窓口での申請受付の業務手順書テンプレート（自治体）

手順（12ステップ）

1. 受付窓口担当・目安 2分

   1. 申請書を受け取り、受付印を押す

   受付日（到達日）を押印または記録し、受付番号を振ります。

   確かめること

   不備があっても、申請書の受け取り自体を拒まない。

   できあがるもの

   受付印のある申請書

2. 記録窓口担当・目安 3分自動化の候補：台帳・承認

   2. 窓口受付台帳に記録する

   受付番号、受付日、申請の種類、申請者、担当課、標準処理期間から出した処理期限を入れます。

   確かめること

   電子申請・郵送の分も同じ台帳に入れる。

   できあがるもの

   窓口受付台帳の1行

3. 形式審査窓口担当・目安 5分

   3. 記載事項と添付書類を確かめる

   審査チェックリストで、記載漏れ、押印・署名、添付書類、手数料を確かめます。

   確かめること

   その場で直せる誤記は申請者に直してもらう。

   できあがるもの

   形式審査の記録

4. 補正窓口担当・目安 10分自動化の候補：台帳・承認

   4. 不備があれば補正を求める

   不足している書類や記載を、補正の期限とともに書面で伝えます。

   確かめること

   補正を求めた日と期限を台帳に入れる。補正の期間は処理期間に含めない扱いを確かめる。

   できあがるもの

   補正依頼の書面

5. 引継ぎ窓口担当・目安 2分

   5. 審査担当に申請書を引き継ぐ

   台帳の担当欄を更新し、申請書を回します。

   確かめること

   引き継いだ日時を記録する。

   できあがるもの

   引継ぎの記録

6. 読み取り審査担当・目安 5分自動化の候補：読み取り

   6. 申請書の内容をシステムに入れる

   申請者情報、申請の内容、金額などを業務システムに入れます。

   確かめること

   手書きの数字や氏名の読み違いがないか、申請書と照合する。

   できあがるもの

   入力済みのデータ

7. 審査審査担当・目安 案件による

   7. 審査基準に沿って内容を審査する

   公表している審査基準に沿って、要件を1つずつ確かめます。

   確かめること

   現地確認や他課への照会が必要なものは、その予定を台帳に入れる。

   できあがるもの

   審査の記録

8. 期限係長・課長・目安 週1回・15分自動化の候補：台帳・承認

   8. 処理期限が近い案件を確かめる

   台帳から、処理期限まで5日以内の案件を毎週一覧にします。

   確かめること

   期限を超えそうな案件は、理由と見込みを申請者に伝える。

   できあがるもの

   期限管理の一覧

9. 決定審査担当・目安 30分

   9. 許可・不許可などの決定を起案する

   審査の結果と理由を書いて起案します。

   確かめること

   不許可などの場合は、理由を具体的に示す（審査基準のどれに当たらないか）。

   できあがるもの

   決定の起案

10. 決裁係長・課長・目安 10分

    10. 決裁する

    起案の内容と審査の記録を確かめて決裁します。

    確かめること

    決裁の権限（専決の範囲）を確かめる。

    できあがるもの

    決裁済みの文書

11. 通知窓口担当・目安 10分自動化の候補：転記・画面操作

    11. 申請者に決定を通知する

    決定通知書を交付・送付します。

    確かめること

    不利益な決定には、審査請求ができることと期間（教示）を書く。

    できあがるもの

    決定通知書

12. 完了窓口担当・目安 2分自動化の候補：台帳・承認

    12. 台帳に完了日を入れる

    決定日と通知日を入れ、処理日数を出します。

    確かめること

    処理期間を超えた案件は理由を記録する。

    できあがるもの

    完了の記録