身元保証書の保存期間
別の呼び方: 身元引受書・身元保証契約書・入社時の保証書
- 保存期間
- 5年（当分の間は3年）
- いつから数えるか
- その労働者が退職または死亡した日から
- 電子データでの保存
- 可
身元保証書（身元引受書）は、厚生労働省が「雇入れに関する書類」の例として挙げており、退職または死亡した日から3年間保存します（本則5年、当分の間3年）。保存期間とは別に、保証契約そのものの有効期間（最長5年）にも注意が必要です。
根拠の法令
電子データで残すとき
労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。
迷いやすい点
保存期間と保証の有効期間は別
保存期間は退職日から3年ですが、保証契約の効力は別に決まっています。期間を定めない身元保証は成立から3年、期間を定めても5年が上限です（身元保証ニ関スル法律第1条・第2条）。長く勤めている人の保証書は、効力が切れていることがよくあります。
更新するなら新しい書面で
身元保証契約は更新できますが、更新後の期間も更新の時から5年を超えられません。自動更新の条項を入れても5年を超える部分は認められないため、続けたい場合は改めて書面を取ります。古い保証書も退職日から3年は残します。
極度額（上限額）の記載
身元保証は、将来の不特定の損害を保証する個人の根保証にあたるとされ、民法第465条の2により極度額を定めないと効力が生じません。2020年4月以降に結んだ保証書では、上限額が書かれているか確かめます。
捨ててよい時期
退職または死亡の日から3年を過ぎたら廃棄できます。保証人の住所・氏名・印影を含むので、復元できない方法で処分します。
残し方のコツ
- 保証書ごとに「締結日」と「有効期限」を一覧にしておく
- 雇用契約書と同じ個人フォルダに入れる
- 保証人の連絡先が変わったときの届出も一緒に綴じる
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ジンベイ GenApp を見るよくある質問
- 身元保証書の保存期間は何年ですか？
- 5年（当分の間は3年）です。その労働者が退職または死亡した日から数えます。
- 身元保証書は必ず取らなければいけませんか？
- 法律上の義務ではありません。取るかどうかは会社が決めます。取った場合は雇入れに関する書類として保存します。
- 有効期間が切れた保証書は捨ててよいですか？
- 雇入れに関する書類としての保存期間は退職日から数えるため、在籍中は効力が切れていても残しておきます。
- 保証人が亡くなった場合は？
- 身元保証契約は保証人の死亡で終わると考えられています。新しい保証人を立てるかを本人と相談します。
2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp
あわせて確かめたい書類
- 雇用契約書5年（当分の間は3年）
- 入社書類（誓約書・採用決定の書類など）5年（当分の間は3年）
- 履歴書（採用した人）5年（当分の間は3年）
- 労働条件通知書5年（当分の間は3年）
- ストレスチェックの結果の記録5年（本人の同意を得て会社が結果を受け取った場合）
- ストレスチェック後の面接指導の記録5年
- 健康診断個人票5年
- 長時間労働者の面接指導の記録5年
- 36協定（時間外・休日労働に関する協定）5年（当分の間は3年）
- 36協定の健康福祉確保措置の実施記録36協定の有効期間中と、満了後5年（当分の間は3年）