返品・クレームの記録表テンプレート（卸売・仕入先への請求と赤伝の管理つき）
卸売・商社が、得意先からの返品・クレームを1行1件で記録するExcelテンプレートです。数量と単価から返品の金額が出て、理由・責任の所在（自社・仕入先・運送会社・得意先）・検品の結果・現品の処理を選んで残せます。得意先へ出す赤伝（返品伝票）の番号と、仕入先（メーカー）への請求・回答を同じ行で追い、処理の期限が近い行は黄色、過ぎた行は赤で知らせます。
別の呼び方: 返品管理表／返品記録簿／返品台帳／クレーム記録表／返品・クレーム管理台帳
- 返品・クレームの記録表とは？
- 得意先からの返品・クレームを1件ずつ、理由・責任の所在・現品の処理・赤伝・仕入先への請求まで記録する社内の管理表です。法令で決まった様式はありません。
- 仕入先への通知の期限は？
- 商人間の売買では、受け取ったら遅滞なく検査し、不適合を見つけたら直ちに売主へ通知します。すぐに見つけられない種類・品質の不適合も、6か月以内に見つけたら同じです（商法第526条）。
- 返品のとき返還インボイスは要りますか？
- 適格請求書発行事業者は、返品・値引きで対価を返すときに適格返還請求書を交付します。返す額が税込1万円未満なら不要です（消費税法第57条の4第3項、施行令第70条の9第3項）。
- 形式
- Excel・PDF
- 用紙
- A4横
- 更新日
- 2026.10.27
- 版
- v1.0
記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
返品・クレーム記録表
得意先への赤伝と、仕入先への請求・回答を同じ行で追います。処理の期限が3日以内は黄色、過ぎたら赤、完了日が入ると灰色。金額は税抜。
基準日2026/11/04
管理部署営業管理課
責任者佐藤
受付件数8
処理の期限切れ1
仕入先の回答待ち3
返品の金額（円）152,036
| 受付番号 | 受付日 | 得意先 | 元の納品書番号 | 品番 | 品名 | 数量 | 単価（円） | 金額（円） | 理由 | 責任の所在 | 現品の受領日 | 検品の結果 | 現品の処理 | 得意先への赤伝 | 仕入先 | 仕入先への請求 | 請求した日 | 仕入先の回答 | 処理の期限 | 完了日 | 処理の状態 | 経過日数 | 担当 | 備考（原因・対策） |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| RC-0141 | 2026/10/20 | △△フードサービス | N-2610-0712 | KP-6120 | 抗菌まな板 L 450×300 | 6 | 4,320 | 25,920 | 品違い（誤出荷） | 自社（受注・出荷） | 2026/10/22 | 良品 | 在庫に戻す | R-2610-0028 | 請求しない | 2026/10/27 | 2026/10/23 | 完了 | 3 | 木村 | M サイズと取り違えてピッキング。L を代わりに出荷。棚の表示を色分け | |||
| RC-0142 | 2026/10/23 | △△ホテルズ | N-2610-0777 | GL-0210 | 強化タンブラー 260ml 36個入 | 1 | 7,812 | 7,812 | 破損・汚損（輸送中） | 運送会社 | 2026/10/24 | 不良 | 代品を出荷 | R-2610-0030 | △△運輸 | 請求する | 2026/10/26 | 回答待ち | 2026/11/06 | 期限間近 | 12 | 山田 | 外箱のつぶれ。運送会社に事故の届けを出し、弁償を請求 | |
| RC-0143 | 2026/10/26 | △△チェーン本部 | N-2610-0801 | KP-5530 | ポリ寸胴鍋 30L ふた付 | 3 | 5,568 | 16,704 | 品質不良・初期不良 | 仕入先・メーカー | 2026/10/28 | 不良 | 仕入先へ返送 | R-2610-0031 | △△化工 | 請求する | 2026/10/28 | 承諾（赤伝受領） | 2026/11/09 | 2026/11/02 | 完了 | 7 | 佐藤 | ふたの勘合不良（同じロット）。メーカー直送分。メーカーがロットを調査中 |
| RC-0144 | 2026/10/28 | △△商店 | N-2610-0815 | KP-4010 | ステンレス角バット 1/2 深型 | 10 | 3,264 | 32,640 | 得意先の都合 | 得意先 | 2026/10/30 | 良品 | 在庫に戻す | R-2610-0033 | 請求しない | 2026/11/05 | 期限間近 | 7 | 鈴木 | 発注の数の間違い。未開封のため返品を受け、返品手数料 10% を差し引く | ||||
| RC-0145 | 2026/10/29 | △△フードサービス | N-2610-0830 | SP-0042 | 食器洗浄機 補修用ノズル | 4 | 2,200 | 8,800 | 品質不良・初期不良 | 調査中 | 2026/10/31 | 未確認 | 仕入先へ返送 | △△機工 | 交渉中 | 回答待ち | 2026/10/31 | 期限切れ | 6 | 高橋 | 取付け後の水漏れ。取付けの方法かノズルの不良か、メーカーが調べている | |||
| RC-0146 | 2026/11/02 | △△ホテルズ | N-2611-0011 | GL-0451 | ワイングラス 450ml 24個入（新柄） | 2 | 13,440 | 26,880 | 数量違い | 仕入先・メーカー | 2026/11/02 | 数量不足 | 現品なし | △△硝子 | 請求する | 2026/11/02 | 回答待ち | 2026/11/06 | 期限間近 | 2 | 山田 | 直送分の入数が24個でなく20個。メーカーに不足分を送ってもらう | ||
