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労務・人事確認日

入社書類（誓約書・採用決定の書類など）の保存期間

別の呼び方: 入社誓約書・採用稟議書・内定通知書の控え・入社承諾書

保存期間
5年（当分の間は3年）
いつから数えるか
その労働者が退職または死亡した日から
電子データでの保存
可

誓約書や採用を決めた稟議書、内定通知書の控えなどは、「雇入れに関する書類」として退職または死亡した日から3年間保存します（本則5年、当分の間3年）。ただし入社書類の中には、マイナンバーや社会保険の届出など、別の法律で保存期間が決まるものが混ざっています。

根拠の法令

電子データで残すとき

労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。

迷いやすい点

入社書類は種類ごとに保存期間が違う

雇用契約書や誓約書は労働基準法で退職日から3年、雇用保険の資格取得の書類は4年、健康保険・厚生年金の資格取得届は2年です。マイナンバーの写しは使わなくなったら速やかに廃棄します。1つの封筒にまとめず、種類ごとに分けます。

「雇入決定関係書類」も対象

厚生労働省の例示では、雇入れに関する書類に雇入決定関係書類が含まれます。採用を決めた稟議書や内定通知書の控えも、退職日から3年残します。

秘密保持の誓約書は退職後も使うことがある

退職後の秘密保持や競業避止の誓約書は、退職後に問題が起きたときの証拠になります。法定の保存期間を過ぎても、誓約の期間が続いている間は残すかを社内で決めておきます。

捨ててよい時期

退職または死亡の日から3年を過ぎたら廃棄できます。退職後の誓約の期間が残っていないか、別の法律の書類が混ざっていないかを確かめます。

残し方のコツ

  • 回収チェック表で、書類ごとの保存期間と保管場所を決めておく
  • マイナンバー関係は別の鍵付き保管にする
  • 電子で回収した書類は社員番号のフォルダにまとめる

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よくある質問

入社書類（誓約書・採用決定の書類など）の保存期間は何年ですか？
5年（当分の間は3年）です。その労働者が退職または死亡した日から数えます。
給与振込口座の届出も保存対象ですか？
賃金の支払いに関する書類として、労働基準法第109条の対象と考えて残しておくのが安全です。
入社時の健康診断の結果は？
健康診断個人票として、労働安全衛生規則で5年保存です。入社書類とは別に管理します。
内定を取り消した人の書類は？
雇い入れていないため労働基準法の保存義務はありませんが、争いに備えて一定期間残すかを決めておきます。

2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp、ppc.go.jp

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