労働条件通知書の保存期間
別の呼び方: 労働条件通知書の控え・雇入通知書・労働条件明示書
- 保存期間
- 5年（当分の間は3年）
- いつから数えるか
- その労働者が退職または死亡した日から
- 電子データでの保存
- 可
労働条件通知書は「雇入れに関する書類」として、その人が退職または死亡した日から3年間保存します（本則5年、当分の間3年）。厚生労働省も保存対象の例として挙げています。
根拠の法令
電子データで残すとき
労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。
迷いやすい点
更新のたびに出したものは全部残す
有期契約の更新や条件変更で通知書を出し直した場合、最新のものだけでなく過去の分も残します。起算日は退職日なので、在籍中の分はすべて保存期間に入っていません。
メールなどで交付したときの控え
労働者が希望すれば、労働条件はFAXやメールなどで明示できます（労働基準法施行規則第5条第4項）。送ったメールやPDFと、本人が希望した記録を一緒に残しておきます。
契約書と通知書を兼ねている場合
労働条件通知書兼雇用契約書のように1枚で兼ねている書類も、雇入れに関する書類として同じく退職日から3年です。署名済みの原本（または写し）を保存します。
捨ててよい時期
退職または死亡の日から3年を過ぎたら廃棄できます。退職金や賃金の争いが続いていないか確かめてから処分します。
残し方のコツ
- 社員ごとの個人フォルダに、交付日順に入れる
- ファイル名に交付日と契約期間を入れる（例: 20261001_契約期間2026-10〜2027-09）
- 退職したら個人フォルダごと退職者の保管場所へ移し、廃棄可能日を書く
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- 労働条件通知書の保存期間は何年ですか？
- 5年（当分の間は3年）です。その労働者が退職または死亡した日から数えます。
- パートの更新時の通知書も残すのですか？
- 残します。更新ごとの通知書がそれぞれ雇入れに関する書類にあたり、退職日から3年保存です。
- 退職から3年たったら、在籍時の古い通知書もまとめて捨ててよいですか？
- はい。起算日は退職日なので、在籍中に出した分はまとめて廃棄できます。
- 紙で渡した通知書の控えはコピーでよいですか？
- 控えはコピーやスキャンした画像で構いません。
2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp、laws.e-gov.go.jp
あわせて確かめたい書類
- 雇用契約書5年（当分の間は3年）
- 労働者名簿5年（当分の間は3年）
- 履歴書（採用した人）5年（当分の間は3年）
- 入社書類（誓約書・採用決定の書類など）5年（当分の間は3年）
- ストレスチェックの結果の記録5年（本人の同意を得て会社が結果を受け取った場合）
- ストレスチェック後の面接指導の記録5年
- 健康診断個人票5年
- 長時間労働者の面接指導の記録5年
- 36協定（時間外・休日労働に関する協定）5年（当分の間は3年）
- 36協定の健康福祉確保措置の実施記録36協定の有効期間中と、満了後5年（当分の間は3年）