 回収済みの書類
- 確認司法書士・目安 15分
8. 書類一式を確かめ、意思を確認する
代表者に登記の内容と書類の意思を確かめます。
- 確かめること
- 確認の日と方法を記録する。
- できあがるもの
- 確認記録
9. 変更の日から2週間以内に申請する
登記申請書を作り、登録免許税を計算してオンラインで申請します。
- 確かめること
- 変更の日から2週間の期限を受付票に書き、期限の3日前までに申請する。
- できあがるもの
- 受付番号
10. 完了後に登記事項証明書を送る
登記事項証明書を取得し、顧問先に送ります。
- 確かめること
- 次の任期満了の時期を役員任期の一覧に入れる。
- できあがるもの
- 送付記録
- 記録事務職員・目安 5分
11. 事件簿に記録する
受託の日、事件の内容、報酬を事件簿に入れます。
- 確かめること
- 預かった原本を返却する。
- できあがるもの
- 事件簿の記録
締めのチェックリスト
- 顧問先の役員任期を一覧にした
- 任期満了の3か月前に知らせた
- 定款の任期の定めを確かめた
- 役員の員数が定めを下回らない
- 議事録の日付と効力の発生日が一致している
- 株主リストを最新の株主名簿で作った
- 就任承諾書と本人確認証明書の住所・氏名が一致している
- 代表者の意思を確認した
- 変更の日から2週間以内に申請した
- 次の任期満了の時期を一覧に入れた
よくあるミスと防ぎ方
重任の登記を忘れる
同じ人が再任されても、重任の登記が必要です。任期の一覧で満了の時期を管理し、事前に知らせます。
任期を伸ばしたまま長く放置する
任期を10年にした会社は、満了を忘れやすくなります。最後の登記から12年たつと、休眠会社としてみなし解散の対象になることがあります。
2週間の期限を過ぎる
変更登記を怠ると、代表者が過料を受けることがあります。受付票に期限を書き、3日前までに申請します。
測っておきたい指標
- 任期満了の事前通知の実施率
- 変更の日から申請までの日数
- 期限超過の件数（0件が基準）
この業務で残す書類の保存期間
関係する法令・規格
会社法
役員の任期（取締役は原則2年、非公開会社は定款で最長10年）、変更の登記の期限（2週間以内）、登記を怠ったときの過料、休眠会社のみなし解散に関わります。
商業登記法・商業登記規則
申請書の添付書面（議事録、就任承諾書、株主リスト、本人確認証明書、印鑑証明書）に関わります。
司法書士法
業務の範囲、事件簿の作成、守秘義務に関わります。
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（士業・10業務）
- 「役員変更登記」を含む10業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
11手順のうち6つは、自動化の候補です
ジンベイ GenApp
台帳・申請・承認の仕組み化
- 手順1：顧問先の役員の任期満了の時期を一覧にする
- 手順2：任期満了の3か月前に顧問先へ知らせる
- 手順10：完了後に登記事項証明書を送る
よくある質問
- 取締役が同じ人のまま再任された場合も登記が必要ですか。
- 必要です。任期が満了して再任された場合は「重任」として変更の登記を申請します。
- 株主リストとは何ですか。
- 株主総会の決議が必要な登記で添付する書面です。議決権の数が多い順に上位10名、または合計で3分の2に達するまでの株主を書きます。
- 登記を2週間以内にしなかったらどうなりますか。
- 会社法で、登記を怠ったときは代表者が100万円以下の過料を受けることがあります。