受講者管理台帳テンプレート（申込・入金・修了証番号・クーリング・オフ期限つき）
スクール・研修会社・社内研修の受講者を、1人1講座1行で管理するExcelテンプレートです。申込日・講座・受講料・入金・修了の結果・修了証番号を1枚にまとめ、入金期日を過ぎた未入金は赤、7日以内は黄色になります。語学教室・パソコン教室・学習塾など特定継続的役務提供に当たる講座は、契約書面の交付日からクーリング・オフの期限（8日目）を自動で出し、修了証番号の重複も見つけます。
別の呼び方: 受講者管理表／受講生管理表／受講者名簿／受講管理 エクセル／スクール 生徒管理表／研修 受講者一覧
- 受講者管理台帳とは？
- スクールや研修の受講者を1人1講座1行で管理し、申込・受講料の入金・修了の結果・修了証番号を記録する台帳です。
- クーリング・オフの期限は？
- 語学教室・学習塾・パソコン教室などの特定継続的役務提供（期間2か月超・総額5万円超）は、契約書面を受け取った日から起算して8日以内です（特定商取引法第48条第1項）。
- 形式
- Excel・PDF
- 用紙
- A4横
- 更新日
- 2026.10.27
- 版
- v1.0
記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
受講者管理台帳
1人1講座1行。入金期日を過ぎた未入金は赤、7日以内は黄色。特定継続的役務の講座は契約書面の交付日からクーリング・オフの期限を出します。
基準日2026/11/04
スクール・事業所△△ビジネススクール 本校
記録者教務 中村
受講者数9
入金の期限切れ1
修了2
受講料の合計（円）1,122,000
| 受講番号 | 申込日 | 受講者名 | 所属・会社 | 講座・コース | 開講日 | 修了予定日 | 受講料（税込・円） | 契約書面の交付日 | クーリング・オフ期限 | 入金期日 | 入金完了日 | 入金額（累計・円） | 未収額（円） | 入金の状態 | 受講の状態 | 修了証番号 | 番号の重複 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| S26-0388 | 2026/07/01 | 山本 健太 | 株式会社△△物産 営業部 | Excel 実務講座（2日間） | 2026/07/18 | 2026/07/25 | 33,000 | 2026/07/31 | 2026/07/28 | 33,000 | 0 | 完了 | 修了 | C26-0101 | 重複 | 法人申込。請求書は会社宛 | ||
| S26-0389 | 2026/07/01 | 小林 由美 | 株式会社△△物産 営業部 | Excel 実務講座（2日間） | 2026/07/18 | 2026/07/25 | 33,000 | 2026/07/31 | 2026/07/28 | 33,000 | 0 | 完了 | 修了 | C26-0101 | 重複 | 修了証番号を前の人と同じにしてしまった。C26-0102 に直して再発行する | ||
| S26-0405 | 2026/09/20 | 佐藤 美咲 | 個人 | ビジネス英会話 6か月コース | 2026/10/14 | 2027/04/13 | 198,000 | 2026/09/20 | 2026/09/27 | 2026/10/10 | 2026/10/09 | 198,000 | 0 | 完了 | 受講中 | 特定継続的役務（語学教室） | ||
| S26-0406 | 2026/09/22 | 高橋 翔 | 個人 | ビジネス英会話 6か月コース | 2026/10/14 | 2027/04/13 | 198,000 | 2026/09/22 | 2026/09/29 | クーリング・オフ | 9/27 にクーリング・オフの通知（期限内）。入金前のため返金なし | |||||||
| S26-0412 | 2026/10/05 | 伊藤 真理子 | 個人 | Python 入門 3か月コース | 2026/10/20 | 2027/01/19 | 165,000 | 2026/10/05 | 2026/10/12 | 2026/10/31 | 期限切れ | 受講中 | 未入金。11/2 にメールで確認 | |||||
| S26-0413 | 2026/10/06 | 渡辺 拓也 | 個人 | Python 入門 3か月コース | 2026/10/20 | 2027/01/19 | 165,000 | 2026/10/06 | 2026/10/13 | 2026/12/31 | 55,000 | 110,000 | 有効 | 受講中 | 3回の分割払い（10/31・11/30・12/31）。1回目のみ入金済 | |||
| S26-0420 | 2026/10/12 | 加藤 恵 | 個人 | ビジネス英会話 6か月コース | 2026/11/11 | 2027/05/10 | 198,000 | 2026/10/28 | 2026/11/04 | 2026/11/09 | 期限間近 | 受講中 | 契約書面を10/28に交付。11/4 時点でクーリング・オフ期間内 | |||||
| S26-0398 | 2026/08/25 | 松本 大輔 | 個人 | 簿記2級 合格コース | 2026/09/05 | 2026/11/21 | 88,000 | 2026/09/03 | 2026/09/01 | 88,000 | 0 | 完了 | 中途解約 | 10/10 に中途解約。受講済みの分を差し引いて返金（10/20） | ||||
| S26-0425 | 2026/10/28 | 井上 さくら | △△商事株式会社 人事部 | 新任管理職研修（1日） | 2026/11/20 | 2026/11/20 | 44,000 | 2026/11/10 | 期限間近 | 受講中 | 法人申込。請求書は 10/30 に送付 |
