履歴書（採用した人）の保存期間
別の呼び方: 入社時の履歴書・職務経歴書・応募書類（採用者）
- 保存期間
- 5年（当分の間は3年）
- いつから数えるか
- その労働者が退職または死亡した日から
- 電子データでの保存
- 可
採用した人の履歴書は、厚生労働省が「雇入れに関する書類」の例として挙げており、退職または死亡した日から3年間保存します（本則5年、当分の間3年）。不採用の人の履歴書とは扱いが違います。
根拠の法令
電子データで残すとき
労務の書類は電子帳簿保存法ではなく、e-文書法と厚生労働省の省令（平成17年厚生労働省令第44号）で電子保存が認められています。労働基準法第109条の書類は、最初から電子で作ったデータでも、紙をスキャナで読み取った画像でも保存できます。条件は、必要なときにすぐ画面に表示し、印刷して書面にできることです。監督署の調査で求められたら、その場で出せる状態にしておきます。
迷いやすい点
不採用者の履歴書とは別の扱い
保存義務がかかるのは採用した人の履歴書だけです。不採用の人の書類には法律上の保存期間が無く、使わなくなったら消去に努めることになります。採用・不採用で保管場所を分けます。
職務経歴書・採用面接の記録
厚生労働省の例示では「雇入決定関係書類」も雇入れに関する書類に入ります。職務経歴書や採用を決めた稟議書も、履歴書と一緒に退職日から3年残します。
労働者名簿の「履歴」欄の元になる
労働者名簿には履歴の記入が必要です。履歴書の内容を名簿へ転記したあとも、元の履歴書は保存期間中は残します。
捨ててよい時期
退職または死亡の日から3年を過ぎたら廃棄できます。顔写真や学歴などの個人情報を含むため、シュレッダーか溶解処理で処分します。
残し方のコツ
- 入社時に個人フォルダへ入れ、退職時に退職者保管へ移す
- メールで受け取った応募書類は、採用が決まったら採用管理システムから個人フォルダへ移す
- 閲覧できる人を人事担当者に限る
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ジンベイ GenApp を見るよくある質問
- 履歴書（採用した人）の保存期間は何年ですか？
- 5年（当分の間は3年）です。その労働者が退職または死亡した日から数えます。
- 採用管理システムに残っているデータも保存対象ですか？
- 採用した人の分は雇入れに関する書類にあたるので、退職日から3年は残します。
- 履歴書の写真を社員証に使ってもよいですか？
- 利用目的として本人に示していれば使えます。示していない場合は本人の同意を取ります。
- 内定を辞退した人の履歴書は？
- 雇い入れていないので労働基準法の保存義務はかかりません。不採用者と同じく、使わなくなったら消去に努めます。
2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、laws.e-gov.go.jp、mhlw.go.jp
あわせて確かめたい書類
- 不採用者の履歴書・応募書類法律上の保存期間なし（使わなくなったら遅滞なく消去に努める）
- 入社書類（誓約書・採用決定の書類など）5年（当分の間は3年）
- 労働者名簿5年（当分の間は3年）
- 身元保証書5年（当分の間は3年）
- ストレスチェックの結果の記録5年（本人の同意を得て会社が結果を受け取った場合）
- ストレスチェック後の面接指導の記録5年
- 健康診断個人票5年
- 長時間労働者の面接指導の記録5年
- 36協定（時間外・休日労働に関する協定）5年（当分の間は3年）
- 36協定の健康福祉確保措置の実施記録36協定の有効期間中と、満了後5年（当分の間は3年）