記入例
Excel の「記入例」シートと同じ内容です。グレーの列は自動で計算され、すぐ確かめる行は赤、期限の近い行は黄色で表示されます。
IT資産管理台帳
1台・1契約を1行で管理します。保守・ライセンス・リースの期限が60日以内なら黄色、切れたら赤。棚卸で所在不明なら赤。
基準日2026/11/05
管理部署総務課（情報システム担当）
棚卸の実施日2026/10/30
登録数9
期限切れ1
期限間近1
所在不明1
使用者・場所が違う1
| 資産番号 | 種類 | メーカー・型番（製品名） | シリアル番号・ライセンス数 | 取得区分 | 使用者 | 部署 | 設置・保管場所 | 購入日（導入日） | 取得価額（税抜・円） | 更新周期（か月） | 更新の目安 | 保守・ライセンス・リースの期限 | 期限の状態 | 前回の棚卸 | 棚卸の結果 | 状態 | データ消去 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PC-0012 | ノートPC | △△ NB-14 G5 | 5CD3141XYZ | 購入 | 山田 | 営業1課 | 本社3F（持出し可） | 2023/04/10 | 168,000 | 48 | 2027/04/10 | 2027/04/09 | 有効 | 2026/10/30 | 現物あり | 使用中 | メーカー保守4年。ディスク暗号化済み | |
| PC-0031 | ノートPC | △△ NB-13 G3 | 5CD2203ABC | リース | 鈴木 | 経理課 | 本社2F | 2022/01/01 | 60 | 2027/01/01 | 2026/12/31 | 期限間近 | 2026/10/30 | 現物あり | 使用中 | リース満了。12月に後継機へ入れ替え、データ消去してリース会社へ返却 | ||
| PC-0040 | ノートPC | △△ WS-16 | SN24A0603 | 購入 | 高橋 | 開発課 | 本社4F（持出し可） | 2024/06/03 | 245,000 | 48 | 2028/06/03 | 2027/06/02 | 有効 | 2026/10/30 | 使用者・場所が違う | 使用中 | 10/20から田中に貸し出し中。使用者を直す | |
| MN-0108 | モニター | △△ 24型 FHD | MN21090088 | 購入 | 総務課 | 本社倉庫 | 2021/09/15 | 32,000 | 2026/10/30 | 現物あり | 予備・在庫 | 対象外 | ||||||
| SP-0021 | スマートフォン | △△ フォン 15 | IMEI末尾 4417 | 購入 | 伊藤 | 営業2課 | 持出し | 2025/02/20 | 98,000 | 36 | 2028/02/20 | 2026/10/30 | 所在不明 | 使用中 | 棚卸で見つからず本人に確認中。端末管理（MDM）で位置の確認とロックを依頼 | |||
| SV-0002 | サーバー | △△ ラックサーバー R2 | SV2003X021 | 購入 | 総務課 | 本社サーバー室 | 2020/03/25 | 1,280,000 | 60 | 2025/03/25 | 2026/10/31 | 期限切れ | 2026/10/30 | 現物あり | 使用中 | 保守が切れた。延長の見積もり待ち。更新の目安も過ぎているので入替を検討 | ||
| LC-0005 | ソフトウェア・ライセンス | △△ オフィスソフト（年契約） | 50ライセンス | サブスクリプション | 総務課 | （クラウド） | 2024/04/01 | 2027/03/31 | 有効 | 対象外 | 使用中 | 対象外 | 割当て 47／50。退職者の割当ては退職日に外す | |||||
| MFP-0003 | プリンター・複合機 | △△ 複合機 C3500 | MF2201K77 | リース | 総務課 | 本社2F | 2022/01/15 | 60 | 2027/01/15 | 2027/01/14 | 有効 | 2026/10/30 | 現物あり | 使用中 | 未 | 返却時に記憶装置の消去をリース会社に依頼し、証明書を受け取る | ||
| PC-0007 | ノートPC | △△ NB-13 G1 | 5CD1905DEF | 購入 | 総務課 | （廃棄） | 2019/05/10 | 142,000 | 48 | 2023/05/10 | 2026/10/30 | 対象外 | 廃棄済 | 済（証明書あり） | 2026/9 に廃棄業者へ引き渡し。消去証明書 E-2609-15 |
このテンプレートでできること
- 資産番号・種類・型番・シリアル番号・使用者・部署・設置場所を1行で管理
- 購入日と更新周期から、更新の目安の日を自動で計算
- 保守・ライセンス・リースの期限が60日以内なら黄色、切れたら赤
- 棚卸の結果（現物あり・使用者や場所が違う・所在不明）を選べ、所在不明は赤
