記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
入社書類の回収チェック表
書類ごとに提出済・未提出・不要を選びます。提出期限を過ぎると赤、7日以内は黄色。全部そろったら回収完了日を入れます。マイナンバーの番号はこの表に書きません。
基準日2026/11/04
担当部署総務課
担当者佐藤
登録数6
期限切れ1
期限間近1
マイナンバー未提出2
扶養控除等申告書未提出1
| 氏名 | 入社日 | 雇用形態 | 提出期限 | 雇用契約書（控え） | 誓約書 | 身元保証書 | 扶養控除等申告書 | マイナンバー | 基礎年金番号 | 雇用保険被保険者証 | 前職の源泉徴収票 | 給与振込口座の届 | 通勤経路の届 | 被扶養者の書類 | 雇入時健診の結果 | 未提出の数 | 回収完了日 | 残り日数 | 状態 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 中村 由紀 | 2026/10/01 | 正社員 | 2026/10/07 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 不要 | 提出済 | 0 | 2026/10/06 | 完了 | 前職あり。被扶養者なし | |
| 小林 大輔 | 2026/11/01 | 正社員 | 2026/11/09 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 未提出 | 提出済 | 提出済 | 未提出 | 提出済 | 提出済 | 不要 | 提出済 | 2 | 5 | 期限間近 | マイナンバーは11/6持参予定。前職の源泉徴収票は前の会社に依頼中 | |
| 加藤 直樹 | 2026/10/15 | 契約社員 | 2026/10/23 | 提出済 | 提出済 | 未提出 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 不要 | 提出済 | 1 | -12 | 期限切れ | 身元保証書の保証人の署名待ち。10/30 に催促済み | |
| 吉田 さくら | 2026/11/25 | 正社員 | 2026/12/01 | 提出済 | 提出済 | 未提出 | 未提出 | 未提出 | 未提出 | 未提出 | 未提出 | 未提出 | 未提出 | 不要 | 未提出 | 9 | 27 | 有効 | 入社前。10/28 に書類一式を郵送 | |
| 山本 恵 | 2026/11/01 | パート | 2026/11/09 | 提出済 | 提出済 | 不要 | 提出済 | 提出済 | 不要 | 不要 | 不要 | 提出済 | 提出済 | 不要 | 不要 | 0 | 2026/11/04 | 完了 | 週20時間・社会保険の対象外。雇用保険は初めて加入（被保険者証なし）。雇入時健診は対象外 | |
| 松本 拓也 | 2026/09/01 | 正社員 | 2026/09/07 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 提出済 | 0 | 2026/09/07 | 完了 | 配偶者を被扶養者として届出済み |
このテンプレートでできること
- 入社でよく集める12種類の書類を、1人1行で一覧にできる
- 書類ごとに「提出済・未提出・不要」を一覧から選べる
- 提出期限から、期限切れ（赤）・期限間近（黄）・完了（緑）を自動で表示
- 1人ごとの未提出の書類の数と、マイナンバー・扶養控除等申告書の未提出の人数を自動で集計
- マイナンバーの扱い（本人確認・利用目的・保管）と、社会保険・雇用保険の届出期限の早見表つき
- フィルタ・見出しの固定・A4横の印刷設定済み
こんな方におすすめ
- 入社のたびに、どの書類が揃っていないかをメールや付箋で追いかけている方
- 社会保険・雇用保険の資格取得の届出に、書類が間に合わなかったことがある方
- マイナンバーの集め方・保管のしかたに不安がある方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 6人分。完了・期限間近・期限切れ・入社前の例を含む
- 入社書類の回収チェック表
- 空欄のチェック表（100行）。1人1行で入れていく
- マイナンバーと届出期限
- マイナンバーの扱いの注意、入社後の届出の期限、書類ごとの使いみち
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 入社日・雇用形態 | 雇入れの日と、正社員・契約社員・パートなど | 2026/11/01・正社員 |
| 提出期限 | 社内で決めた期限。社会保険の資格取得届（5日以内）に間に合うよう、入社日から1週間程度にする | 2026/11/09 |
| 各書類 | 提出済・未提出・不要から選ぶ。前職がない人の雇用保険被保険者証・源泉徴収票、扶養家族がいない人の被扶養者届は「不要」 | 提出済 |
| 未提出の数 | 自動。12種類のうち「未提出」の書類の数 | 2 |
| マイナンバー（番号・本人確認） | 番号の確認と本人の確認が両方済んだら「提出済」。番号そのものはこの表に書かない | 未提出 |
| 回収完了日 | 必要な書類がすべてそろった日。入れると状態が「完了」になる | 2026/10/08 |
| 残り日数・状態 | 自動。基準日（今日）から見て、期限切れは赤、7日以内は黄色、完了は緑 | 5・期限間近 |
作るときの注意
01
マイナンバーの番号は書かない
この表には提出の有無だけを書き、番号そのものは書きません。番号を含む書類は、取扱者を決めて鍵のかかる場所やアクセスを絞った場所に分けて保管します（番号法12条）。
02
期限は届出から逆算する
健康保険・厚生年金保険の資格取得届は入社から5日以内、雇用保険は翌月10日までです。基礎年金番号やマイナンバーがそろわないと届が出せないので、入社前に案内します。
03
扶養控除等申告書は最初の給与の前に
扶養控除等申告書は、その年最初の給与を払う日の前日までに出してもらいます（所得税法194条）。出ていないと源泉徴収税額が高い乙欄になります。
04
住民票や戸籍謄本は求めない
住所や生年月日の確認が必要なときも、戸籍謄本や住民票の写しを一律に求めるのは避けます。マイナンバーの本人確認書類や、必要な事項だけの書類で足ります。
項目の根拠にした規格
- 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）12条・15条・16条・19条・20条 安全管理措置、提供の求めの制限、本人確認、提供・収集・保管の制限
- 個人情報の保護に関する法律21条 取得するときの利用目的の明示
- 厚生年金保険法施行規則15条 被保険者の資格取得届（5日以内）
- 雇用保険法施行規則6条 雇用保険被保険者資格取得届（翌月10日まで）
- 労働基準法15条・施行規則5条 労働条件の明示（書面で明示する事項）
- 労働安全衛生規則43条 雇入時の健康診断（3か月以内の健診結果の提出で代えられる）
- 所得税法194条 給与所得者の扶養控除等申告書の提出（最初の給与の支払日の前日まで）
手作業を減らすなら
よくある質問
マイナンバーはどうやって確認すればよいですか？
番号の確認と、本人であることの確認の2つが必要です（番号法16条）。マイナンバーカードなら1枚で両方済みます。通知カードや住民票（番号入り）のときは、運転免許証など写真付きの身分証も確かめます。
パートやアルバイトにも同じ書類が必要ですか？
社会保険・雇用保険に入るかどうかで変わります。入らない人は、基礎年金番号の書類や被扶養者届の添付書類は「不要」にします。扶養控除等申告書は、主たる給与をうちで払う人なら必要です。
身元保証書には期限がありますか？
身元保証の期間は、定めがなければ3年、定めても5年が上限です（身元保証ニ関スル法律1条・2条）。更新するなら、入社時の日付を備考に書いておきます。
Excel ではなく、入社する人に直接入力してもらえませんか？
Excel では担当者が状況を入れる形です。入社する人がスマートフォンから書類を出し、状況が自動で更新される形にしたいときは、GenApp のような業務システムに移すと実現できます。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
