購買発注の業務手順書テンプレート（製造業）
購買発注は、生産に必要な材料・部品や加工の外注を、仕入先に発注して納期どおりに入れてもらう業務です。手順書にしておくと、発注漏れによる欠品のほか、取適法で求められる発注内容の明示漏れや支払期日の誤りを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 必要な材料・部品を、適正な価格と納期で、法令に沿った形で発注できるようにします。
- 範囲
- 購買依頼の受付から、発注・納期フォロー・入荷の確認、取引記録の保存まで。受入検査と支払処理は別の手順書で扱います。
- 始まるきっかけ
- 生産管理の所要量計算で不足が出たとき、または各部署から購買依頼書が出されたとき。
- 頻度・量の目安
- 毎日。1日5〜40件
- 使う書類・システム
- 購買依頼書、所要量計算の結果（不足一覧）、仕入先マスタ・単価表、見積書、発注書、外注管理台帳・取引記録
担当と役割
購買担当
購買依頼の確認、見積取得、発注、納期フォロー
購買課長
仕入先の選定と、一定金額以上の発注の承認
生産管理
所要量計算と購買依頼の発行
経理
支払期日の管理と支払
手順（14ステップ）
- 受付購買担当・目安 3分
1. 購買依頼書の内容を確かめる
品番・数量・必要日・使う製造指示番号が書かれているか見ます。
- 確かめること
- 必要日までに標準リードタイムが取れるか
- できあがるもの
- 受付済みの依頼
- 受付購買担当・目安 3分
2. 在庫と発注残を確かめて重複発注を防ぐ
在庫照会画面と発注残一覧で、同じ品番の手配がすでに出ていないか見ます。
- 確かめること
- 発注残で足りる場合は依頼部署に返す
- できあがるもの
- 発注要否の判断
- 選定購買担当・目安 3分
3. 単価表から仕入先と単価を決める
単価表に登録済みの品目は、登録仕入先と有効期限内の単価を使います。
- 確かめること
- 単価の有効期限が切れていないか
- できあがるもの
- 発注先と単価
- 選定購買担当・目安 1〜3日
4. 新規品・単価未登録品は見積を取る
原則2社以上から見積を取り、価格・納期・品質実績で比べます。
- 確かめること
- 見積の条件（数量・荷姿・運賃）がそろっているか
- できあがるもの
- 見積比較
5. 発注先と金額を承認する
社内規程の金額基準を超える発注、新規の仕入先、単価の変更は課長が承認します。
- 確かめること
- 選定の理由が記録されているか
- できあがるもの
- 承認記録
6. 発注書を作成する
品名・規格・数量・単価・金額・納期・納入場所・検査完了日・支払期日・支払方法を書きます。
- 確かめること
- 製造委託・加工委託にあたる場合、取適法の明示事項が全て入っているか
- できあがるもの
- 発注書
- 発注購買担当・目安 3分
7. 発注書を送り、仕入先から注文請書を受け取る
メール・EDI・FAXで送ります。請書または受注確認で、数量と納期の合意を確かめます。
- 確かめること
- 請書の納期が依頼の必要日より遅くないか
- できあがるもの
- 注文請書
8. 発注を外注管理台帳・取引記録に登録する
発注日・内容・納期・単価を記録します。取適法の対象取引は、給付の受領日や支払日もあとで追記できる形にします。
- 確かめること
- 取適法の対象取引に印がついているか
- できあがるもの
- 取引記録の1行
9. 納期3日前に入荷予定を確かめる
発注残一覧から納期が近いものを抽出し、仕入先に出荷予定を確認します。
- 確かめること
- 遅れる場合の新しい納期を聞いたか
- できあがるもの
- 納期確認の記録
- フォロー購買担当・目安 5分
10. 遅れが出たら生産管理に知らせる
新しい入荷予定日と、代替品・分納の可否を伝えます。
- 確かめること
- 生産計画の組み替えが必要か
- できあがるもの
- 遅延連絡
- 変更購買担当・目安 10分
11. 数量・納期の変更は書面で行う
