納期回答の業務手順書テンプレート（業種共通）

手順（10ステップ）

1. 受付営業事務・目安 3分自動化の候補：台帳・承認

   1. 納期の問い合わせを受け、品名・数量・希望納期・納入先を記録する

   回答の期限（例: 当日中）を相手に伝える。

   確かめること

   希望納期を記録したか

   できあがるもの

   問い合わせの記録

2. 在庫営業事務・目安 5分自動化の候補：転記・画面操作

   2. 在庫の数量と、すでに他の注文に引き当てた数量を確認する

   引き当て済みの数量を除いた「使える在庫」で判断する。

   確かめること

   使える在庫で判断したか

   できあがるもの

   在庫の確認

3. 入荷購買・生産管理担当・目安 15分

   3. 在庫が足りない場合は、入荷予定・生産予定を確認して回答する

   仕入先の回答は日付と数量で受け取る。

   確かめること

   根拠となる日付があるか

   できあがるもの

   入荷・生産の予定

4. 計算営業事務・目安 5分

   4. 出荷日に輸送日数を足して、納入日を出す

   納入先の受け取りできる曜日・時間も確認する。

   確かめること

   輸送日数を足したか

   できあがるもの

   納期の案

5. 回答営業事務・目安 3分

   5. 納期を回答し、回答した日付・内容を記録する

   不確かな場合は「◯日の時点で確定」と確定の時期を添える。

   確かめること

   回答内容を記録したか

   できあがるもの

   納期回答

6. 引当営業事務・目安 3分自動化の候補：転記・画面操作

   6. 注文が確定したら、その数量を在庫・入荷予定に引き当てる

   引き当てないと別の注文に回されてしまう。

   確かめること

   引き当てを入れたか

   できあがるもの

   引き当て

7. 監視営業事務・目安 15分自動化の候補：台帳・承認

   7. 毎日、回答済みの納期に対して入荷・生産の遅れがないか確認する

   仕入先の遅れの連絡は購買から営業事務にすぐ伝わるようにする。

   確かめること

   遅れの連絡を確認したか

   できあがるもの

   遅れの一覧

8. 変更営業担当・目安 10分

   8. 遅れがわかったら、すぐに顧客に連絡し、新しい納期と対応（分納・代替品）を伝える

   連絡は遅れがわかった日のうちに行う。

   確かめること

   連絡日を記録したか

   できあがるもの

   変更の連絡

9. 記録営業事務・目安 月30分自動化の候補：台帳・承認

   9. 回答した納期と実際の納入日を記録し、月1回遵守率を集計する

   遅れの原因（仕入先・生産・輸送）も記録する。

   確かめること

   実際の納入日を記録したか

   できあがるもの

   遵守率の集計

10. 改善営業事務・目安 1時間

    10. 遅れの多い品目・仕入先を集計し、購買担当と在庫の持ち方や発注のタイミングを見直す

    遅れの原因が同じものは対策を決める。

    確かめること

    対策を決めたか

    できあがるもの

    改善の記録