不採用者の履歴書・応募書類の保存期間は何年ですか？

法律上の保存期間なし（使わなくなったら遅滞なく消去に努める）です。保存期間の定めはありません（選考が終わり、使う必要がなくなった時点が目安）数えます。

不採用者から「履歴書を返してほしい」と言われたら？

法律上の返却義務はありませんが、事前に返却する方針を示していればそれに従います。廃棄済みならその旨を伝えます。

その目的で一定期間残すことはできます。期間を決めて、過ぎたら消去します。

同じです。自社に残ったデータは自社のルールで消去します。

労務・人事確認日 2026年10月30日

別の呼び方: 不採用者の履歴書・選考に落ちた人の応募書類・応募書類の返却

不採用の人の履歴書には、法律で決まった保存期間はありません。個人情報保護法第22条で、使う必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めることとされています。

保存義務が無いため、電子での保存に法律上の要件はありません。ただし個人データとして安全管理措置（アクセス制限など）が必要です。採用管理システムやメールに残ったデータも、消去の対象に含めます。

労働基準法第109条の「雇入れに関する書類」は、実際に雇い入れた労働者の書類です。不採用者の書類はこれにあたらないため、3年保存の義務はありません。

個人情報保護委員会のQ&Aでも、個人情報保護法には保存期間や廃棄の時期の定めがないとされています。「選考終了後〇か月で廃棄」と社内ルールを決め、募集要項や応募の案内に書いておくと説明しやすくなります。

応募書類を返すか廃棄するかは法律で決まっていません。どちらにするかを事前に案内し、廃棄する場合は復元できない方法で処分します。

別の求人で連絡したいなら、その利用目的を本人に示して同意を得てから残します。目的を示さずに保存し続けることは避けます。

選考が終わり使う必要がなくなったら、社内ルールで決めた時期に速やかに廃棄・削除します。メール添付や採用システム、共有フォルダの写しも忘れずに消します。

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不採用者の履歴書・応募書類の保存期間は何年ですか？: 法律上の保存期間なし（使わなくなったら遅滞なく消去に努める）です。保存期間の定めはありません（選考が終わり、使う必要がなくなった時点が目安）数えます。
不採用者から「履歴書を返してほしい」と言われたら？: 法律上の返却義務はありませんが、事前に返却する方針を示していればそれに従います。廃棄済みならその旨を伝えます。
不採用理由を問い合わせられたときのために残してもよいですか？: その目的で一定期間残すことはできます。期間を決めて、過ぎたら消去します。
人材紹介会社経由の書類も同じですか？: 同じです。自社に残ったデータは自社のルールで消去します。

2026年10月30日時点の法令で確かめています。改正されることがあるので、判断に迷うときは所管の役所や専門家にご確認ください。参照元: laws.e-gov.go.jp、ppc.go.jp、mhlw.go.jp