登記の必要書類チェックリスト（司法書士事務所向け・印鑑証明書の期限つき）
司法書士事務所が、登記の種類ごとの必要書類と受領の状況を1件ごとに確かめるチェックリストのExcelテンプレートです。売買による所有権移転・相続・抵当権抹消・役員変更の書類24項目が最初から入っていて、要否・受領の状況・受領日を入れていきます。印鑑証明書などは発行日を入れると、申請予定日（決済日）の時点で作成後3か月を過ぎていないかが自動で出ます。
別の呼び方: 登記 必要書類 一覧／決済 必要書類 チェックリスト／相続登記 必要書類 チェックリスト／役員変更登記 必要書類／司法書士 書類チェック表
- 登記の必要書類チェックリストとは？
- 司法書士事務所が、売買・相続・抵当権抹消・役員変更などの登記ごとに、必要な書類の要否と受領の状況を1件ずつ確かめる表です。
- 印鑑証明書の期限は？
- 申請書や委任状に押印した人の印鑑証明書と、公務員が作成した代表者の資格を証する書面は、作成後3か月以内のものが必要です（不動産登記令第16条第3項・第17条・第18条第3項）。
- 形式
- Excel・PDF
- 用紙
- A4横
- 更新日
- 2026.10.27
- 版
- v1.0
記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
登記の必要書類チェックリスト
期限のある書類は発行日を入れると有効期限が出ます。申請予定日（基準日）の時点で期限切れは赤、14日以内に切れるものは黄色。
基準日（申請予定日）2026/11/16
案件S-2610-07 土地建物の売買（決済）
依頼者売主 小林・買主 株式会社△△ホーム
担当中村
必要な書類9
期限切れ1
14日以内0
未依頼1
| No. | 登記の種類 | 誰の | 書類 | 内容・注意 | 要否 | 有効（か月） | 発行日 | 有効期限 | 期限の状態 | 受領の状況 | 受領日 | 原本還付 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 所有権移転（売買） | 売主 | 登記識別情報通知（または登記済証） | 失くしたときは事前通知か司法書士の本人確認情報で代える（不動産登記法23条） | 要 | 依頼中 | 不要 | 決済日（11/16）に原本を確認して預かる | |||||
| 2 | 所有権移転（売買） | 売主 | 印鑑証明書 | 申請書・委任状に実印を押す人の分。作成後3か月以内 | 要 | 3 | 2026/08/10 | 2026/11/10 | 期限切れ | 受領済 | 2026/10/28 | 不要 | 11/10 で期限切れ。11/5 に取り直しを依頼 |
| 3 | 所有権移転（売買） | 売主 | 委任状・登記原因証明情報への署名押印 | 実印で押印。売買契約書または司法書士が作る報告形式の書面 | 要 | 依頼中 | 不要 | 決済日に署名・実印で押印 | |||||
| 4 | 所有権移転（売買） | 買主 | 住民票の写し（法人は会社法人等番号） | 登記名義人となる者の住所を証する情報 | 要 | 受領済 | 2026/10/30 | 不要 | 買主は法人。会社法人等番号で足りる | ||||
| 5 | 所有権移転（売買） | 売主・買主 | 本人確認書類 | 運転免許証・マイナンバーカードなど。取引時確認の記録を残す | 要 | 受領済 | 2026/11/02 | 不要 | 売主は運転免許証、買主は代表者と11/2 に面談 | ||||
| 6 | 所有権移転（売買） | 物件 | 固定資産評価証明書（当年度） | 登録免許税の計算に使う | 要 | 2026/10/20 | 受領済 | 2026/10/22 | 不要 | 令和8年度。登録免許税の見積りに使用 | |||
| 7 | 所有権移転（売買） | 売主 | 住民票・戸籍の附票（登記の住所と違うとき） | 登記の住所・氏名から今までのつながりを確かめ、前に変更登記をする | 不要 | 登記の住所と今の住所が同じ | |||||||
| 8 | 所有権移転（売買） | 売主（法人） | 会社法人等番号（または代表者の資格証明書） | 会社法人等番号のない法人は資格証明書。作成後3か月以内 | 不要 | 3 | 売主は個人 | ||||||
