SFA/CRM｜商談の記録をAIが下書きし、止まっている案件を先に知らせる
SFAが使われなくなる理由はいつも同じで、入力が営業の仕事を増やすからです。商談のあとにもう一度、同じことを画面に打ち直す。その手間に見合うものが返ってこない。GenAppでは、記録の下書きをAIが引き受け、動きの止まった案件を先に知らせる側にまわします。入力させるためのSFAではなく、入力の代わりに気づきを返すSFAです。
いまのやり方は、どこで詰まるか
現場が入力せず、パイプラインが実態と合わない
入力が増えるほど営業は後回しにします。月末にまとめて埋められた案件情報では、フェーズも金額も受注予定日も実態とずれ、そこから作った見込みは会議のための数字にしかなりません。
止まっている案件に、誰も気づかないまま期が終わる
パイプラインには載っているのに、何週間も動いていない。担当者は忘れ、上長は一覧を眺めても気づけません。失注はたいてい、決裁で負けたのではなく放置で消えています。
高機能なSFAを入れたのに、Excelが残っている
画面が自社の売り方に合わず、必要な項目を足すたびに費用と時間がかかる。結局、現場は使い慣れたExcelに戻り、SFAはライセンス費だけが残ります。
営業の記録は、
こう変わります
AIが記録を下書きして気づきを返し、人が決め、承認から見積の発行まで一本につながります。AIの出力はすべて提案で、人が適用するまでデータは変わりません。
商談メモを投げ込めば、履歴になる
議事録・メール・手書きのメモ・受け取った資料。そのまま取り込むと、AIが取引先・案件・次のアクションに振り分けて活動履歴の下書きにします。営業がやるのは、目を通して直すことだけです。
取引先も案件も、ひとつに寄る
「株式会社」と「(株)」、部署違いの担当者、別々に立った同じ案件。表記が揃わないものを突き合わせて1件に寄せます。取引先マスタは他の業務と共通なので、受注も請求も同じ会社を指したままつながります。
止まっている案件を、AIが指す
一定期間動いていない案件、フェーズが後戻りした案件、過去に失注したものと似た経過をたどっている案件。AIが拾い上げ、次の一手を提案します。適用するまで案件は変わらないので、担当者が見て判断します。
値引きは、承認ルートへ
値引率や金額が基準を超えたときだけ、多段階の承認ワークフローに乗ります。原価や利益率は項目単位の権限で絞れるので、営業には見せずに決裁だけを通す、といった運用もそのまま組めます。
見積書を出し、受注へつなぐ
承認と同時に見積書をPDFで自動発行します。受注が決まればそのまま受注管理へ引き継がれ、二度入力する必要がありません。受注見込みと目標達成率は、会計年度・四半期でダッシュボードに集計されます。
いますぐ、PoCで
確かめられます
要件定義も仕様書の往復もありません。貴社の実際の帳票と承認ルートで組み上げ、業務を回して効果を確かめてから導入を決められます。
商談の場で、貴社専用のデモに
いま使っている案件管理のExcelか、SFAの画面を1つお持ちください。項目・フェーズの定義・値引きの決裁基準のご要望を伺いながら、その場で貴社専用のシステムに組み上げてお見せします。汎用のデモ画面ではなく、貴社の売り方で案件が動くところをご覧いただけます。
実際の案件で、PoCを回す
1チームぶんの案件を載せて3ヶ月ほど運用します。営業が本当に入力するか、止まっている案件の指摘が当たっているか。導入を決める前に、いちばん不安なところから確かめられます。
そのまま本番へ、そして横へ
PoCで使った画面と承認ルートは、作り直さずそのまま本番になります。動き出したあとは、受注管理・請求・契約管理と、同じ基盤の上に順に広げていけます。取引先マスタは一度整えれば使い回せます。
減るのは、
打ち直しと報告の時間
試算の前提 — 月400件の活動記録、時間単価3,000円
商談記録の入力
訪問のあとに、同じ内容をもう一度SFAの画面に打ち直す
月33時間→月10時間
見積書の作成・送付
Excelの雛形に転記してPDFにし、メールで送る
月20時間→月5時間
案件の進捗確認と会議資料づくり
担当者に個別に確認し、週次の営業会議の資料をExcelで作る
月24時間→月4時間
受注見込みの月次集計
各担当のExcelを集めて、取引先別・商品別に手で集計する
月12時間→月2時間
合わせて月68時間。
年にすると816時間、人件費にして約240万円ぶんの作業です。
よくあるご質問
いま使っているSalesforceなどのSFAから、乗り換えられますか？
乗り換えられます。取引先・案件・活動履歴はCSVで移行でき、項目やフェーズの定義は貴社の運用にあわせて組み直します。権限の柔軟さ（ロール階層、項目単位の参照・編集、条件による共有）も、既存のSFAで組んでいた設定を移せる水準で用意しています。まずは1チームから並行して動かし、確かめてから全社に広げる進め方をおすすめしています。
「現場が入力しない」を、本当に解決できますか？
入力を増やさない設計にしています。議事録やメモをそのまま投げ込めばAIが活動履歴の下書きを作るので、営業がやるのは確認と修正だけです。画面も貴社の売り方にあわせて組むため、使わない項目を埋めさせることがありません。それでも入力が続かない箇所は、PoCの3ヶ月で見つけて直せます。
AIが下書きした商談記録は、そのまま登録されますか？
登録されません。AIが出すのは提案までで、担当者が確認して適用するまで案件も活動履歴も変わりません。適用したか却下したかは監査ログに残ります。停滞している案件の指摘も同じで、次のアクションを作るかどうかは人が決めます。
原価や利益率を、営業には見せたくありません。
項目単位で参照と編集を制御できます。たとえば原価は経理だけが見られて営業の画面には出ない、金額は営業部長以上だけが編集できる、といった設定です。レコード単位でも、組織階層に基づいて上長が部下の案件を見られるようにできます。誰に何が見えているかは、権限の棚卸しの画面から逆引きできます。
受注が決まったあとの処理も、つながりますか？
つながります。受注管理・請求・契約管理を同じ基盤の上に載せられるので、案件が受注になった時点でそのまま引き継がれ、二度入力する必要がありません。取引先マスタと商品マスタは共通なので、部門をまたいでも同じ会社・同じ品番を指したままです。
運用を始めたあとに、フェーズや項目を変えられますか？
変えられます。項目の追加、フェーズの定義の変更、承認ルートの組み替えは、そのつど見積りと納期が発生することなく反映します。売り方が変わったときにシステムが足を引っ張らないことが、GenAppでSFAを組む一番の理由です。変更の履歴は監査ログに残ります。