| RC-0147 | 2026/11/04 | △△チェーン本部 | N-2610-0902 | KP-4010 | ステンレス角バット 1/2 深型 | 0 | 納期遅れ | 自社（受注・出荷） | 現品なし | 請求しない | 2026/11/11 | 有効 | 0 | 佐藤 | センターの納品の予約を取り忘れて1日遅れ。返品はなし。お詫びと再発防止を回答 | |||||||||
| RC-0148 | 2026/11/04 | △△商店 | N-2609-0644 | SN-1820 | かき氷器 業務用 手動 | 2 | 16,640 | 33,280 | 得意先の都合 | 得意先 | 未確認 | 請求しない | 2026/11/18 | 有効 | 0 | 鈴木 | 季節が終わったので返したいとの申し出。取引条件では季節品の返品は受けない。断るか営業と相談 |
このテンプレートでできること
- 数量 × 単価で返品の金額を自動で計算
- 理由・責任の所在・検品の結果・現品の処理を一覧から選べる
- 得意先への赤伝（返品伝票）の番号と、仕入先への請求・回答を同じ行で追える
- 処理の期限までの状態（期限切れ・期限間近・完了）と経過日数を自動で表示
- 返品の件数・期限切れ・金額の合計を上に集計
- 商人間の売買の検査・通知（商法526条）と返還インボイスの早見表つき
こんな方におすすめ
- 得意先からの返品・クレームを、電話のメモや紙の伝票で受けている卸売・商社の営業事務の方
- 仕入先（メーカー）に請求するべき返品を、請求し忘れたくない方
- 返品の理由と責任の所在を集計して、誤出荷や破損を減らしたい方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 返品・クレーム8件分。誤出荷・輸送中の破損・初期不良・得意先の都合・期限切れの例を含む
- 返品・クレーム記録表
- 空欄の台帳（100行）。1行1件（1品番）で入れていく
- 返品の早見表
- 理由ごとの責任の所在と処理、仕入先へ通知する期限、返還インボイス
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 元の納品書番号 | 返品のもとになった出荷の納品書（売上伝票）の番号。売上の取消しと仕入の取消しを結ぶ | N-2610-0877 |
| 理由・責任の所在 | 理由を一覧から選び、誰の責任かを決める。決まらないうちは「調査中」 | 品質不良・初期不良／仕入先・メーカー |
| 検品の結果・現品の処理 | 戻ってきた現品を検品し、良品として在庫に戻す・仕入先へ返送・廃棄などを選ぶ | 不良／仕入先へ返送 |
| 得意先への赤伝 | 得意先の売上を取り消す返品伝票（赤伝）の番号 | R-2611-0031 |
| 仕入先への請求・回答 | 仕入先に返品・費用を請求するか、請求した日、仕入先の回答（仕入先の赤伝を受け取ったら「承諾」） | 請求する・2026/11/02・承諾（赤伝受領） |
| 処理の期限・状態 | 社内で決めた処理の期限。完了日を入れると「完了」。3日以内で黄色、過ぎたら赤 | 2026/11/10・期限間近 |
作るときの注意
01
仕入先への通知は早く
商人間の売買では、受け取った物の検査と、不適合を見つけたときの売主への通知が遅れると、仕入先に追完・減額などを求められなくなることがあります（商法526条）。得意先から不良の連絡を受けたら、その日のうちに仕入先にも知らせます。
02
赤伝は得意先と仕入先の両方を追う
得意先に赤伝を出したのに、仕入先から赤伝をもらい忘れると、自社が損をかぶります。「仕入先への請求」が「請求する」で回答が「回答待ち」の行を週に1度確かめます。
03
責任の所在で集計する
自社の誤出荷・運送会社の破損・メーカーの品質不良・得意先の都合で分けて数えると、どこを直せば返品が減るかがわかります。
04
得意先の都合の返品は条件を決めておく
注文の取消しや過剰な発注による返品は、受けるかどうか、返品手数料を取るかを取引条件で決めておきます。
項目の根拠にした規格
- 商法 第526条 商人間の売買で、買主は目的物を受け取ったら遅滞なく検査し、種類・品質・数量の不適合を見つけたら直ちに売主に通知しないと、追完・代金の減額・損害賠償・解除を求められない。種類・品質の不適合をすぐに見つけられないときは6か月以内に見つけたときも同じ（売主が知っていたときは除く）
- 消費税法 第57条の4第3項 適格請求書発行事業者が売上げに係る対価の返還等（返品・値引きなど）を行うときの、適格返還請求書の交付
- 消費税法施行令 第70条の9第3項第2号 返還等の税込価額が1万円未満のときは、適格返還請求書の交付が要らない
よくある質問
1件の返品に品番が複数あるときは？
品番ごとに1行ずつ入れ、受付番号は同じにします。フィルタで受付番号を絞ると1件分がまとめて見られます。
クレームだけで返品がないときは？
数量・単価を空欄にし、現品の処理を「現品なし」にします。値引きで対応したときは、値引きの金額を備考に書きます。
100行で足りないときは？
最後の行をコピーして下に貼り付けると、式と入力の決まりも一緒に増えます。上の集計の範囲も広げてください。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
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