| 9 | 相続 | 被相続人 | 出生から死亡までの戸籍・除籍・改製原戸籍の謄本 | 法定相続情報一覧図の写しがあれば代わりに使える | 不要 | ||||||||
| 10 | 相続 | 被相続人 | 住民票の除票（または戸籍の附票） | 登記の住所と同じ人であることを確かめる | 不要 | ||||||||
| 11 | 相続 | 相続人 | 相続人全員の戸籍謄本（抄本） | 被相続人の死亡の時に生きていたことがわかるもの | 不要 | ||||||||
| 12 | 相続 | 相続人 | 遺産分割協議書 | 相続人全員が署名し、実印で押印 | 不要 | ||||||||
| 13 | 相続 | 相続人 | 相続人全員の印鑑証明書 | 遺産分割協議書に押印した人の分 | 不要 | ||||||||
| 14 | 相続 | 取得する相続人 | 住民票の写し | 登記名義人となる者の住所を証する情報 | 不要 | ||||||||
| 15 | 相続 | 物件 | 固定資産評価証明書（当年度） | 登録免許税の計算に使う | 不要 | ||||||||
| 16 | 抵当権抹消 | 抵当権者 | 解除証書または弁済証書 | 登記原因証明情報。抹消する抵当権の受付番号を確かめる | 要 | 依頼中 | 不要 | △△銀行 △△支店。決済日に交付を依頼済み | |||||
| 17 | 抵当権抹消 | 抵当権者 | 登記識別情報通知（または抵当権の登記済証） | 金融機関から決済日に受け取ることが多い | 要 | 依頼中 | 不要 | 同上 | |||||
| 18 | 抵当権抹消 | 抵当権者 | 委任状・会社法人等番号 | 会社法人等番号のない法人は資格証明書（作成後3か月以内） | 要 | 未依頼 | 支店の担当者に委任状の書式を送る | ||||||
| 19 | 役員変更 | 会社 | 株主総会議事録（取締役会議事録） | 選任・選定の決議。商業登記法46条2項 | 不要 | ||||||||
| 20 | 役員変更 | 会社 | 株主リスト | 株主総会の決議を要するとき。商業登記規則61条3項 | 不要 | ||||||||
| 21 | 役員変更 | 新任の役員 | 就任承諾書 | 就任を承諾したことを証する書面。商業登記法54条1項 | 不要 | ||||||||
| 22 | 役員変更 | 新任の役員 | 印鑑証明書 | 取締役会のない会社の取締役（再任を除く）・代表取締役など。商業登記規則61条4項〜6項 | 不要 | ||||||||
| 23 | 役員変更 | 新任の役員 | 本人確認証明書 | 住民票の写し・運転免許証の写し（原本と相違ない旨を記載）など。印鑑証明書を付ける人は不要 | 不要 | ||||||||
| 24 | 役員変更 | 退任の役員 | 辞任届など退任を証する書面 | 登記所に印鑑を出している代表取締役の辞任は、実印と印鑑証明書（届出印なら不要） | 不要 |
このテンプレートでできること
- 売買・相続・抵当権抹消・役員変更の必要書類24項目が最初から入っている
- 印鑑証明書・資格証明書は発行日から有効期限（作成後3か月）を自動で計算
- 申請予定日（決済日）の時点で期限切れは赤、14日以内に切れるものは黄色
- 要否・受領の状況（未依頼・依頼中・受領済）・受領日・原本還付の欄つき
- 必要な書類・期限切れ・未依頼の件数を上に自動で集計
- 登記の申請期限（相続登記3年・住所変更2年・会社の変更登記2週間）の早見表つき
こんな方におすすめ
- 決済の前に、売主・買主・金融機関の書類がそろっているかを確かめている司法書士事務所の方
- 相続登記の戸籍や遺産分割協議書の集まり具合を、依頼者ごとに追いたい方
- 印鑑証明書の期限切れで決済日に申請できない、という事故を防ぎたい方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 売買による所有権移転と抵当権抹消を同時に申請する決済の例。印鑑証明書の期限切れを含む
- 登記の必要書類チェックリスト
- 24項目が入った空欄のチェックリスト。案件ごとにコピーして使う
- 申請期限の早見表
- 相続登記・住所等の変更登記・会社の変更登記の申請期限と、書類の期限
