受注・出荷指示書とは？

受けた注文の内容（得意先・納品先・品番・数量・納期）を、倉庫や仕入先に出荷してもらうために書き写して渡す社内の指示書です。法令で決まった様式はありません。

受け取った注文書の保存期間は？

青色申告法人は、相手方から受け取った注文書を、受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2か月を経過した日から7年間保存します（法人税法施行規則第59条）。

直送・帳合とは？

直送は仕入先から納品先へ物を直接送る形、帳合は物は動かさず仕入と売上の伝票だけを自社が通す形です。指示書の「出荷の区分」で選びます。

受注・出荷指示書テンプレート（卸売・FAX注文の転記用／直送・帳合の区分つき）

卸売・商社が、得意先から FAX で届いた注文書を書き写して、自社の倉庫や仕入先（メーカー）に出す受注・出荷指示書のExcelテンプレートです。受注番号・得意先の注文番号・納品先・納期・出荷倉庫と、品番・数量・単価・出荷元の明細を1枚に書けます。自社倉庫から出すか、メーカー直送か、帳合（伝票だけ通す）かを ✓ で選び、直送の手配と倉庫の出荷の記入欄も付けています。

別の呼び方: 出荷指示書／出荷指図書／受注伝票／ピッキング指示書／直送依頼書

受注・出荷指示書とは？: 受けた注文の内容（得意先・納品先・品番・数量・納期）を、倉庫や仕入先に出荷してもらうために書き写して渡す社内の指示書です。法令で決まった様式はありません。
受け取った注文書の保存期間は？: 青色申告法人は、相手方から受け取った注文書を、受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2か月を経過した日から7年間保存します（法人税法施行規則第59条）。
直送・帳合とは？: 直送は仕入先から納品先へ物を直接送る形、帳合は物は動かさず仕入と売上の伝票だけを自社が通す形です。指示書の「出荷の区分」で選びます。

形式: Excel・PDF
用紙: A4縦
更新日: 2026.10.27
版: v1.0

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記入例

Excel の「記入例」シートと同じ内容です。当てはまるものに ✓ を付け、文章の欄と表を埋めて使います。

受注・出荷指示書ORDER & SHIPPING INSTRUCTION

受注番号Order No.	J-2611-0142	受注日Order Date	2026/11/05
注文の入り口Received via	FAX	得意先の注文番号Customer PO No.	PO-88231
得意先（請求先）Customer	株式会社△△フードサービス購買部小林様（得意先コード T-001）　TEL 000-000-0000　FAX 000-000-0001
納品先Ship To	△△食堂新宿南口店（新店）　〒000-0000 東京都新宿区〇〇1-2-3 △△ビル1階　店長加藤様　TEL 000-000-0002
納期（指定日）Due Date	2026/11/12	納品の時間Delivery Time	10:00〜12:00（開店準備）
出荷予定日Ship Date	2026/11/11	出荷倉庫Warehouse	第2倉庫（江東）

出荷の区分Shipment Type

自社倉庫から出荷
メーカー・仕入先から直送
帳合（伝票だけ通す）
一部直送（明細の出荷元を見る）

明細　Items

品番	品名・規格・入数	数量	単位	単価（円）	金額（円）	出荷元
KP-4010	ステンレス角バット 1/2 深型	20	個	2,640	52,800	第2倉庫
KP-6120	抗菌まな板 L 450×300	6	枚	4,320	25,920	第2倉庫
GL-0210	強化タンブラー 260ml 36個入	4	ケース	7,560	30,240	第2倉庫
KP-5530	ポリ寸胴鍋 30L ふた付	12	個	5,568	66,816	メーカー直送（△△化工）
				合計（税抜）	175,776

納品の条件Delivery Terms

時間指定
軒先渡し
店内へ搬入
センター納品
指定の納品書を付ける
受領印が必要

受注の確認Order Check

注文書と品番・数量を照合した
売価表と単価を照合した
与信の枠を確かめた
在庫を引き当てた
直送を仕入先に発注した
納期を得意先に回答した

直送の手配　Drop Shipment

仕入先	発注番号	発注日	仕入先の出荷予定日	送り状番号
△△化工株式会社	H-2611-0388	2026/11/05	2026/11/10	0000-1234-5678