このテンプレートでできること
- 入金期日までの残り日数と状態（期限切れ／期限間近／完了）を自動で表示。未入金の期限切れは赤
- 受講料と入金額の差額（未収・一部入金）を自動で計算
- 契約書面の交付日から、クーリング・オフの期限（交付日を含めて8日目）を自動で表示
- 修了した受講者の修了証番号が重複していないかを自動で確認
- 受講者数・入金の期限切れ・修了者数・受講料の合計を上に集計
- フィルタ・見出しの固定・A4横の印刷設定済み
こんな方におすすめ
- 申込はフォーム、入金は通帳、修了は別の名簿と、受講者の情報がばらばらになっているスクール・研修会社の方
- 語学・パソコン・資格講座を個人に販売していて、クーリング・オフや中途解約の対応を記録に残したい方
- 社内研修の受講者と修了証の発行を一覧で管理したい人事・教育担当の方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 9件分。未入金の期限切れ・一部入金・クーリング・オフ・中途解約・修了証番号の重複の例を含む
- 受講者管理台帳
- 空欄の台帳（100行）。1人1講座1行で入れていく
- 特定継続的役務の決まり
- クーリング・オフと中途解約の上限額が決まっている講座（語学教室・家庭教師・学習塾・パソコン教室）の早見表
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 受講番号・申込日 | 申込を受けた順に付ける番号と、申込書・申込フォームを受けた日 | S26-0412・2026/10/05 |
| 受講者名・所属 | 受講者の氏名と、法人申込なら会社・部署。個人申込は「個人」 | 佐藤 美咲・個人 |
| 講座・開講日・修了予定日 | 講座（コース）の名前と、初回・最終回の日付 | ビジネス英会話 6か月コース・2026/10/14・2027/04/13 |
| 受講料 | 入学金・教材費も含めて受講者が払う額（税込） | 198,000 |
| 契約書面の交付日・クーリング・オフ期限 | 特定継続的役務提供に当たる講座だけ、契約書面を渡した日を入れる。期限は自動（交付日を含めて8日目） | 2026/10/05・2026/10/12 |
| 入金期日・入金完了日・入金額 | 請求書の支払期限（分割払いは最後の期日）と、全額の入金を確かめた日。入金額は累計で、分割払いは入金のたびに書き換える | 2026/10/10・2026/10/09・198,000 |
| 未収額・入金の状態 | 自動。未収額＝受講料−入金額（累計）。期限切れは赤、7日以内は黄色、入金完了日があれば「完了」 | 0・完了 |
| 受講の状態・修了証番号 | 受講中・修了・未修了・中途解約・クーリング・オフから選ぶ。修了したら修了証の番号を書く。修了の行で番号が重なると「重複」 | 修了・C26-0118 |
作るときの注意
01
特定継続的役務に当たるかを先に確かめる
語学教室・家庭教師・学習塾・パソコン教室で、期間が2か月を超え、入学金・教材費を含む契約金の総額が5万円を超える個人との契約は、特定継続的役務提供です。契約書面の交付日を入れ、クーリング・オフの期限を管理します。
02
クーリング・オフは書面を受け取った日から8日
期限は、法定の書面を受け取った日を1日目として8日目です。書面に不備があると期間が始まらないので、交付した書面の控えも残します。
03
取消・解約は行を消さずに状態を変える
クーリング・オフや中途解約の行は消さず、受講の状態を変えて返金の額と日を備考に書きます。中途解約で受け取れる額には上限があるので、早見表で確かめます。
04
修了証番号は講座ごとに連番にする
「C26-0118」のように年と連番を決めておきます。修了の行で番号が重なると「重複」と出るので、発行前に確かめます。
項目の根拠にした規格
- 特定商取引に関する法律 第41条・政令 別表第4 特定継続的役務提供の定義。語学教室・家庭教師・学習塾・パソコン教室などは期間2か月超・契約金総額5万円超が対象
- 特定商取引に関する法律 第42条 特定継続的役務提供の契約を結んだときの書面の交付
- 特定商取引に関する法律 第48条 法定の書面を受け取った日から起算して8日以内のクーリング・オフ
- 特定商取引に関する法律 第49条 中途解約と、事業者が請求できる損害賠償等の上限額
- 消費者庁 特定商取引法ガイド「特定継続的役務提供」 対象の役務・期間と金額の要件・クーリング・オフ・中途解約の上限額の案内（https://www.no-trouble.caa.go.jp/what/continuousservices/）
手作業を減らすなら
GenApp
受講者の申込から修了までをシステムにする
講座の申込・出欠・修了判定・入金を1か所にまとめ、未入金の修了者や修了証の発行を自動で知らせます。30分のデモで、受講者の管理をシステムにしてお見せします。
デモを予約するよくある質問
1人が複数の講座を受けるときは？
講座ごとに1行ずつ入れます。受講番号を同じにしておけば、フィルタで1人分の講座をまとめて見られます。
法人からの申込でもクーリング・オフの欄は要りますか？
営業のための契約や法人の従業員研修は、特定商取引法のクーリング・オフの対象外になるのが一般的です。契約書面の交付日の欄は空けておけば、期限は出ません。
出欠や成績も管理したいのですが？
回ごとの出欠・課題・テストは「出欠・成績表テンプレート」で管理し、修了の結果をこの台帳に書き写します。申込から出欠・修了判定・入金までを1か所でつなぐなら、GenApp のような業務システムに移すとできます。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
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