欠席連絡の受付と出席簿の記録の業務手順書テンプレート（学校・研修・塾）
朝の欠席・遅刻の連絡を受け付けて担任に伝え、連絡のない欠席を確かめ、出席簿に正しい区分で記録するまでの流れです。手順書にすると、連絡の伝え漏れや、出席停止と欠席の区分の誤りを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 欠席の連絡を確実に担任に届け、出席簿を決まった区分で毎日記録できるようにします。
- 範囲
- 朝の連絡の受付から、出席簿の記録、月末の集計までです。
- 始まるきっかけ
- 登校日の朝（連絡の受付時間）
- 頻度・量の目安
- 毎日・全校で1日5〜50件
- 使う書類・システム
- 保護者からの連絡（電話・連絡アプリ・連絡帳）、出席簿、健康観察の記録、学校感染症の出席停止の基準
担当と役割
事務職員・教頭
朝の連絡の受付、担任への共有
担任
出欠の確認、未連絡の欠席の保護者への連絡、出席簿の記録
養護教諭
感染症による出席停止の確認、健康観察の集計
手順（10ステップ）
1. 朝の欠席・遅刻の連絡を受け付ける
児童生徒の学年・組・氏名、欠席・遅刻・早退の別、理由、症状を記録します。
- 確かめること
- 電話の場合は、聞き取った内容を連絡アプリと同じ様式に入れる。
- できあがるもの
- 欠席連絡の一覧
2. 担任に連絡の内容を伝える
朝の打ち合わせの前に、学級ごとの一覧を担任に渡します。
- 確かめること
- 朝の打ち合わせの後に来た連絡も、すぐ担任に伝える。
- できあがるもの
- 共有済みの一覧
- 確認担任・目安 5分
3. 朝の会で出欠を確かめる
教室の在籍者と、連絡の一覧を照らします。
- 確かめること
- 連絡のない欠席がいれば、すぐ事務職員・教頭に伝える。
- できあがるもの
- 朝の出欠
- 確認担任・目安 10分
4. 連絡のない欠席を保護者に確かめる
始業から決めた時刻（例: 9時）までに、保護者に電話します。
- 確かめること
- 連絡がつかない場合は、管理職に報告し、登校途中の事故なども考えて対応を決める。
- できあがるもの
- 確認の記録
- 判断養護教諭・目安 10分
5. 感染症による出席停止に当たるか確かめる
インフルエンザなど学校感染症の症状・診断の連絡があれば、出席停止の期間の基準に照らします。
- 確かめること
- 出席停止の期間は医師の判断と基準に沿う。登校の再開の手続きを保護者に伝える。
- できあがるもの
- 出席停止の記録
6. 欠席の理由と症状を集計する
学年・学級ごとの欠席者数と症状を集計し、感染症の広がりを確かめます。
- 確かめること
- 学級で欠席が急に増えたら、管理職に報告する。
- できあがるもの
- 欠席状況の集計
7. 出席簿に記録する
欠席・出席停止・忌引・遅刻・早退の区分で記録します。
- 確かめること
- 出席停止・忌引は欠席日数に含めず、区分を分けて記録する。
- できあがるもの
- 出席簿
- 連絡担任・目安 15分
8. 長く休んでいる児童生徒の家庭と連絡を取る
欠席が続く場合は、家庭に様子を聞き、学習の資料を届けます。
- 確かめること
- 連続した欠席の日数で、管理職や相談の担当に共有する基準を決めておく。
- できあがるもの
- 家庭連絡の記録
9. 月末に出欠を集計する
授業日数、出席停止・忌引等の日数、欠席日数、出席日数を集計します。
- 確かめること
- 出席簿の集計と、校務システムの数字が一致している。
- できあがるもの
- 月の出欠集計
- 保存事務職員・教頭・目安 年1回・30分
10. 出席簿を保存する
出席簿は5年間保存します。
- 確かめること
- 保存の期間と場所を文書管理の一覧に入れる。
- できあがるもの
- 保存記録
締めのチェックリスト
- 朝の連絡をすべて一覧に入れた
- 朝の打ち合わせ後の連絡も担任に伝えた
- 連絡のない欠席を決めた時刻までに確かめた
- 連絡がつかない場合に管理職に報告した
- 出席停止の基準と期間を確かめた
- 学級の欠席の急増を確かめた
- 出席停止・忌引を欠席と分けて記録した
- 長期欠席の家庭と連絡を取った
- 月末の集計が校務システムと一致している
- 出席簿を5年間保存する
よくあるミスと防ぎ方
朝の打ち合わせの後の連絡が担任に届かない
授業中に来た連絡がメモのまま残ることがあります。連絡アプリや一覧で、受け付けた時刻と担任への共有を記録します。
出席停止を欠席として記録する
出席停止は欠席日数に含めません。区分を分けて記録し、月末の集計で確かめます。
連絡のない欠席の確認が遅れる
登校途中の事故などに気づくのが遅れます。確認の時刻を決め、担任が確かめられない場合は管理職が対応します。
測っておきたい指標
- 連絡のない欠席の確認完了時刻
- 出席簿の区分の誤り件数
- 欠席連絡の受付にかかる時間
関係する法令・規格
学校教育法施行規則
出席簿の作成と、表簿としての保存（5年間）に関わります。
学校保健安全法
感染症による出席停止（校長の判断）と、臨時休業に関わります。
学校保健安全法施行規則
学校感染症の種類と、出席停止の期間の基準に関わります。
個人情報保護法
児童生徒の健康の情報の取扱いに関わります。公立学校は行政機関等、私立学校は個人情報取扱事業者としての規律が適用されます。
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（教育・研修・10業務）
- 「欠席連絡の受付と出席簿の記録」を含む10業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
10手順のうち5つは、自動化の候補です
よくある質問
- 出席停止と欠席の違いは。
- 出席停止は学校保健安全法に基づき校長が命じるもので、欠席日数には含めません。出席簿では区分を分けて記録します。
- 欠席連絡を連絡アプリにすると何が変わりますか。
- 朝の電話の対応が減り、受け付けた時刻と内容が記録に残ります。電話での連絡も同じ一覧に入れて、担任への共有を1つにします。
- 出席簿は何年保存しますか。
- 学校教育法施行規則で、出席簿などの表簿は5年間保存することとされています。