- 廃棄・返却のときのデータ消去の状態（証明書の有無）を残せる
- 法定耐用年数と、ISO/IEC 27001 で求められる資産管理の早見表つき
こんな方におすすめ
- 総務・情報システムの担当で、PC やスマートフォンの貸与を管理している方
- 棚卸のたびに、誰がどの端末を持っているかを聞いて回っている方
- ISMS（ISO/IEC 27001）の審査やセキュリティチェックシートで、資産の目録を求められている方
シートの構成
- 使い方
- 入力する列・自動で計算する列の見分け方と手順
- 記入例
- 9件。保守切れのサーバー、リース満了の PC、所在不明のスマートフォン、廃棄済みの PC の例を含む
- IT資産管理台帳
- 空欄の台帳（100行）。1台・1契約を1行で入れていく
- 耐用年数と資産管理の早見表
- PC・サーバー・複合機などの法定耐用年数と、ISO/IEC 27001 の資産管理の管理策
項目と書き方
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 資産番号 | 1台ごとに重複しない番号。種類の頭文字＋連番にし、現物に同じ番号のラベルを貼る | PC-0012 |
| シリアル番号・ライセンス数 | 機器はシリアル番号（スマートフォンは IMEI の末尾など）。ライセンスは契約数 | 5CD3141XYZ／50ライセンス |
| 使用者・部署・設置場所 | 貸与している人と、置き場所。持ち出す端末は「持出し可」と書く | 山田・営業1課・本社3F（持出し可） |
| 購入日・取得価額 | 納品書・請求書の日付と税抜の金額。リース・サブスクリプションは導入日だけでよい | 2023/04/10・168,000 |
| 更新周期・更新の目安 | 社内で決めた入替えの周期（か月）。更新の目安の日は自動で出る | 48 → 2027/04/10 |
| 保守・ライセンス・リースの期限 | メーカー保守・ライセンス契約・リース契約のうち、いちばん早く来る期限 | 2027/04/09 |
| 棚卸の結果・データ消去 | 棚卸で現物と台帳を照らした結果。廃棄・返却するときは消去の方法と証明書の有無 | 現物あり・済（証明書あり） |
作るときの注意
01
台帳の番号と現物のラベルを一致させる
資産番号のラベルを現物に貼り、台帳と同じ番号にします。棚卸のときに、ラベルを見て台帳を探せます。
02
所在不明は、すぐに確かめる
所在不明の端末は、紛失や盗難かもしれません。本人に確かめ、端末管理の仕組み（MDM）があれば位置の確認やロックをします。個人データが入っていれば、漏えいのおそれとして扱います。
03
廃棄・返却の前にデータを消す
PC・スマートフォン・複合機の記憶装置は、廃棄・返却の前にデータを消します。業者に頼むときは消去証明書を受け取り、番号を備考に残します。
04
退職・異動のときに返してもらう
退職や異動のときに、貸与している端末とライセンスを返してもらいます。台帳で使用者を絞り込めば、返してもらう物の一覧になります。
項目の根拠にした規格
- 減価償却資産の耐用年数等に関する省令 別表第一・別表第三 器具及び備品（事務機器及び通信機器）とソフトウエアの耐用年数
- JIS Q 27001:2023（ISO/IEC 27001:2022）附属書A 5.9 情報及びその他の関連資産の目録、5.11 資産の返却、7.14 装置のセキュリティを保った処分又は再利用
手作業を減らすなら
GenApp
貸出・棚卸・廃棄まで、システムで管理する
使う人がスマートフォンから貸出の申請や棚卸の確認をし、保守やライセンスの期限が近いと担当者に知らせます。30分のデモで、IT資産の管理をシステムにしてお見せします。
デモを予約するよくある質問
パソコンの耐用年数は何年ですか？
減価償却の法定耐用年数は、パーソナルコンピュータ（サーバー用を除く）が4年、サーバーなどその他の電子計算機が5年です（減価償却資産の耐用年数等に関する省令 別表第一）。社内の入替えの周期とは別に決めてかまいません。
ソフトウェアのライセンスも同じ台帳でよいですか？
使えます。種類を「ソフトウェア・ライセンス」にし、ライセンス数と契約の期限を入れます。割り当てた人の一覧が必要なら、別のシートに分けると見やすくなります。
棚卸はどのくらいの頻度で行えばよいですか？
法律で決まった頻度はありません。年に1〜2回、決算や ISMS の内部監査に合わせて行う会社が多いです。棚卸の日を上の欄と各行に書いておきます。
貸出の申請や棚卸の確認を、使う人にしてもらいたいのですが。
Excel では、担当者がまとめて入力することになります。使う人がスマートフォンから貸出の申請や棚卸の確認をするなら、GenApp のような業務システムに移すと、承認や期限の通知もできます。
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
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