連絡事項　Remarks

新店のため11/12は午前のみ受取り可。ビル裏の搬入口から入り、店長の加藤様に受領印をもらう。直送分（寸胴鍋）も同じ日の午前着で手配済み。

倉庫の記入欄（出荷）　For Warehouse

ピッキング	検品	出荷日	個口	送り状番号
中村	高橋	2026/11/11	5	0000-8765-4321

注文書の原本に受注番号を書いて保存してください。単価が売価表と違うときは、受注の前に営業に確かめます。

受注入力Entered by	確認Checked by	倉庫Warehouse
木村	佐藤	中村

このテンプレートでできること

受注番号・得意先の注文番号・納品先・納期・出荷倉庫を、決まった枠に書ける
自社倉庫・メーカー直送・帳合（伝票だけ通す）・一部直送の区分を ✓ で選べる
品番・品名・数量・単位・単価・金額・出荷元の明細（8行）
注文書との照合・売価表との照合・与信・在庫の引当ての確認欄
直送の手配（仕入先・発注番号・送り状番号）と、倉庫の出荷（ピッキング・検品・個口）の記入欄
A4縦1枚の印刷設定。記入例と空欄のシートの両方入り

こんな方におすすめ

得意先ごとに書式が違う FAX の注文書を、倉庫向けの指示書に書き写している卸売・商社の営業事務の方
自社倉庫からの出荷とメーカー直送が混ざる注文で、手配の漏れを減らしたい方
注文書の転記ミス（品番・数量・納品先の写し間違い）を減らしたい方

シートの構成

使い方: 書き方と、FAX の注文書から書き写すときのコツ
記入例: 飲食チェーンの新店向けの注文。自社倉庫の出荷とメーカー直送が混ざる例
受注・出荷指示書: 空欄の書式。1注文1枚で書く
書き方の早見表: 出荷の区分（直送・帳合）の違いと、転記で間違えやすいところ

項目と書き方

項目	書き方	例
受注番号・得意先の注文番号	自社の受注番号と、注文書に書かれた得意先の注文番号を両方書く。問い合わせのときにどちらでも探せる	J-2611-0142・PO-88231
得意先・納品先	請求先の得意先と、物を届ける納品先（店舗・現場・センター）を分けて書く	△△フードサービス／新宿南口店
納期・出荷予定日	得意先の指定の納期と、そこから配送の日数を引いた出荷予定日	2026/11/12・2026/11/11
出荷の区分	自社倉庫から出す・メーカーから直送・帳合（物は動かず伝票だけ通す）・一部直送から選ぶ	一部直送
明細の出荷元	品ごとに、出す倉庫か直送の仕入先を書く。一部直送のときは必ず書く	第2倉庫／メーカー直送
確認欄	注文書と品番・数量を照合した、売価表と単価を照合した、与信と在庫を確かめた、に ✓	✓ 4つ

作るときの注意

01
得意先と納品先を分けて書く
チェーン店や工事現場の注文は、請求先と届け先が違います。納品先の名称・住所・電話・受取りの時間を別の枠に書くと、誤配送が減ります。
02
直送は明細ごとに出荷元を書く
自社倉庫の品とメーカー直送の品が混ざる注文は、明細の「出荷元」で分けます。直送の品を倉庫に回す、倉庫の品を手配し忘れる、を防げます。
03
単価は売価表と照らす
注文書に書かれた単価をそのまま写さず、得意先別の売価表と照らします。違うときは受注の前に営業に確かめます。
04
FAX の原本は受注番号で残す
受け取った注文書は取引の書類として保存します。原本に受注番号を書いておくと、指示書と突き合わせやすくなります。

項目の根拠にした規格

法人税法施行規則第59条1項3号・2項　青色申告法人は、取引に関して相手方から受け取った注文書・送り状などと、自社が作った書類の写しを、起算日（受領・作成の日の属する事業年度終了の日の翌日から2か月を経過した日）から7年間保存する
法令の様式はありません　項目は、卸売の実務で使われる受注伝票・出荷指示書（受注番号・得意先・納品先・品番・数量・納期・出荷倉庫・直送の手配）にそろえています