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 基準日（申請予定日） | 決済日・申請予定日。有効期限はこの日で判定する（空欄のシートは今日の日付） | 2026/11/16 |
| 登記の種類・誰の・書類 | 最初から24項目が入っている。案件に合わせて書き換え・追加する | 所有権移転（売買）・売主・印鑑証明書 |
| 要否 | その案件に要る書類か。不要なら灰色になる。提出先の法務局に確かめるものは「確認中」 | 要 |
| 有効（か月）・発行日 | 期限のある書類は月数（印鑑証明書・資格証明書は3）が入っている。発行日を入れると有効期限が出る | 3・2026/08/10 |
| 有効期限・期限の状態 | 自動。基準日の時点で期限切れは赤、14日以内に切れるものは黄色 | 2026/11/10・期限切れ |
| 受領の状況・受領日 | 未依頼・依頼中・受領済・不要から選び、受け取った日を入れる | 受領済・2026/10/28 |
| 原本還付 | 原本を返してほしい書類（遺産分割協議書・戸籍など）は「要」にして、写しを用意する | 要 |
作るときの注意
01
印鑑証明書は決済日から逆算して取ってもらう
申請書や委任状に押印した人の印鑑証明書は作成後3か月以内のものに限ります（不動産登記令16条3項・18条3項）。決済日が延びたら、基準日を書き換えて期限を確かめ直します。
02
登記の住所と今の住所が違えば前に住所変更
売主の登記上の住所・氏名が今と違うときは、所有権移転の前に住所・氏名の変更登記が要ります。住民票や戸籍の附票で、登記の住所からのつながりを確かめます。
03
相続は戸籍がそろうまで時間がかかる
被相続人の出生から死亡までの戸籍は、本籍地をいくつも回ることがあります。法定相続情報一覧図の写しがあれば、戸籍の束の代わりに使えます。
04
案件ごとにシートをコピーする
空欄のチェックリストをコピーし、シート名を案件番号にします。使わない登記の種類の項目は不要にし、足りない書類は下に足します。
項目の根拠にした規格
- 不動産登記法 第22条・第61条 登記義務者の登記識別情報と、登記原因を証する情報の提供
- 不動産登記令 第7条・別表22項・30項 添付情報（会社法人等番号・代理権限証明情報・相続を証する情報・登記名義人となる者の住所を証する情報）
- 不動産登記令 第16条第3項・第17条・第18条第3項 印鑑証明書と、公務員が作成した代表者の資格を証する書面は作成後3か月以内
- 不動産登記法 第76条の2・第76条の5 相続登記は相続による取得を知った日から3年以内、住所・氏名の変更登記は変更の日から2年以内（2026年4月1日施行）
- 会社法 第915条 登記事項に変更が生じたときは2週間以内に本店の所在地で変更の登記
- 商業登記法 第46条・第54条、商業登記規則 第61条 議事録・就任承諾書・退任を証する書面、株主リスト・印鑑証明書・本人確認証明書の添付
手作業を減らすなら
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登記の書類集めをシステムにする
案件ごとの必要書類・受領の状況・印鑑証明書の期限を1か所にまとめ、決済日までにそろわない書類を担当者に知らせます。30分のデモで、登記の書類チェックをシステムにしてお見せします。
デモを予約するよくある質問
ほかの登記（贈与・会社設立など）でも使えますか？
使えます。登記の種類と書類の欄を書き換えて項目を足してください。期限のある書類は「有効（か月）」に月数を入れると、期限の判定が効きます。
遺産分割協議書に付ける印鑑証明書にも期限はありますか？
作成後3か月以内という定め（不動産登記令16条3項・18条3項）は、申請書・委任状に押印した人の印鑑証明書が対象です。遺産分割協議書に付けるものの扱いは、提出先の法務局で確かめてください。
依頼者ごとの書類の集まり具合を一覧で見たいのですが？
このテンプレートは案件ごとのシートです。全案件の未受領の書類や期限切れを一覧にし、依頼者に催促の連絡を送るなら、GenApp のような業務システムに移すとできます。
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