推薦・面接調整の業務手順書テンプレート（人材紹介・派遣）

手順（12ステップ）

1. 応募確認CA・目安 5分

   1. 応募の了承と二重応募の有無を確かめる

   求職管理簿の選考状況欄で、同じ企業への応募歴（他社経由・直接応募を含む）を本人に確かめます。

   確かめること

   過去6か月〜1年以内に同じ企業へ応募していれば推薦しない（企業ごとの規定に従う）。

   できあがるもの

   応募可の判定

2. 推薦準備CA・目安 20分

   2. 推薦状を書く

   求人の必須条件ごとに、求職者のどの経験が当てはまるかを3〜5行で書きます。

   確かめること

   本人の書類にない事実を書かない。年収・入社時期は面談で確かめた最新の数字にする。

   できあがるもの

   推薦状

3. 推薦準備CA・目安 10分

   3. 推薦書類一式を本人に確認してもらう

   推薦状・履歴書・職務経歴書を見せ、事実と違う点がないか確かめます。

   確かめること

   本人の了承を得た日時を記録する。

   できあがるもの

   本人確認済みの推薦書類

4. 推薦RA・目安 5分自動化の候補：転記・画面操作

   4. 求人企業に推薦書類を送る

   企業指定の方法（採用管理システム・パスワード付きファイル・専用フォーム）で送ります。

   確かめること

   送信前に、宛先企業名・求人名・求職者名の3点を声に出して照合する。

   できあがるもの

   送付記録

5. 記録営業事務・目安 3分自動化の候補：転記・画面操作

   5. 選考状況を「書類選考中」に更新する

   推薦日、推薦先、求人番号を求職管理簿と求人管理簿の両方に入れます。

   確かめること

   両方の管理簿で同じ日付になっているか確かめる。

   できあがるもの

   更新済みの選考状況

6. 督促RA・目安 5分自動化の候補：台帳・承認

   6. 書類選考の結果を確かめる

   推薦から3営業日（企業ごとの目安）たっても返事がなければ、企業に状況を問い合わせます。

   確かめること

   問い合わせた日を記録し、求職者に途中経過を伝える。

   できあがるもの

   問い合わせ記録

7. 結果連絡CA・目安 10分

   7. 書類選考の結果を求職者に伝える

   通過なら面接の候補日を3つ以上もらい、見送りなら企業からの理由を伝えられる範囲で伝えます。

   確かめること

   結果を受け取った当日中に連絡する。

   できあがるもの

   求職者への連絡記録

8. 日程調整営業事務・目安 15分

   8. 面接日程を調整し、確定を両者に連絡する

   日時、場所またはオンラインの URL、面接官、持ち物、所要時間を案内します。

   確かめること

   企業と求職者の双方に同じ内容の確定連絡が届いたか確かめる。

   できあがるもの

   面接確定の連絡

9. 面接対策CA・目安 20分

   9. 面接前に求職者と準備をする

   企業の事業内容、求人の背景、過去の面接で聞かれた質問を伝えます。

   確かめること

   企業から非公開と言われた情報は伝えない。

   できあがるもの

   面接準備の記録

10. 面接後CA・目安 10分

    10. 面接後の感想と意向を求職者に聞く

    面接の印象、疑問点、選考を続けるかを当日中に聞きます。

    確かめること

    辞退の意向があれば、理由を聞いて RA にすぐ共有する。

    できあがるもの

    求職者の意向記録

11. 面接後RA・目安 10分

    11. 企業から面接結果と評価を受け取る

    評価の理由、次の選考の有無と日程の候補をもらいます。

    確かめること

    結果が口頭のみなら、メールで要点を送って認識を合わせる。

    できあがるもの

    面接結果の記録

12. 記録営業事務・目安 3分自動化の候補：台帳・承認

    12. 選考状況と次の予定を更新する

    選考段階（一次面接通過・最終面接など）と次の予定日を入れます。

    確かめること

    見送り・辞退の場合は理由区分を選ぶ（スキル不足・条件不一致・本人辞退など）。

    できあがるもの

    更新済みの選考状況