転入届の受付の業務手順書テンプレート（自治体）
他の市区町村から引っ越してきた人の転入届を受け付け、住民票を作り、マイナンバーカードの手続きと、国民健康保険・年金・児童手当・学校などの関係手続きに案内するまでの流れです。手順書にすると、関係手続きの案内漏れや、届出期間の確認漏れを防げます。
この手順書の範囲
- 目的
- 転入の手続きと関係課への案内を、どの職員でも漏れなく同じ順番で行えるようにします。
- 範囲
- 転入届の受付から、住民票の記載、マイナンバーカードの手続き、関係課への案内までです。
- 始まるきっかけ
- 転入した人が窓口に来たとき、またはオンラインで転入の来庁予定の連絡があったとき
- 頻度・量の目安
- 毎日・1日10〜100件（3〜4月に集中）
- 使う書類・システム
- 転入届、転出証明書（またはマイナンバーカードによる転出の情報）、本人確認書類、関係手続きの案内表
担当と役割
窓口担当
転入届の受付、本人確認、住民票の記載
マイナンバーカードの担当
カードの継続利用の手続き
関係課（国保・年金・子育て・教育）
それぞれの手続き
手順（10ステップ）
- 受付窓口担当・目安 5分
1. 転入届を受け取る
転入した日、前の住所、新しい住所、世帯の構成、世帯主との続柄を確かめます。
- 確かめること
- 転入した日から14日以内か確かめる。過ぎていれば理由を聞き、決めた手続きをとる。
- できあがるもの
- 受け付けた転入届
- 確認窓口担当・目安 2分
2. 届出をする人の本人確認を行う
本人・世帯員・代理人の別を確かめ、本人確認書類で確かめます。
- 確かめること
- 代理人の場合は委任状を確かめる。
- できあがるもの
- 本人確認の記録
3. 転出証明書またはマイナンバーカードを確かめる
転出証明書の内容、またはマイナンバーカードを使った転出の情報を確かめます。
- 確かめること
- マイナンバーカードを使う転入の場合は、世帯全員分のカードと暗証番号の入力を確かめる。
- できあがるもの
- 転出の情報の確認
4. 住民票を作る
新しい住所、転入日、世帯の構成を住民基本台帳システムに入れます。
- 確かめること
- 住所の表記（番地・建物名・部屋番号）を届出と照合する。
- できあがるもの
- 住民票
- 確認窓口担当・目安 3分
5. 入力の内容を別の職員が確かめる
氏名、生年月日、住所、続柄を届出と照合します。
- 確かめること
- 別の職員が照合する。
- できあがるもの
- 照合の記録
- カードマイナンバーカードの担当・目安 10分
6. マイナンバーカードの継続利用の手続きをする
カードの住所の書き換えと、電子証明書の手続きを行います。
- 確かめること
- 決められた期限内に手続きしないとカードが使えなくなることを伝える。
- できあがるもの
- 書き換え済みのカード
7. 世帯に合わせて関係手続きを案内する
案内表で、国民健康保険、国民年金、児童手当、子どもの医療費助成、学校の転入学、介護保険、印鑑登録などから必要なものを選んで案内します。
- 確かめること
- 世帯の年齢・就労の状況を聞き、該当する手続きをすべて案内する。
- できあがるもの
- 案内表
- 連携関係課（国保・年金・子育て・教育）・目安 課ごと10〜20分
8. 関係課でそれぞれの手続きを行う
国保の加入、児童手当の認定請求、転入学通知書の発行などを行います。
- 確かめること
- 児童手当は転入の翌日から15日以内に申請しないと、さかのぼって受け取れない月が出ることを伝える。
- できあがるもの
- 各手続きの記録
9. 前の住所の市区町村に転入を通知する
住民基本台帳ネットワークなどで、転入の通知を行います。
- 確かめること
- 通知が行われたかをシステムで確かめる。
- できあがるもの
- 転入通知の記録
- 完了窓口担当・目安 3分
10. 手続きの漏れがないか最後に確かめる
案内表の項目ごとに、手続き済みか後日かを確かめます。
- 確かめること
- 後日の手続きは、必要な書類と期限を書いて渡す。
- できあがるもの
- 完了の確認
締めのチェックリスト
- 転入した日から14日以内か確かめた
- 届出をする人の本人確認をした
- 転出証明書またはカードによる転出の情報を確かめた
- 住所の表記を届出と照合した
- 入力内容を別の職員が照合した
- マイナンバーカードの継続利用の手続きを案内した
- 世帯に合わせて関係手続きを案内した
- 児童手当の申請期限を伝えた
- 前の住所の市区町村への通知を確かめた
- 後日の手続きの書類と期限を渡した
よくあるミスと防ぎ方
関係手続きの案内漏れ
児童手当や国保の手続きを案内し忘れると、受け取れる手当が減ったり、保険料の扱いが遅れたりします。世帯の状況を聞き取る案内表を使います。
住所の表記の誤り
部屋番号の抜けや番地の誤りは、郵便物が届かない原因になります。入力後に別の職員が照合します。
カードの継続利用の手続きを忘れる
期限内に手続きしないと、マイナンバーカードが使えなくなります。転入届と同じ流れで案内します。
測っておきたい指標
- 転入1件あたりの窓口の所要時間
- 関係手続きの案内漏れの件数
- 住民票の記載の誤り件数
関係する法令・規格
住民基本台帳法
転入届（転入した日から14日以内）、転出証明書、マイナンバーカードを使った転入届の特例、正当な理由のない届出の遅れに対する過料に関わります。
番号法（マイナンバー法）
マイナンバーカードの住所の変更と継続利用に関わります。
児童手当法
転入した場合の認定請求（転出予定日の翌日から15日以内の特例）に関わります。
無料ダウンロード
業務手順書テンプレート集（自治体・10業務）
- 「転入届の受付」を含む10業務の手順書を、1業務1シートで書き換えられるExcel
- 手順ごとに担当・確かめること・できあがるもの・目安時間の列。自社のやり方に合わせて行を足せます
- 締めのチェックリストと改訂履歴のシートつき。A4横で印刷できます
フォームを送信すると、すぐにダウンロードできます
10手順のうち4つは、自動化の候補です
よくある質問
- 転入届の期限は。
- 転入した日から14日以内です。正当な理由なく遅れた場合、過料の対象になることがあります。
- マイナンバーカードで転入するときの注意は。
- 転出の手続きをマイナンバーカードで行った場合、転入の際にカードの提示と暗証番号の入力が必要です。世帯全員分のカードを持ってくるよう案内します。
- 児童手当の手続きの期限は。
- 転入の場合、前の住所の転出予定日の翌日から15日以内に新しい住所地で申請すると、手当を途切れなく受け取れます。