出荷手配の業務手順書テンプレート（業種共通）

手順（10ステップ）

1. 指示営業事務・目安 1件3分自動化の候補：転記・画面操作

   1. 出荷日の前日までに、出荷指示書（品名・数量・納入先・納期・特記事項）を倉庫に出す

   時間指定・置き場所・梱包の指定などは特記事項に書く。

   確かめること

   特記事項を書いたか

   できあがるもの

   出荷指示書

2. 手配営業事務・目安 5分

   2. 配送方法（宅配便・路線便・チャーター）を選び、運送会社を手配する

   重量・サイズ・納期・納入先の受け取り条件（フォークリフトの有無など）で選ぶ。

   確かめること

   納期に間に合う便か

   できあがるもの

   配送の手配

3. 送り状営業事務・目安 1件2分自動化の候補：転記・画面操作

   3. 送り状と納品書を作る

   送り状の情報は受注データから取り込み、住所を手入力しない。

   確かめること

   納入先の住所・電話番号が受注データと一致するか

   できあがるもの

   送り状・納品書

4. 出荷倉庫担当・目安 —

   4. 品番・数量・ロットを出荷指示書と照合して検品し、梱包する

   バーコードで照合すると読み違いを防げる。

   確かめること

   品番と数量が一致するか

   できあがるもの

   検品済みの荷物

5. 出荷倉庫担当・目安 —自動化の候補：台帳・承認

   5. 送り状を貼り、集荷時刻までに出荷する

   出荷した荷物の送り状番号を記録する。

   確かめること

   送り状番号を記録したか

   できあがるもの

   出荷記録

6. 確認営業事務・目安 15分自動化の候補：台帳・承認

   6. 当日の出荷予定と出荷記録を照合し、出荷漏れがないか確認する

   漏れがあれば顧客に連絡し、最短の便を手配する。

   確かめること

   出荷漏れが0件か

   できあがるもの

   照合結果

7. 案内営業事務・目安 1件2分自動化の候補：転記・画面操作

   7. 顧客に出荷の案内（送り状番号・到着予定日）を送る

   顧客が求める場合だけでもよいが、大口や指定日のある注文は必ず送る。

   確かめること

   送り状番号を伝えたか

   できあがるもの

   出荷案内

8. 追跡営業事務・目安 15分自動化の候補：転記・画面操作

   8. 到着予定日に配達状況を確認し、遅延・不在があれば対応する

   遅延は顧客に先に連絡する。

   確かめること

   遅延・不在を確認したか

   できあがるもの

   配達状況の記録

9. 委託営業事務・目安 初回1時間

   9. 運送会社への委託条件（運賃・荷待ち・付帯作業）を書面で確認しておく

   取適法では、自社の商品の運送を運送事業者に委託する取引（特定運送委託）も対象になった。

   確かめること

   委託条件の書面があるか

   できあがるもの

   委託条件の書面

10. 記録営業事務・目安 15分自動化の候補：台帳・承認

    10. 誤出荷・遅延・破損が起きたら原因と対応を記録し、月1回集計する

    原因ごとに対策（検品の追加・梱包の見直し・便の変更）を決める。

    確かめること

    原因を記録したか

    できあがるもの

    事故の記録