受注管理｜FAXとメールの注文書をAIが読み取り、承認からERP連携までつながる
受注センターの仕事の大半は、届いた注文書を読んで、基幹システムに打ち直すことです。取引先ごとに書式が違い、品番の書き方も揃わないため、この作業はいまも人の目と手でこなすしかありません。GenAppでは、注文書の読み取りからマスタ照合、値引きの承認、ERPへの連携までを1本のプロセスにまとめ、担当者の仕事を「差異のある明細だけを確認する」ことに変えます。
いまのやり方は、どこで詰まるか
取引先ごとに書式が違い、基幹システムへの手入力が減らない
FAX、メール添付のPDF、取引先のWebからダウンロードしたExcel。入口がばらばらなうえ、注文書のレイアウトも取引先の数だけあります。EDIが使えるのは一部の大口だけで、残りは今日も人が読んで打ち直しています。
品番の表記ゆれと単価の違いを、担当者の記憶で吸収している
「先方の型番」と「自社の品番」の対応、取引先ごとの特価、期間限定の掛率。どれもマスタには載っていません。ベテランの頭の中と、担当者ごとのExcelのメモにあります。その人が休むと受注が止まります。
値引きの承認が電話とメールで、決めた経緯が残らない
「今回だけ」の値引きが口頭で決まり、システムには結果だけが入る。あとから利益率を分析しても、なぜその価格になったのかが追えません。監査や価格見直しのたびに、当時の担当者を探すことになります。
受注業務は、
こう変わります
AIが読み取って照合し、人が差異だけを決め、承認からERP連携まで一本につながります。AIの出力はすべて提案で、人が適用するまでデータは変わりません。
届いた注文書を、AIが読み取る
FAX・メール添付のPDF・スキャンした紙・写真。届いた形のまま取り込むと、取引先名・注文番号・納期・明細（品名・型番・数量・単価）が項目として抽出されます。生成AIが書類の意味を理解して抽出するため、取引先ごとの読み取り設定は不要。新しい書式の注文書がいきなり届いても、その日から処理できます。
マスタと照合して、自動で埋める
商品マスタ・取引先マスタと突き合わせ、先方の型番を自社の品番に変換し、契約単価を自動で補完します。過去の受注履歴も参照し、単価がマスタと違う、数量の桁が過去と大きく異なる、納期が短すぎる。こうした点をAIが差異として指摘します。
担当者は、差異だけを見る
自動で埋まった明細はそのまま、指摘のついた明細だけが確認待ちに並びます。適用するまで受注データは変わりません。担当者の仕事は全件の入力から「判断が要るものだけを決めて、申請する」ことに変わります。
値引きは、承認ルートへ
値引率や金額が基準を超えた受注だけが、多段階の承認ワークフローに乗ります。金額と部署で承認者が自動で分岐し、差し戻しも代理承認も、滞留したときの催促も記録として残ります。基準内の受注は止まらず、そのまま先に進みます。
注文請書を出し、ERPへ渡す
確定と同時に注文請書をPDFで自動発行し、受注データはWebhookと公開REST APIでERP・販売管理システムへ連携します。誰がいつ何を承認したか、AIの指摘を適用したか却下したかは、すべて監査ログに残ります。
いますぐ、PoCで
確かめられます
要件定義も仕様書の往復もありません。貴社の実際の帳票と承認ルートで組み上げ、業務を回して効果を確かめてから導入を決められます。
商談の場で、貴社専用のデモに
実際の注文書を1枚お持ちください。項目・画面・承認ルートのご要望を伺いながら、その場で貴社専用のシステムに組み上げてお見せします。汎用のデモ画面ではなく、貴社の受注業務が動くところをご覧いただけます。
実際の注文書で、PoCを回す
取引先ごとの書式、手書きの追記、例外的な承認ルート。実際に流れている注文書で3ヶ月ほど運用し、読み取りの精度も現場の使い勝手も、導入を決める前に確かめられます。
そのまま本番へ、そして横へ
PoCで使った画面と承認ルートは、作り直さずそのまま本番になります。動き出したあとは、見積・請求・在庫と、同じ基盤の上に順に広げていけます。
減るのは、
打ち込みと確認の時間
試算の前提 — 月300件の受注、時間単価3,000円
注文書の読み取りと受注入力
届いた注文書を読み、品番と単価を確認して基幹システムに打ち込む
月50時間→月15時間
注文請書の作成・送付
受注内容を転記してWordで作り、PDFにしてメールで送る
月15時間→月0時間
品番・単価の差異の照会
型番や単価が合わないものを、電話とメールで取引先に確認する
月12時間→月5時間
受注状況の月次集計
基幹システムから書き出し、Excelで取引先別・商品別に集計する
月8時間→月1時間
合わせて月64時間。
年にすると768時間、人件費にして約230万円ぶんの作業です。
よくあるご質問
取引先ごとに注文書のフォーマットが違っても読み取れますか？
読み取れます。GenAppの書類のAI自動読取は、生成AIが書類の意味を理解して項目を抽出するため、取引先ごとのテンプレート設定や事前学習は不要です。新しい取引先の注文書がはじめて届いた日から、そのまま処理を始められます。FAX特有のかすれや、手書きで追記された数量・納期にも対応します。
先方の型番と自社の品番が違うのですが、対応できますか？
対応できます。商品マスタに取引先ごとの型番を持たせ、読み取った内容と突き合わせて自社の品番へ変換します。マスタにない型番や、過去の受注と単価が食い違う明細はAIが差異として指摘するため、担当者はその明細だけを確認すれば済みます。担当者の記憶に頼っていた引き当ての知識が、マスタと記録の形で残っていきます。
AIが読み取った内容が間違っていたらどうなりますか？
AIの読み取りと指摘は、すべて提案として画面に並びます。担当者が確認して適用するまで受注データは確定せず、ERPにも流れません。適用したか却下したかは監査ログに残るため、あとから経緯をたどれます。導入時は実際の注文書で読み取り結果を検証してから運用を開始します。
いま使っている基幹システムや販売管理システムは、そのままでいいですか？
そのままで構いません。GenAppは基幹システムを入れ替えるものではなく、その手前の「注文書を読んで打ち込むまで」を引き受ける位置づけです。確定した受注データはWebhookと公開REST APIで連携し、API連携に対応していないシステムにはCSVで受け渡せます。既存システムを止めずに始められます。
値引きの承認ルートを、いまの決裁基準どおりに組めますか？
組めます。値引率・金額・部署・商品カテゴリなどの条件で承認ルートを分岐でき、直列・並列・合議のいずれにも対応します。差し戻し、代理承認、承認が滞留したときの催促も標準機能です。運用開始後にルートを変えたくなった場合も、そのつど見積りと納期が発生することはありません。
受注管理だけを導入して、あとから他の業務も載せられますか？
はい、1業務からのスモールスタートを想定しています。同じ基盤の上に見積・請求・在庫・検査記録などを順に載せていけるので、取引先マスタと商品マスタは一度整えれば使い回せます。業務をいくつ構築しても契約は1つのままで、権限・監査ログ・SSOもまとめて効きます。
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