図面管理・図面検索｜共有フォルダに埋もれた図面を、言葉で探せるようにする
図面は資産のはずなのに、共有フォルダの中では探せない資産になります。図番を覚えている人にしか辿り着けず、似た図面があっても見つからないので、また一から描く。GenAppでは、図面を読み取って台帳にするところから、版数の管理と言葉での検索、改訂の承認までをひとつながりにします。
いまのやり方は、どこで詰まるか
図番を知らないと、辿り着けない
フォルダ名も命名規則も、作った年代と担当者ごとに違います。ファイル名で検索してもかからず、結局「あの図面どこですか」と人に聞くことになります。聞かれる側はたいてい、いちばん忙しいベテランです。
似た図面があるのに見つからず、また一から描く
過去に近いものを設計しているはずだ、という感覚はあっても、探す手段がありません。流用できたはずの設計工数が、そのまま新規に積み上がっていきます。
どれが最新版か、現場でわからない
改訂のたびにファイルが増え、旧版が同じフォルダに残ります。手元にコピーされた図面はさらに追えません。旧版で加工してしまう事故は、この状態がある限りなくなりません。
図面の探し方は、
こう変わります
AIが読み取って言葉で探し、人が決め、改訂の承認から最新版の配布まで一本につながります。AIの出力はすべて提案で、人が適用するまでデータは変わりません。
図面を取り込むと、台帳が埋まる
図面のPDFやスキャンした紙を取り込むと、図番・品名・版数・材質・改訂日・表題欄の記載がAIによって項目として抽出されます。図面ごとの読み取り設定は不要で、共有フォルダにたまっている過去の図面もまとめて取り込めます。
改訂が、1本の履歴になる
同じ図番の改訂をひとつの履歴にまとめ、どれが最新版かを台帳の側で決めます。旧版は履歴として残り、いつ・なぜ・誰の承認で変わったかを遡れます。フォルダにファイルが並んでいるだけの状態から抜けられます。
図番を知らなくても、言葉で探せる
「M8で締結する樹脂のハウジング」「肉厚3mm以上のフランジ付きブラケット」といった探し方ができます。ファイル名の一致ではなく意味で探すため、命名規則がばらばらでも拾えます。似た図面が見つかれば、一から描かずに流用できます。
改訂は、設計変更の承認を通る
改訂は設計課長の承認ルートに乗り、承認されてはじめて最新版になります。影響する品目や取引先を条件にルートを分けられ、誰がいつどの版を承認したかが記録として残ります。
最新版だけが、現場に渡る
承認と同時に最新版が公開され、製造・調達・協力会社には常に最新の1枚が見えます。旧版は履歴としてたどれますが、最新版と取り違える形では出てきません。誰がいつどの図面を開いたかは監査ログに残ります。
いますぐ、PoCで
確かめられます
要件定義も仕様書の往復もありません。貴社の実際の帳票と承認ルートで組み上げ、業務を回して効果を確かめてから導入を決められます。
商談の場で、貴社専用のデモに
実際の図面を1枚お持ちください。表題欄の読み取り項目・版数の付け方・改訂の承認ルートのご要望を伺いながら、その場で貴社専用のシステムに組み上げてお見せします。汎用のデモ画面ではなく、貴社の図面が台帳に載って検索できるところをご覧いただけます。
共有フォルダの図面で、PoCを回す
いま共有フォルダにたまっている図面をまとめて読み込み、3ヶ月ほど運用します。読み取りの精度も、言葉での検索が本当に目当ての図面を当てるかも、導入を決める前に確かめられます。
そのまま本番へ、そして横へ
PoCで使った台帳と承認ルートは、作り直さずそのまま本番になります。動き出したあとは、受入検査・4M変更管理・技術文書管理と、同じ基盤の上に順に広げていけます。品目マスタは一度整えれば使い回せます。
減るのは、
探す時間と描き直す時間
試算の前提 — 月200件の図面登録、時間単価3,000円
図面の登録・台帳入力
図面を開いて表題欄を読み、図番と品名をExcelの台帳に打ち込む
月20時間→月5時間
図面を探す時間
共有フォルダをたどり、見つからなければ設計に聞く
月30時間→月6時間
最新版の確認・問い合わせ対応
「これが最新か」を設計に確認し、その都度回答する
月14時間→月2時間
改訂の周知と差し替え
改訂のたびにメールで知らせ、各所のファイルを差し替えて回る
月10時間→月2時間
合わせて月59時間。
年にすると708時間、人件費にして約210万円ぶんの作業です。
よくあるご質問
共有フォルダにたまっている過去の図面も、まとめて取り込めますか？
取り込めます。PDFやスキャンした紙をまとめて読み込むと、図番・品名・版数・材質が抽出されて台帳の行になります。命名規則が年代ごとに違っていても、ファイル名ではなく図面の中身から項目を取るため揃えられます。読み取った結果は提案として並ぶので、確認しながら確定できます。
「言葉で探せる」とは、どこまでできますか？
表題欄や図面に書かれた文字の意味から探します。「M8締結」「樹脂ハウジング」「フランジ付き」のような言い方で、図番を知らなくても候補を出せます。ただし形状そのものを画像として照合する検索ではありませんので、期待される探し方をPoCの段階で実際の図面で確かめていただくことをおすすめします。
CADのファイルそのものは扱えますか？
台帳と検索の対象になるのは、PDFなどに出力された図面と、そこから読み取った項目です。CADの元データはファイルとして図面のレコードに添付し、版数と一緒に管理できます。CADシステムそのものの置き換えではなく、その外側にある「探せない・最新版がわからない」を引き受ける位置づけです。
旧版で加工してしまう事故を防げますか？
台帳の側で最新版を1つに決め、承認されたものだけが最新として公開されます。現場が開く画面には最新版が出て、旧版は履歴からたどる形になります。誰がいつどの版を開いたかは監査ログに残るため、あとから経緯を追えます。手元にコピーされたファイルまでは追えませんので、参照を台帳に寄せる運用とあわせて設計します。
図面を見せる相手を、絞れますか？
絞れます。ロールとチームによる権限管理に加え、項目単位で参照と編集を制御できます。協力会社には該当する品目の最新版だけを見せる、といった設定も可能です。ファイルにも同じ権限が効き、ダウンロードの操作も監査ログに残ります。
図面管理だけを導入して、あとから他の業務も載せられますか？
はい。同じ基盤の上に受入検査・4M変更管理・工程内検査・技術文書管理などを順に載せていけます。品目マスタと取引先マスタは一度整えれば使い回せますし、業務をいくつ構築しても契約は1つのままです。
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