変更理由・変更後の内容を書いた変更発注書を出します。自社都合の取消や数量減は、仕入先の損失（材料費など）の負担を確かめます。
- 確かめること
- 一方的な取消・やり直しにあたらないか
- できあがるもの
- 変更発注書
- 入荷購買担当・目安 3分
12. 入荷と受入検査の結果を発注残に反映する
受入検査で合格した数量を入荷として消し込み、不合格分は返品または再納入の手配をします。
- 確かめること
- 受領日（検査日ではなく物を受け取った日）を記録したか
- できあがるもの
- 発注残の消込
- 支払連携経理・目安 5分
13. 受領日から支払期日を確かめる
取適法の対象取引は、受領日から60日以内のできるだけ短い期日に支払います。手形は使いません。
- 確かめること
- 支払期日が受領日から60日を超えていないか
- できあがるもの
- 支払予定
- 保存購買担当・目安 2分
14. 発注書・請書・取引記録を保存する
取適法の対象取引の記録は2年間保存します。請求書はインボイスの登録番号を確かめて経理に回します。
- 確かめること
- 保存期間と保存場所が決まっているか
- できあがるもの
- 保存済みの記録
締めのチェックリスト
- 購買依頼に製造指示番号が入っている
- 発注残と重複していない
- 単価の有効期限内である
- 新規品は2社以上の見積を比べた
- 金額基準を超える発注は承認を受けた
- 発注書に支払期日・支払方法・検査完了日が入っている
- 注文請書で納期の合意を得た
- 納期3日前の確認をした
- 変更・取消を書面で行った
- 受領日を記録し、支払期日が60日以内である
よくあるミスと防ぎ方
口頭で発注して記録が残らない
急ぎの電話発注は内容の行き違いが起きやすく、取適法の明示義務にも反します。電話のあとでも発注書を必ず出します。
受領日ではなく検査完了日から支払期日を数える
取適法では受領日から60日以内が期限です。受領日の記録欄を分けて持ちます。
単価の改定を反映し忘れる
旧単価で発注し、請求時に差額が出ます。単価表に有効期限を持たせ、期限切れを毎月確かめます。
測っておきたい指標
- 欠品によるライン停止回数
- 納期遵守率（仕入先別）
- 発注から請書受領までの日数
- 支払期日の超過件数
この業務で残す書類の保存期間
関係する法令・規格
取適法（中小受託取引適正化法）
2026年1月施行（旧下請法）。製造委託等で、発注時の取引内容の明示（4条）、取引記録の作成・2年保存（7条）、受領日から60日以内の支払、手形払いの禁止などが関わります。
インボイス制度
仕入税額控除のため、仕入先の請求書に適格請求書発行事業者の登録番号があるか確かめます。
電子帳簿保存法
メール・EDIでやり取りした発注書・請書は電子取引データとして電子のまま保存します。
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（製造・14業務）
- 「購買発注」を含む14業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
14手順のうち4つは、自動化の候補です
よくある質問
- 取適法の対象になるのはどんな発注ですか。
- 製造委託・修理委託・情報成果物作成委託・役務提供委託・特定運送委託で、自社と相手の資本金または従業員数が基準に当てはまる取引です。汎用品を市販品として買うだけの取引は製造委託にあたらないことが多いため、品目ごとに区分を決めておきます。
- 納期フォローを楽にする方法はありますか。
- 発注残一覧から納期の近い明細を自動で抽出し、仕入先に確認メールを送る作業は ジンベイ GenRPA で自動化できます。
- 振込手数料を差し引いて支払ってもよいですか。
- 取適法の対象取引では、振込手数料を相手に負担させることは原則として認められていません。発注書に支払方法と手数料負担を明記し、自社負担で支払います。