来客対応の業務手順書テンプレート（業種共通）
来訪の予定を登録し、受付で確認して入館証を渡し、会議室に案内し、帰りに入館証を回収します。手順書にしておくと、来客を待たせる、関係のない場所に入られる、入館証が戻らない、といったことを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 来客を気持ちよく迎え、社内の安全と情報を守ることを目的にします。
- 範囲
- 来訪予定の登録から、受付、入館証の貸し出し、案内、お茶出し、お見送り、入館証の回収、来訪記録まで。
- 始まるきっかけ
- 取引先・面接者・業者などが来社するとき
- 頻度・量の目安
- 毎日（1日数件〜数十件）
- 使う書類・システム
- 来訪予定表、会議室の予約表、来訪者受付簿、入館証（ゲストカード）
担当と役割
担当者（訪問を受ける社員）
来訪予定の登録、会議室の予約、対応
受付担当（総務）
受付、入館証の貸し出しと回収、案内
総務担当
来訪記録と入館証の管理
手順（10ステップ）
1. 来訪の前日までに、来訪者の会社名・氏名・人数・時刻・会議室を来訪予定表に登録する
駐車場が必要か、資料の準備が必要かも書く。
- 確かめること
- 会議室を予約したか
- できあがるもの
- 来訪予定表の1行
- 準備受付担当・目安 10分
2. 当日の朝、来訪予定表を確認し、入館証と会議室を準備する
人数分の飲み物、会議室の空調・機器を確認する。
- 確かめること
- 人数分の入館証があるか
- できあがるもの
- 準備完了
- 受付受付担当・目安 2分
3. 来訪者を迎え、会社名・氏名・約束の相手を確認する
予定表にない来訪者は担当者に確認してから通す。
- 確かめること
- 予定表と一致するか
- できあがるもの
- 受付
4. 来訪者受付簿に会社名・氏名・入館時刻・入館証の番号を記録する
受付簿は他の来訪者の名前が見えない形式（1枚1名など）にする。
- 確かめること
- 他の来訪者の名前が見えないか
- できあがるもの
- 受付簿の記録
- 連絡受付担当・目安 3分
5. 担当者に到着を知らせ、会議室に案内する
担当者が遅れる場合は、来訪者に待ち時間を伝える。
- 確かめること
- 担当者に連絡がついたか
- できあがるもの
- 案内
- 対応担当者・目安 —
6. 来訪者が執務エリアに入らないよう、会議室で対応する
執務エリアを通る場合は、画面や書類が見えないよう配慮する。
- 確かめること
- 来訪者だけで社内を歩いていないか
- できあがるもの
- —
- 見送り担当者・目安 2分
7. 帰りはエレベーターや出口まで見送る
忘れ物がないかを確認する。
- 確かめること
- 見送りまでしたか
- できあがるもの
- —
- 回収受付担当・目安 1分
8. 入館証を回収し、退館時刻を記録する
回収できなかった入館証は無効にし、総務に報告する。
- 確かめること
- 入館証の数が合うか
- できあがるもの
- 退館記録
- 片付け受付担当・目安 5分
9. 会議室を片付け、ホワイトボードの書き込みを消す
置き忘れの資料は担当者に渡す。
- 確かめること
- 書き込みを消したか
- できあがるもの
- —
- 保管総務担当・目安 月10分
10. 受付簿を月ごとに保管し、保管期間を過ぎたら裁断する
受付簿は個人情報のため、施錠できる場所で保管する。
- 確かめること
- 保管期間を決めたか
- できあがるもの
- 保管記録
締めのチェックリスト
- 来訪予定を前日までに登録した
- 入館証を人数分準備した
- 予定表にない来訪者は担当者に確認した
- 受付簿で他の来訪者の名前が見えない
- 来訪者が執務エリアに入っていない
- 入館証をすべて回収した
- 会議室の書き込みを消した
- 受付簿を施錠して保管した
よくあるミスと防ぎ方
受付簿で他社の来訪者名が見える
一覧形式の受付簿は個人情報が見えてしまいます。1枚1名の形式か、受付システムを使います。
入館証が返ってこない
帰りに回収を忘れると、入館証が社外に残ります。番号で管理し、毎日数を合わせます。
会議室のホワイトボードに情報が残る
次の来訪者に社内の情報が見えます。片付けの手順にホワイトボードを消すことを入れます。
測っておきたい指標
- 受付から担当者が来るまでの時間
- 入館証の未回収件数
関係する法令・規格
個人データの漏えい・滅失を防ぐための措置をとる
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（管理部門（業種共通）・50業務）
- 「来客対応」を含む50業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
10手順のうち2つは、自動化の候補です
ジンベイ GenApp
台帳・申請・承認の仕組み化
- 手順1：来訪の前日までに、来訪者の会社名・氏名・人数・時刻・会議室を来訪予定表に登録する
- 手順4：来訪者受付簿に会社名・氏名・入館時刻・入館証の番号を記録する
よくある質問
- 来訪者受付簿はいつまで保管しますか？
- 法律上の決まりはありません。入館の記録として1年程度保管し、期間を過ぎたら裁断する会社が多いです。
- 無人の受付にしても大丈夫ですか？
- 受付システムで来訪者が自分で呼び出す形にできます。入館証の貸し出しと回収の方法は決めておきます。
- 面接の来訪者も同じ扱いですか？
- 同じ流れで受け付けます。応募者の情報は採用担当に限定して扱います。