契約書管理の業務手順書テンプレート（業種共通）

手順（10ステップ）

1. 起案担当部署・目安 15分自動化の候補：台帳・承認

   1. 契約審査依頼書に相手方・契約の種類・金額・期間・主な条件を書いて総務に出す

   相手方のひな形を使う場合は、受け取った版をそのまま添付する。

   確かめること

   締結希望日を書いたか

   できあがるもの

   契約審査依頼

2. 確認総務・法務担当・目安 15分

   2. 新規の相手方は、反社会的勢力でないかを確認する

   商業登記・Web検索・社内の取引実績で確認し、記録を残す。

   確かめること

   確認日と方法を記録したか

   できあがるもの

   反社チェックの記録

3. 審査総務・法務担当・目安 1件30分〜

   3. 契約期間・自動更新・解約の予告期間・損害賠償・支払条件・秘密保持・管轄を確認する

   自社に不利な条項は修正案を出す。取適法の対象取引は、支払期日（60日以内）や代金の決め方も確認する。

   確かめること

   修正点を一覧にしたか

   できあがるもの

   審査コメント

4. 承認決裁者・目安 1件5分自動化の候補：台帳・承認

   4. 職務権限規程に従い、金額・内容に応じた決裁者が承認する

   決裁の記録は台帳と結びつける。

   確かめること

   権限どおりの決裁者か

   できあがるもの

   決裁記録

5. 締結総務・法務担当・目安 1件15分

   5. 紙の場合は製本・押印・印紙の貼付を行い、電子の場合は電子契約サービスで送る

   印紙は契約の種類と金額で決まる（電子契約は不要）。

   確かめること

   印紙税額を確認したか

   できあがるもの

   締結済みの契約書

6. 登録総務・法務担当・目安 1件5分自動化の候補：読み取り

   6. 契約管理台帳に契約番号・相手方・契約名・締結日・期間・自動更新の有無・解約の予告期限・保管場所を登録する

   解約の通知期限（例: 満了の3か月前）を日付で入れる。

   確かめること

   通知期限を日付で入れたか

   できあがるもの

   台帳の1行

7. 保管総務・法務担当・目安 1件5分

   7. 紙の原本は契約番号順に施錠できる場所に保管し、写しをPDFで共有フォルダに置く

   電子契約は電子帳簿保存法の要件（検索・改ざん防止）を満たして保存する。

   確かめること

   原本の保管場所が台帳と一致するか

   できあがるもの

   保管済みの原本・PDF

8. 期限総務・法務担当・目安 月30分自動化の候補：台帳・承認

   8. 毎月、解約の通知期限が3か月以内に来る契約を担当部署に知らせる

   担当部署は「更新・条件変更・解約」を決めて回答する。

   確かめること

   担当部署から回答があったか

   できあがるもの

   期限の通知

9. 更新・解約担当部署・目安 30分

   9. 更新しない場合は、通知期限までに書面で解約を通知する

   送付日がわかる方法（内容証明・配達記録など）で送る。

   確かめること

   期限内に通知したか

   できあがるもの

   解約通知の控え

10. 終了総務・法務担当・目安 10分

    10. 終了した契約は台帳で「終了」にし、保存期間（例: 終了後10年）を決めて保管を続ける

    秘密保持の義務など終了後も続く条項を確認する。

    確かめること

    終了後も続く義務を記録したか

    できあがるもの

    台帳の更新