備品・消耗品の購入の業務手順書テンプレート（業種共通）
備品や消耗品が必要になったら申請し、金額に応じて相見積もりと承認を経て発注し、届いたら検収して支払と資産登録を行います。手順書にしておくと、重複購入・承認のない購入・資産の登録漏れを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 必要なものを適正な価格で購入し、承認と記録を残すことを目的にします。
- 範囲
- 購入申請から、見積・承認・発注・検収・請求書の処理・資産登録まで。
- 始まるきっかけ
- 社員が備品・消耗品・PC・家具などを必要としたとき
- 頻度・量の目安
- 随時（月10〜50件）
- 使う書類・システム
- 購入申請書、見積書、発注書、納品書、備品・IT資産台帳、購買規程（金額ごとの承認者）
担当と役割
申請者
購入の申請、検収
総務担当
見積の取得、発注、在庫・台帳の管理
承認者
金額に応じた承認
経理担当
支払、資産の判定
手順（10ステップ）
1. 品名・数量・用途・希望納期・予算を書いて購入申請を出す
同じものが社内の在庫や遊休品にないかを先に確認する。
- 確かめること
- 在庫・遊休品を確認したか
- できあがるもの
- 購入申請
- 見積総務担当・目安 30分
2. 金額に応じて相見積もりを取る
例: 10万円以上は2社以上、50万円以上は3社以上など、購買規程の基準に従う。
- 確かめること
- 規程どおりの社数か
- できあがるもの
- 見積書
3. 購買規程の金額基準に従い承認する
分割して基準額を下回るようにする申請（分割発注）がないか確認する。
- 確かめること
- 分割発注になっていないか
- できあがるもの
- 承認記録
4. 発注書を送るか、通販サイトで注文する
発注番号を申請と結びつける。
- 確かめること
- 発注内容が承認どおりか
- できあがるもの
- 発注記録
- 検収申請者・目安 5分
5. 届いたら納品書と現物（品名・数量・破損）を確認する
違いがあれば総務から仕入先に連絡する。
- 確かめること
- 納品書と現物が一致するか
- できあがるもの
- 検収記録
6. 請求書を発注・検収と照合して支払に回す
インボイスの記載事項と登録番号を確認する。
- 確かめること
- 三点が一致するか
- できあがるもの
- 支払処理
- 判定経理担当・目安 5分
7. 取得価額で消耗品か資産かを判定する
10万円未満は消耗品費、それ以上は固定資産の判定を行う（20万円未満の一括償却、中小企業者等の特例も検討）。
- 確かめること
- 付随費用を含めて判定したか
- できあがるもの
- 判定結果
8. PC・スマートフォン・家具などは、金額にかかわらず備品台帳に登録する
管理番号のシールを貼り、使用者と設置場所を記録する。
- 確かめること
- 台帳の番号とシールが一致するか
- できあがるもの
- 台帳の1行
- 在庫総務担当・目安 月15分
9. コピー用紙・トナーなどの消耗品は、発注点を決めて在庫を管理する
残りが発注点を下回ったら発注する。
- 確かめること
- 発注点を決めたか
- できあがるもの
- 在庫表
10. 年1回、よく買う品目の仕入先と単価を見直す
購入の実績から、まとめ買いや仕入先の集約を検討する。
- 確かめること
- 見直しの結果を記録したか
- できあがるもの
- 見直しの記録
締めのチェックリスト
- 在庫・遊休品を確認してから申請した
- 規程どおりの社数で相見積もりを取った
- 分割発注になっていない
- 承認どおりに発注した
- 納品書と現物を照合した
- 請求書を発注・検収と照合した
- 消耗品と資産の判定をした
- PCなどを備品台帳に登録した
- 消耗品の発注点を決めた
よくあるミスと防ぎ方
同じものを別の部署が重ねて買う
申請時に在庫と遊休品を確認する手順を入れ、台帳を全社で見られるようにします。
承認額を下回るよう分けて発注する
分割発注は承認の意味をなくします。同じ時期の同じ品目は合算して判定します。
10万円未満のPCを台帳に載せない
費用で処理しても、情報漏えい対策のため現物の管理は必要です。金額にかかわらず登録します。
測っておきたい指標
- 申請から納品までの日数
- 相見積もりによる削減額
- 台帳への登録漏れ件数
関係する法令・規格
仕入税額控除のためにインボイスの保存が必要
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（管理部門（業種共通）・50業務）
- 「備品・消耗品の購入」を含む50業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
10手順のうち6つは、自動化の候補です
ジンベイ GenApp
台帳・申請・承認の仕組み化
- 手順1：品名・数量・用途・希望納期・予算を書いて購入申請を出す
- 手順3：購買規程の金額基準に従い承認する
- 手順8：PC・スマートフォン・家具などは、金額にかかわらず備品台帳に登録する
- 手順10：年1回、よく買う品目の仕入先と単価を見直す
よくある質問
- 通販サイトでの購入も申請が必要ですか？
- 金額にかかわらず申請と承認を経るのが基本です。少額の消耗品は、事前承認なしで買える上限額を決めておく方法もあります。
- 備品の購入も取適法の対象ですか？
- 既製品を単に購入するだけなら対象外です。自社の仕様で製造を委託する場合などは対象になることがあります。
- 相見積もりは毎回必要ですか？
- 購買規程で金額の基準を決めます。継続して買う品目は年1回など定期的に見直す方法もあります。