講座の申込受付と入金確認の業務手順書テンプレート（学校・研修・塾）
講座の申込を受け付け、定員と受講条件を確かめ、請求・入金確認をして受講案内を送るまでの流れです。手順書にすると、定員超過の受付や入金確認の漏れ、キャンセル料の扱いのばらつきを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 申込から受講案内までを、どの担当者でも同じ確認項目と同じ期限で進められるようにします。
- 範囲
- 申込の受付から、入金の確認、受講案内の送付、キャンセルの対応までです。
- 始まるきっかけ
- Web フォーム・メール・FAX で講座の申込があったとき
- 頻度・量の目安
- 随時・月30〜300件（開講前に集中）
- 使う書類・システム
- 申込フォームの内容・FAX の申込書、講座の一覧（定員・受講条件・料金）、受講者管理台帳、キャンセル規定
担当と役割
受付担当
申込の確認、定員管理、受講案内の送付
経理担当
請求書の発行、入金の消込
講座の運営責任者
受講条件の判断、キャンセル・返金の判断
手順（11ステップ）
1. 申込内容を受講者管理台帳に入れる
講座名、開催日、申込者（法人名・担当者・受講者）、人数、連絡先、請求先を入れます。
- 確かめること
- FAX・手書きの申込書は、氏名とメールアドレスの読み違いがないか申込者に確かめる。
- できあがるもの
- 受講者管理台帳の1行
2. 定員と受講条件を確かめる
残りの席数と、前提となる講座の修了や経験年数などの条件を確かめます。
- 確かめること
- 定員に達していればキャンセル待ちとして受け付け、その旨を伝える。
- できあがるもの
- 受付可否の判定
- 確認受付担当・目安 2分
3. 重複申込がないか確かめる
同じ受講者が同じ講座・日程で申し込んでいないかを検索します。
- 確かめること
- 法人の別の担当者からの重複申込に注意する。
- できあがるもの
- 重複確認の記録
4. 申込の受付を連絡する
受付の完了、受講料、支払方法と期限、キャンセル規定を知らせます。
- 確かめること
- キャンセル料がかかる時期と金額をはっきり書く。
- できあがるもの
- 受付完了の連絡
5. 請求書を発行する
請求先、講座名、受講者名、金額、支払期限、振込先、登録番号を入れます。
- 確かめること
- インボイスの記載事項がそろっている。法人の請求書払いと個人の事前払いを区別する。
- できあがるもの
- 請求書
6. 入金を確かめて消し込む
振込名義と金額で請求と照合し、受講者管理台帳に入金日を入れます。
- 確かめること
- 振込名義が申込者と違う場合は、申込者に確かめてから消し込む。
- できあがるもの
- 消込済みの台帳
- 督促経理担当・目安 10分
7. 期限を過ぎた未入金を督促する
支払期限の翌営業日に、未入金の申込者に連絡します。
- 確かめること
- 開講日までに入金がない場合の扱い（受講不可など）を規定どおりに伝える。
- できあがるもの
- 督促の記録
8. 開講の1週間前に受講案内を送る
日時、会場の地図またはオンラインの URL、持ち物、事前課題、当日の連絡先を送ります。
- 確かめること
- オンラインの URL は受講者本人にだけ送り、共有しないよう案内する。
- できあがるもの
- 受講案内
- キャンセル受付担当・目安 5分
9. キャンセル・受講者の変更を受け付ける
キャンセルの連絡日と、キャンセル規定に照らした料金を確かめます。
- 確かめること
- 法人の受講者の差し替えは、規定で認めている場合は受け付ける。
- できあがるもの
- キャンセルの記録
- 返金講座の運営責任者・目安 5分
10. 返金・キャンセル料を決める
規定に沿って返金額を決め、経理担当に依頼します。
- 確かめること
- 規定外の対応をした場合は理由を記録する。
- できあがるもの
- 返金の判断
11. 開講前日に受講者名簿を作る
受講者名、所属、入金状況、事前課題の提出状況をまとめ、講師と会場担当に渡します。
- 確かめること
- 名簿の人数と台帳の人数が一致している。
- できあがるもの
- 受講者名簿
締めのチェックリスト
- 申込内容を台帳に入れた
- 定員と受講条件を確かめた
- 重複申込がない
- キャンセル規定を受付の連絡に書いた
- 請求書にインボイスの記載事項がある
- 入金を確かめて台帳に入れた
- 未入金を督促した
- 1週間前に受講案内を送った
- キャンセル料を規定どおりに計算した
- 受講者名簿の人数が台帳と一致している
よくあるミスと防ぎ方
定員を超えて受け付ける
複数の窓口（Web・FAX・営業経由）で同時に受け付けると、席数がずれます。台帳を1つにして、受付のたびに残りの席数を更新します。
振込名義の違いで入金を確かめられない
法人の経理部名や個人名で振り込まれることがあります。請求書に受講者番号を書いてもらうよう案内します。
キャンセル規定の説明が人によって違う
電話で例外を約束してしまうと不公平になります。受付の連絡に規定を書き、例外は運営責任者が判断します。
測っておきたい指標
- 申込から受付完了の連絡までの時間
- 開講日までの入金率
- キャンセル率
この業務で残す書類の保存期間
関係する法令・規格
インボイス制度（消費税法）
受講料の請求書の記載事項に関わります。
特定商取引法
個人向けの語学教室・パソコン教室などで、期間2か月超・金額5万円超の契約は特定継続的役務提供に当たり、書面の交付やクーリング・オフが必要です。法人向けの研修は対象外です。
個人情報保護法
受講者の個人情報の利用目的の通知と安全管理に関わります。
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（教育・研修・10業務）
- 「講座の申込受付と入金確認」を含む10業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
11手順のうち7つは、自動化の候補です
よくある質問
- 法人向けの研修にもクーリング・オフはありますか。
- 営業のために結ぶ契約は特定商取引法の対象外のため、クーリング・オフはありません。キャンセルの扱いは自社の規定で決めます。
- FAX の申込書の入力を減らせますか。
- AI-OCR で申込書の項目を読み取り、台帳に取り込む方法があります。メールアドレスなど間違えやすい項目は、受付の連絡で本人に確かめます。
- キャンセル待ちはどう管理しますか。
- 台帳にキャンセル待ちの順番を入れ、キャンセルが出たら順に連絡します。返事の期限を決めて、期限を過ぎたら次の人に回します。