印章の管理と押印申請の業務手順書テンプレート（業種共通）

手順（10ステップ）

1. 規程総務担当・目安 初回1時間

   1. 印章の種類（実印・銀行印・角印）ごとに、押印できる書類・承認者・管理者を印章管理規程に決める

   誰が何に押せるかを一覧にしておく。

   確かめること

   規程を社内に周知したか

   できあがるもの

   印章管理規程

2. 申請申請者・目安 5分自動化の候補：台帳・承認

   2. 押印申請書に書類名・相手方・押す印章（実印・銀行印・角印）・部数・用途を書く

   押す書類の原本を添付する。

   確かめること

   印章の種類を指定したか

   できあがるもの

   押印申請

3. 承認承認者・目安 5分自動化の候補：台帳・承認

   3. 職務権限規程に従い、書類の内容を確認して承認する

   契約書は契約審査が終わっているかを確認する。

   確かめること

   契約審査の記録があるか

   できあがるもの

   承認記録

4. 押印印章管理者・目安 5分

   4. 承認済みの申請と書類を照合してから押印する

   申請と違う書類・部数には押さない。白紙や空欄の多い書類には押さない。

   確かめること

   申請と書類が一致するか

   できあがるもの

   押印済みの書類

5. 記録印章管理者・目安 2分自動化の候補：台帳・承認

   5. 印章管理簿に日付・書類名・相手方・印章・部数・申請者・承認者を記録する

   実印の押印は特に詳しく記録する。

   確かめること

   管理簿に記録したか

   できあがるもの

   管理簿の1行

6. 保管印章管理者・目安 2分

   6. 印章は鍵のかかる金庫に保管し、鍵を持つ人を限定する

   実印と銀行印は別々に保管する。

   確かめること

   金庫を施錠したか

   できあがるもの

   施錠の記録

7. 持出印章管理者・目安 5分

   7. やむを得ず社外に持ち出す場合は、持ち出し簿に日時・目的・返却予定を記録する

   原則は持ち出さない。持ち出しは承認者の許可を受ける。

   確かめること

   返却を確認したか

   できあがるもの

   持ち出し簿

8. 証明書印章管理者・目安 15分

   8. 印鑑証明書が必要な場合は、印鑑カードで法務局から取得し、取得と使用を記録する

   印鑑カードも金庫で保管する。

   確かめること

   使用先を記録したか

   できあがるもの

   取得記録

9. 点検総務担当・目安 30分

   9. 月1回、管理簿と申請書を照合し、申請のない押印がないか確認する

   印章の数（紛失がないか）も確認する。

   確かめること

   照合結果を記録したか

   できあがるもの

   点検記録

10. 改廃総務担当・目安 1時間

    10. 印章を作り直す・廃止する場合は、法務局や銀行への届出と旧印の廃棄を記録する

    旧印は裁断などで使えないようにする。

    確かめること

    届出と廃棄の記録があるか

    できあがるもの

    改廃記録