内定・入社手続きと手数料請求の業務手順書テンプレート（人材紹介・派遣）
内定の連絡を受けてから、条件の確認、入社日の確定、入社の確認、紹介手数料の請求、返金期間の管理までの流れです。手順書にすると、条件の食い違いや、請求漏れ・返金規定の見落としを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 内定後の手続きと手数料の請求を、漏れなく同じ順番で進められるようにします。
- 範囲
- 求人企業から内定の連絡を受けてから、紹介手数料の入金を確認し、返金規定の対象期間が終わるまでです。
- 始まるきっかけ
- 求人企業から内定（採用決定）の連絡を受けたとき
- 頻度・量の目安
- 随時・1拠点あたり月5〜30件
- 使う書類・システム
- 内定通知・労働条件通知書（企業発行）、基本契約書（手数料率・返金規定）、手数料管理簿、請求書テンプレート
担当と役割
キャリアアドバイザー（CA）
求職者への内定連絡、条件の説明、承諾の確認
リクルーティングアドバイザー（RA）
企業との条件調整、入社日の確定
経理担当
請求書の発行、入金の消込、返金の処理
手順（13ステップ）
1. 企業から内定条件を書面で受け取る
年収（内訳）、職位、入社日の候補、勤務地、試用期間、回答期限を確かめます。
- 確かめること
- 面接時に聞いた条件と違う点があれば、求職者に伝える前に企業に確かめる。
- できあがるもの
- 内定条件の記録
- 内定連絡CA・目安 20分
2. 求職者に内定と条件を伝える
条件を書面で送り、回答期限と不明点の確認方法を伝えます。
- 確かめること
- 求人票と違う条件（年収・勤務地・雇用形態）は、違う点をはっきり伝える。
- できあがるもの
- 求職者への連絡記録
- 条件調整RA・目安 1〜5日
3. 年収や入社日の調整を企業と行う
求職者の希望を受け、根拠（現年収・他社内定）を添えて企業に相談します。
- 確かめること
- 調整の結果は企業からの書面で受け取る。
- できあがるもの
- 調整後の条件
- 承諾CA・目安 10分
4. 求職者の内定承諾を確かめる
承諾の意思をメールなどで受け取り、在籍中の場合は退職交渉の予定を聞きます。
- 確かめること
- 他社の選考を辞退したかを確かめる。
- できあがるもの
- 承諾の記録
- 承諾RA・目安 10分
5. 企業に承諾を伝え、入社日を確定する
入社日、初日の集合時間と場所、提出書類を企業から受け取り、求職者に伝えます。
- 確かめること
- 労働条件通知書が求職者に交付されたかを確かめる。
- できあがるもの
- 入社日の確定
6. 手数料管理簿に決定を登録する
求職者番号、企業名、決定日、入社予定日、理論年収、手数料率、手数料額、返金規定の期間を入れます。
- 確かめること
- 手数料の算定の基礎（理論年収に含める手当の範囲）が基本契約どおりか確かめる。
- できあがるもの
- 手数料管理簿の1行
- 入社前フォローCA・目安 10分
7. 入社前に退職手続きの進み具合を確かめる
退職日、有給の消化、引継ぎの状況を週1回程度聞きます。
- 確かめること
- 入社日が延びそうなら、すぐ RA から企業に伝える。
- できあがるもの
- フォロー記録
- 入社確認RA・目安 5分
8. 入社日当日に入社の事実を確かめる
企業の担当者に入社したことをメールなどで確認します。
- 確かめること
- 入社の確認がとれるまで請求書を出さない（基本契約で請求時期が別に定められていればそれに従う）。
- できあがるもの
- 入社確認の記録
9. 紹介手数料の請求書を発行する
手数料額、消費税、登録番号、請求日、支払期日、振込先を入れ、企業の指定方法で送ります。
- 確かめること
- インボイスの記載事項（登録番号・税率ごとの消費税額など）がそろっているか確かめる。
- できあがるもの
- 請求書
10. 入金を確かめて消し込む
入金額と請求額を照合し、振込手数料の差引があれば基本契約の取り決めに従って処理します。
- 確かめること
- 支払期日を過ぎても入金がなければ、RA 経由で企業に連絡する。
- できあがるもの
- 消込済みの手数料管理簿
11. 返金規定の期間中、定着を確かめる
入社1か月・3か月の時点で本人に状況を聞きます。
- 確かめること
- 退職の相談があれば、RA にすぐ共有する。
- できあがるもの
- 定着フォローの記録
- 返金管理経理担当・目安 15分
12. 早期退職があれば返金額を計算して処理する
退職日と入社日から在籍期間を出し、基本契約の返金率を掛けて返金額を決めます。
- 確かめること
- 返金の計算根拠を手数料管理簿に残す。
- できあがるもの
- 返金の記録
- 完結営業事務・目安 3分
13. 返金規定の期間が過ぎたら完結とする
完結日を手数料管理簿と求職管理簿に入れます。
- 確かめること
- 完結日から2年間は帳簿を保存する。
- できあがるもの
- 完結済みの記録
締めのチェックリスト
- 内定条件を企業から書面で受け取った
- 求人票と違う条件を求職者に説明した
- 求職者の承諾をメールなどで記録した
- 労働条件通知書が交付されたことを確かめた
- 手数料の算定の基礎が基本契約どおりである
- 入社の事実を確かめてから請求した
- 請求書にインボイスの記載事項がそろっている
- 入金を消し込み、差額の扱いを決めた
- 返金規定の期間と定着フォローの予定を入れた
- 完結日を記録した
よくあるミスと防ぎ方
理論年収の範囲の食い違い
賞与や手当を含めるかで手数料額が変わります。基本契約の定義を手数料管理簿に転記し、請求前に照合します。
入社日の延期に気づかず請求する
退職交渉が長引いて入社が延びることがあります。入社当日に企業から入社の事実を確認してから請求します。
返金規定の期間を管理していない
早期退職を企業から知らされず、返金処理が遅れて信用を失うことがあります。返金期間の終了日を管理簿に入れ、定着フォローの予定と結びつけます。
測っておきたい指標
- 内定承諾率
- 入社確認から請求までの日数
- 返金規定期間内の離職率
関係する法令・規格
職業安定法
紹介手数料は届け出た手数料表の範囲で受け取ること、手数料管理簿の作成と保存、就職者数・早期離職者数などの情報提供に関わります。
インボイス制度（消費税法）
紹介手数料の請求書に適格請求書の記載事項が必要です。
労働基準法
採用時の労働条件の明示（労働条件通知書）は企業の義務です。交付されたかを紹介会社として確かめます。
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（人材サービス・10業務）
- 「内定・入社手続きと手数料請求」を含む10業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
13手順のうち5つは、自動化の候補です
よくある質問
- 請求はいつ行いますか。
- 多くの基本契約では入社日を基準にしています。入社の事実を確かめてから、契約で決めた請求日に請求書を出します。
- 早期離職者の数は公表が必要ですか。
- 職業紹介事業者は、無期雇用で就職した人のうち6か月以内に離職した人の数などを情報提供する必要があります。手数料管理簿の退職日から集計できるようにしておきます。
- 返金は求職者に請求できますか。
- できません。紹介手数料と返金のやり取りは紹介会社と求人企業の間で行います。