記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
個人情報管理台帳
個人情報データベース等ごとに1行。項目・利用目的・保管場所・アクセスできる人・保存期間・委託先・外国での取扱いを書きます。見直しから1年で赤。
基準日2026/11/05
個人情報保護管理者総務部長 佐藤
作成・改訂2026/11/05 第3版
登録数7
要配慮個人情報を含む1
外国にある第三者へ提供1
見直しの期限切れ1
| 番号 | 個人情報データベース等の名称 | 取扱部署 | 本人の区分 | 個人データの項目 | 要配慮個人情報 | 件数（目安） | 利用目的 | 取得方法 | 保管場所・システム | 責任者 | アクセスできる人 | 保存期間 | 廃棄・消去の方法 | 委託先（委託する業務） | 第三者提供 | 外国での取扱い | 前回の見直し | 次回の見直し | 見直しの状態 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P-01 | 顧客管理（商談・契約） | 営業部 | 顧客 | 会社名・氏名・部署・役職・電話・メール・商談履歴 | 含まない | 3,200 | 製品の案内、見積・契約の履行、問い合わせへの回答 | 名刺交換 | 顧客管理システム（国内のデータセンター） | 山田 | 営業部・マーケティング担当 | 最後の取引・連絡から5年 | システムから削除（削除の記録を残す） | △△システム（システムの保守） | なし | なし | 2026/04/01 | 2027/04/01 | 有効 |
| P-02 | 展示会の名刺・アンケート | マーケティング | 見込み客 | 氏名・会社名・部署・電話・メール・アンケートの回答 | 含まない | 850 | 資料の送付、製品・セミナーの案内 | 本人から（書面） | 紙：鍵付きキャビネット／データ：顧客管理システム | 佐藤 | マーケティング担当 | 紙：データ化後3か月／データ：5年 | 紙は溶解処理、データは削除 | △△データ入力（名刺・アンケートのデータ化） | なし | なし | 2025/10/15 | 2026/10/15 | 期限切れ |
| P-03 | 従業員名簿・人事記録 | 総務課 | 従業者 | 氏名・住所・生年月日・連絡先・所属・給与・家族（マイナンバーは別に管理） | 含まない | 120 | 雇用管理、給与計算、社会保険・税の手続き | 本人から（書面） | 人事給与システム・鍵付き書庫 | 佐藤 | 総務課の人事担当2名 | 退職後、法令の保存期間まで | システムから削除、紙は溶解処理 | △△社会保険労務士事務所（社会保険の手続き） | あり（法令に基づく） | なし | 2026/01/10 | 2027/01/10 | 有効 |
| P-04 | 健康診断の結果 | 総務課 | 従業者 | 氏名・受診結果・所見・就業上の措置 | 含む | 118 | 健康管理、就業上の措置 | 第三者から提供 | 鍵付き書庫（総務課） | 佐藤 | 産業医・衛生管理者（総務課1名） | 5年（健康診断個人票） | 溶解処理（証明書を受け取る） | △△健診センター（健康診断の実施） | なし | なし | 2026/02/01 | 2027/02/01 | 有効 |
| P-05 | 採用応募者 | 総務課 | 採用応募者 | 氏名・連絡先・学歴・職歴・面接の評価 | 含まない | 60 | 採用選考と、その連絡 | 本人から（Web・メール） | 採用管理サービス | 佐藤 | 採用担当・面接官（担当する応募者のみ） | 不採用：選考の終了から6か月 | サービスから削除 | △△採用サービス（採用管理の提供） | なし | 外国の委託先・保管先あり | 2025/11/20 | 2026/11/20 | 期限間近 |
| P-06 | Webの問い合わせ | 営業部 | 見込み客 | 氏名・会社名・メール・電話・問い合わせの内容 | 含まない | 1,400 | 問い合わせへの回答、製品の案内 | 本人から（Web・メール） | 問い合わせフォーム・顧客管理システム | 山田 | 営業部・サポート担当 | 受付から3年 | システムから削除 | △△ネット（フォームの提供） | なし | なし | 2026/06/01 | 2027/06/01 | 有効 |
| P-07 | 海外代理店への引き合いの連絡 | 海外営業課 | 見込み客 | 氏名・会社名・連絡先・引き合いの内容 | 含まない | 120 | 海外の代理店からの製品の案内・見積 | 本人から（Web・メール） | 顧客管理システム | 田中 | 海外営業課 | 最後の連絡から3年 | システムから削除し、代理店にも削除を依頼 | なし | あり（本人の同意） | 外国にある第三者へ提供 | 2026/09/01 | 2027/09/01 | 有効 |
このテンプレートでできること
- ガイドライン（通則編 10-3）の例示項目に沿った列
- 取得方法・保存期間・廃棄の方法・委託先・第三者提供の欄つき
- 外国の委託先・保管先、外国にある第三者への提供を選べる
- 要配慮個人情報を含むかどうかを選べ、漏えい時の報告の判断に使える
- 前回の見直し日から次回を自動で出し、期限切れは赤、30日前から黄色
- 台帳とガイドラインの対応、漏えい等の報告の対象の早見表つき
こんな方におすすめ
- 総務・法務で、個人情報の取扱状況をまとめるよう求められた方
- プライバシーマークや ISMS の審査、取引先のセキュリティチェックシートに答える方
