記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
外注管理台帳
1行1発注で入れます。金額と遅れ日数は自動。状況は 発注済→納品済→検収済→支払済 と進めます。
管理部署購買課
対象期間2026年度 下期
発注件数6
納期遅れ1
支払済1
| 発注番号 | 発注日 | 外注先 | 委託の内容 | 品名・作業内容 | 数量 | 単価（円） | 金額（円） | 納期 | 受領日 | 遅れ日数 | 検査結果 | 支払予定日 | 支払日 | 状況 | 担当者 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PO-58301 | 2026/10/05 | △△製作所 | 加工 | 制御盤取付ブラケット BR-3307 | 300 | 1,850 | 555,000 | 2026/10/30 | 2026/11/02 | 3 | 合格 | 2026/11/30 | 検収済 | 木村 | 塗装工程の混雑で遅れ | |
| PO-58302 | 2026/10/06 | △△化成 | 加工 | 操作パネルカバー PC-1185 | 1,000 | 420 | 420,000 | 2026/10/31 | 2026/10/29 | 0 | 合格 | 2026/11/30 | 検収済 | 木村 | ||
| PO-58288 | 2026/09/20 | △△鍍金工業 | 加工 | 取付金具 MK-0921 めっき | 5,000 | 18 | 90,000 | 2026/10/10 | 2026/10/09 | 0 | 合格 | 2026/10/31 | 2026/10/31 | 支払済 | 斉藤 | |
| PO-58310 | 2026/10/12 | △△軽合金 | 加工 | ポンプハウジング PH-2208 鋳造・加工 | 400 | 3,600 | 1,440,000 | 2026/11/05 | 2026/11/03 | 0 | 一部不合格 | 2026/11/30 | 納品済 | 斉藤 | 外観で一部特採。是正依頼 CR-26-032 | |
| PO-58315 | 2026/10/15 | △△設計事務所 | 設計 | 治具の設計（図面3枚） | 1 | 280,000 | 280,000 | 2026/11/20 | 発注済 | 木村 | ||||||
| PO-58320 | 2026/10/20 | △△運輸 | 運送 | 製品の横持ち輸送（10月分） | 1 | 96,000 | 96,000 | 2026/10/31 | 2026/10/31 | 0 | 合格 | 2026/11/30 | 検収済 | 斉藤 |
このテンプレートでできること
- 数量 × 単価で金額を自動で計算
- 納期と受領日から、遅れた日数を自動で計算
- 発注件数・納期遅れの件数・支払済の件数を上に自動で集計
- 検査結果・支払予定日・支払日・状況の欄つき
- 外注管理で残しておく記録の早見表つき
- フィルタ・見出しの固定・A4横の印刷設定済み
こんな方におすすめ
- 加工・組立・設計などの外注を Excel で管理している方
- 外注先ごとの納期遅れや不良をつかみたい方
- 発注から支払までの記録を1つの表にまとめたい方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 外注6件分。納期遅れ・一部不合格の例を含む
- 外注管理台帳
- 空欄の台帳（100行）。1行1件で入れていく
- 残しておく記録
- 外注管理で残しておく記録と、その理由
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 発注番号・発注日・外注先 | 発注書と同じ番号と日付 | PO-58301・2026/10/05・△△製作所 |
| 委託の内容 | 加工・組立・設計・修理・運送など | 加工 |
| 数量・単価・金額 | 金額は自動（数量 × 単価、税抜） | 300・1,850・555,000 |
| 納期・受領日・遅れ日数 | 遅れ日数は自動。受領日が納期より後なら、その日数 | 2026/10/30・2026/11/02・3 |
| 検査結果 | 受入検査の結果 | 合格 |
| 支払予定日・支払日・状況 | 状況は 発注済→納品済→検収済→支払済 と進める | 2026/11/30・—・検収済 |
作るときの注意
01
発注の内容は、発注書と同じ言葉で書く
品名・数量・単価・納期を発注書と同じ言葉で残すと、「言った・言わない」を防げます。発注書の番号も必ず書きます。
02
受領日と検査日を分けて残す
物を受け取った日と、検査を終えた日は別です。受領日を残しておくと、納期遅れや支払の期日の確認に使えます。
03
支払予定日を決めて書く
外注先への支払が遅れないよう、受領日から支払予定日を決めて書きます。取適法（旧下請法）の対象になる取引では、支払期日などの決まりがあるので、公正取引委員会の資料で確かめてください。
04
外注先ごとに遅れと不良を見る
フィルタで外注先を絞ると、納期遅れや不合格がどこに多いかがわかります。発注先の見直しや指導に使えます。
項目の根拠にした規格
- ISO 9001:2015 8.4 外部から提供されるプロセス・製品・サービスの管理
手作業を減らすなら
よくある質問
取適法（旧下請法）の書面や記録にも使えますか？
この台帳は外注管理の一般的な項目です。取適法の対象となる取引では、発注書面に書く事項や、作成・保存する記録の事項が決まっているので、公正取引委員会の資料で項目を確かめてください。
外注先から届く納品書・請求書の書き写しが大変です。
外注先ごとに書式が違う納品書・請求書は、AI-OCR で品名・数量・金額を読み取ると書き写しが要らなくなります。
期限が近づいたら知らせてほしいのですが、Excel でできますか？
Excel では色で知らせるところまでです。台帳を開かなくてもメールやチャットで知らせたいときは、GenApp のような業務システムに移すと自動で通知できます。
100行で足りないときは？
最後の行をコピーして下に貼り付けると、式と入力の決まりも一緒に増えます。上の集計は100行目までを数えるので、行を足したら集計の式の範囲も広げてください。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
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