研修当日の運営の業務手順書テンプレート（学校・研修・塾）
研修の当日に、会場・機材を準備し、受付と出欠を取り、講師を支えて進行を管理し、終了後に片付けと報告をするまでの流れです。手順書にすると、機材の不具合や出欠の記録漏れ、トラブル時の対応の遅れを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 研修当日の運営を、担当者が替わっても同じ段取りと確認項目で行えるようにします。
- 範囲
- 開始の1時間前の準備から、終了後の報告と忘れ物の対応までです。
- 始まるきっかけ
- 研修の開催日
- 頻度・量の目安
- 開催日ごと・1日1〜3コマ
- 使う書類・システム
- 受講者名簿、当日の進行表、機材のチェックリスト、配布資料・アンケート
担当と役割
運営担当
会場・機材の準備、受付、進行の管理
講師
研修の実施
オンライン担当
配信・接続の管理、オンライン受講者の対応
手順（11ステップ）
- 準備運営担当・目安 30分
1. 会場のレイアウトと備品を整える
机の配置、名札、配布資料、筆記用具、飲み物を用意します。
- 確かめること
- 受講者名簿の人数と資料の部数が合っている。
- できあがるもの
- 準備済みの会場
- 準備運営担当・目安 15分
2. 機材を確かめる
プロジェクター、マイク、PC、延長コード、Wi-Fi、予備の電池を確かめます。
- 確かめること
- 講師の PC と会場の映像出力がつながるかを事前に試す。
- できあがるもの
- 機材チェックリスト
- 準備オンライン担当・目安 15分
3. オンライン配信をテストする
配信の URL、画面共有、音声、録画の設定を確かめます。
- 確かめること
- 録画する場合は、受講者に録画することを開始時に伝える準備をする。
- できあがるもの
- 接続テストの記録
- 受付運営担当・目安 開始前30分
4. 受付で出席を記録する
受講者名簿に出席・遅刻の時刻を記入し、名札と資料を渡します。
- 確かめること
- 代理出席の場合は、申込者の了承を確かめる。
- できあがるもの
- 出席の記録
5. オンライン受講者の参加を確かめる
参加者の表示名と名簿を照合します。
- 確かめること
- 名簿にない参加者は、確認がとれるまで待機室にとどめる。
- できあがるもの
- オンライン出席の記録
- 開始運営担当・目安 5分
6. 開始の案内をする
時間割、休憩、非常口、録画の有無、質問の方法を伝えます。
- 確かめること
- 開始時刻に始め、遅刻者には後から資料を渡す。
- できあがるもの
- 開始の記録
- 進行運営担当・目安 研修時間
7. 進行表に沿って時間を管理する
講師に残り時間を合図し、休憩の時刻を守ります。
- 確かめること
- 大幅に延びそうな場合は、講師と相談して内容を調整する。
- できあがるもの
- 進行の記録
- 対応運営担当・目安 随時
8. トラブルに対応する
機材の不具合、体調不良の受講者、接続の切断などに対応します。
- 確かめること
- 体調不良の場合は無理をさせず、連絡先に連絡する。対応した内容と時刻を記録する。
- できあがるもの
- トラブルの記録
9. アンケートを回収する
紙または Web のアンケートの回答を依頼します。
- 確かめること
- 回答の締め切りを伝える。
- できあがるもの
- 回収したアンケート
- 片付け運営担当・目安 20分
10. 会場を片付け、忘れ物を確かめる
機材の返却、ゴミの処理、忘れ物の確認を行います。
- 確かめること
- 忘れ物は品名と発見場所を記録し、受講者に連絡する。
- できあがるもの
- 片付けの記録
11. 実施報告を作る
出席者数、欠席者、トラブル、講師からの申し送りをまとめます。
- 確かめること
- 当日中に出欠を受講者管理台帳に反映する。
- できあがるもの
- 実施報告
締めのチェックリスト
- 名簿の人数と資料の部数が合っている
- 講師の PC と映像出力の接続を試した
- オンライン配信と録画の設定を確かめた
- 全受講者の出席・遅刻を記録した
- 名簿にないオンライン参加者を確かめた
- 録画の有無を開始時に伝えた
- トラブルの内容と時刻を記録した
- アンケートを回収した
- 忘れ物を確かめた
- 当日中に出欠を台帳に反映した
よくあるミスと防ぎ方
講師の PC が会場の機材とつながらない
端子の形や設定の違いで映らないことがあります。事前に講師の PC の種類を聞き、変換アダプタを用意し、開始前に試します。
オンラインに名簿外の人が入る
URL が転送されると、申込者以外が参加することがあります。待機室を使い、名簿と照合してから入室させます。
出欠の記録が当日中に入らない
修了判定や請求の根拠になる出欠が、後から確かめられなくなります。当日中に台帳に反映します。
測っておきたい指標
- 開始時刻の遅れ（分）
- 当日のトラブル件数
- アンケートの回収率
関係する法令・規格
個人情報保護法
受講者名簿や録画に写る受講者の個人情報の取扱いに関わります。
著作権法
講師の教材や講演の録画・配布の範囲に関わります。
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（教育・研修・10業務）
- 「研修当日の運営」を含む10業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
11手順のうち3つは、自動化の候補です
よくある質問
- 録画するときに注意することは。
- 受講者に録画することと利用の範囲を事前に伝えます。講師の承諾も依頼の段階で得ておきます。
- アンケートの回収率を上げるには。
- 研修の最後に回答の時間を5分ほど取り、その場で回答してもらうと回収率が上がります。
- 体調不良の受講者が出たら。
- 無理をさせずに休める場所に案内し、必要に応じて救急車を呼びます。申込者の担当者や緊急連絡先に連絡し、対応を記録します。