- 漏えいが起きたときに、どのデータに何件・どの項目があるかをすぐ答えられるようにしたい方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 7件。顧客管理・展示会の名刺・人事・健康診断・採用・問い合わせ・海外代理店への提供の例
- 個人情報管理台帳
- 空欄の台帳（100行）。データベース等ごとに1行で入れていく
- ガイドラインとの対応
- ガイドラインの例示項目と列の対応、記録しておくこと、漏えい等の報告の対象、関係する条文
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 個人情報データベース等の名称 | 名簿・システム・ファイルなど、検索できるようにまとめたものごとに1行。紙でも五十音順などに並べたものは含む | 顧客管理（商談・契約） |
| 個人データの項目・要配慮個人情報 | 持っている項目を書く。病歴・健康診断の結果・犯罪の経歴などは要配慮個人情報 | 健康診断の結果 → 含む |
| 利用目的・取得方法 | 本人に通知・公表している利用目的と同じ言葉で書く。取得のしかたを選ぶ | 製品の案内、見積・契約の履行・名刺交換 |
| 保管場所・アクセスできる人 | システム名や書庫。アクセスできる人は部署・役割で書き、必要な人だけにする | 人事給与システム・総務課の人事担当2名 |
| 保存期間・廃棄・消去の方法 | 社内の規程と法令の保存期間に合わせる。業者に頼むなら証明書を受け取る | 5年・溶解処理（証明書を受け取る） |
| 委託先・第三者提供・外国での取扱い | データを預ける委託先と業務。外国のサーバーに保管する委託先や、外国にある第三者への提供は選んで分ける | △△採用サービス・なし・外国の委託先・保管先あり |
| 前回の見直し・見直しの状態 | 台帳の中身を確かめた日。次回は1年後で、過ぎると赤 | 2025/10/15 → 期限切れ |
作るときの注意
01
紙の名簿や Excel のファイルも入れる
システムだけでなく、紙の名簿・展示会の名刺・部署ごとの Excel ファイルも個人情報データベース等に当たることがあります。部署ごとに聞き取って漏れなく挙げます。
02
要らなくなったら消す
利用する必要がなくなった個人データは、遅滞なく消去するよう努めることとされています（法第22条）。保存期間を決め、過ぎたものから消して記録を残します。
03
外国のサーバーに置くなら、その国の制度を確かめる
外国にある委託先のサーバーに保管するときは、その国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで安全管理措置をとります（ガイドライン 10-7 外的環境の把握）。
04
年に1回は見直す
部署の新しい業務やシステムの入替えで、台帳は古くなります。見直しの日を決め、見直したら「前回の見直し」の日付を更新します。
項目の根拠にした規格
- 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）10-3（3） 個人データの取扱状況を確認する手段の整備（例示：データベース等の種類・名称、個人データの項目、責任者・取扱部署、利用目的、アクセス権を有する者）
- 同ガイドライン 10-3（2）・10-7 取扱いの記録（利用・出力、持ち運び、削除・廃棄の状況など）と、外的環境の把握
- 個人情報の保護に関する法律 第22条・第23条・第25条・第27条・第28条 不要になったデータの消去（努力義務）、安全管理措置、委託先の監督、第三者提供・外国にある第三者への提供の制限
- 個人情報の保護に関する法律 第26条・施行規則 第7条・第8条 漏えい等の報告の対象と、速報・確報
手作業を減らすなら
GenApp
部署ごとの台帳を、1つのシステムに
各部署が自分の行を入力し、総務・法務が確かめて承認します。見直しの期限が近づくと担当者に知らせ、委託先との契約書もまとめて保管します。30分のデモで、個人情報の台帳をシステムにしてお見せします。
デモを予約するよくある質問
個人情報管理台帳は法律で義務づけられていますか？
台帳という形は決められていません。ただし、個人情報保護法第23条の安全管理措置として、ガイドライン（通則編 10-3）は「個人データの取扱状況を確認する手段の整備」を求めており、その例として台帳のような項目の明確化が挙がっています。
漏えいしたときに、この台帳はどう役立ちますか？
要配慮個人情報が含まれる場合や、本人の数が千人を超える場合などは、個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要です。台帳に項目・件数・要配慮個人情報の有無があれば、報告の対象かどうかをすぐに判断できます。
マイナンバーも同じ台帳で管理してよいですか？
マイナンバー（特定個人情報）は、別のガイドライン（特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン）にそって、取扱いを分けて管理するのが一般的です。この台帳では「別に管理」と書いて、別の台帳に分けてください。
部署ごとに書いてもらって集めたいのですが。
Excel を配って集めると、版がばらばらになりがちです。各部署が入力し、法務・総務が確かめて見直しの期限を知らせるなら、GenApp のような業務システムで1つの台帳にまとめると管理しやすくなります。
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