修了証の発行の業務手順書テンプレート（学校・研修・塾）

手順（10ステップ）

1. 確認運営担当・目安 10分自動化の候補：台帳・承認

   1. 修了判定が確定しているか確かめる

   受講者管理台帳で、修了と判定された受講者だけを抽出します。

   確かめること

   判定が保留の受講者を含めない。

   できあがるもの

   発行対象の一覧

2. 確認運営担当・目安 1名1分

   2. 氏名の表記を確かめる

   申込時の氏名の漢字・ふりがな・旧字体を確かめます。

   確かめること

   旧字体や外字は、受講者に表記を確かめる。

   できあがるもの

   表記の確認記録

3. 採番運営担当・目安 10分自動化の候補：台帳・承認

   3. 修了証番号を振る

   講座コード・年度・連番などの採番ルールで番号を振ります。

   確かめること

   同じ番号が二重に振られていない。

   できあがるもの

   修了証番号

4. 作成運営担当・目安 1名1分自動化の候補：転記・画面操作

   4. 修了証を作る

   氏名、講座名、修了日、時間数、修了証番号、発行者を差し込みます。

   確かめること

   台帳の内容から差し込み、手入力しない。

   できあがるもの

   修了証

5. 照合運営担当・目安 1名1分

   5. 修了証と台帳を照合する

   氏名・講座名・修了日・番号を、作成した修了証と台帳で照合します。

   確かめること

   別の担当者が照合する。

   できあがるもの

   照合の記録

6. 承認講座の運営責任者・目安 15分

   6. 発行を承認し、押印または電子署名をする

   発行対象の一覧と修了証の見本を確かめます。

   確かめること

   電子で発行する場合は、改ざんを防ぐ形式（電子署名つきの PDF など）にする。

   できあがるもの

   承認済みの修了証

7. 送付運営担当・目安 1名2分自動化の候補：転記・画面操作

   7. 修了証を送る

   郵送または電子で送り、送付日を記録します。

   確かめること

   法人申込の場合、送り先（受講者本人か担当者か）を申込時の指定どおりにする。

   できあがるもの

   送付の記録

8. 記録運営担当・目安 15分自動化の候補：転記・画面操作

   8. 台帳に発行日と番号を入れる

   修了証番号、発行日、送付先を受講者管理台帳に入れます。

   確かめること

   台帳の発行件数と、作成した修了証の枚数が一致している。

   できあがるもの

   更新済みの台帳

9. 再発行受付担当・目安 15分

   9. 再発行の依頼を受け付ける

   本人確認をしてから、台帳の記録をもとに再発行します。

   確かめること

   再発行であることがわかるように、再発行日を記載し、台帳に記録する。

   できあがるもの

   再発行の記録

10. 照会受付担当・目安 10分

    10. 第三者からの修了の照会に対応する

    勤務先などからの照会には、本人の同意を確かめてから回答します。

    確かめること

    同意のない照会には回答しない。

    できあがるもの

    照会の記録