文書の保存と廃棄の業務手順書テンプレート（業種共通）

手順（10ステップ）

1. 期間表総務担当・目安 初回2時間

   1. 書類ごとの保存期間を一覧にした文書保存期間表を作り、毎年見直す

   帳簿・証憑（7年、欠損金の年は10年）、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿（5年・当分の間3年）、健康診断個人票（5年）など法定の期間を下回らないようにする。

   確かめること

   法定の保存期間を確認したか

   できあがるもの

   文書保存期間表

2. 保存各部署の文書管理担当・目安 1箱5分自動化の候補：台帳・承認

   2. 書類を保存箱に入れるとき、箱に書類名・年度・廃棄予定年を書き、書庫台帳に登録する

   保存期間が違う書類を同じ箱に入れない。

   確かめること

   廃棄予定年を書いたか

   できあがるもの

   保存箱と台帳

3. 抽出各部署の文書管理担当・目安 30分自動化の候補：台帳・承認

   3. 毎年決まった時期に、書庫台帳から廃棄予定年を迎えた箱を抽出する

   税務調査中・訴訟中・監査中の書類は廃棄しない。

   確かめること

   保留すべき書類がないか確認したか

   できあがるもの

   廃棄対象の一覧

4. 確認総務担当・目安 15分

   4. 廃棄対象の一覧を経理・法務に回し、保留すべき書類がないか確認してもらう

   税務調査の予定や訴訟の可能性は総務だけではわからない。

   確かめること

   確認の回答があったか

   できあがるもの

   確認記録

5. 申請各部署の文書管理担当・目安 15分自動化の候補：台帳・承認

   5. 廃棄申請書に箱の番号・書類名・年度を書き、部署長の承認を受ける

   中身を開けて、期間の違う書類が混じっていないか確認する。

   確かめること

   中身を確認したか

   できあがるもの

   廃棄申請書

6. 廃棄総務担当・目安 —

   6. 個人情報や機密を含む紙は、溶解・裁断の業者に依頼するか社内のシュレッダーで裁断する

   業者に頼む場合は、溶解証明書などの処理を証明する書類を受け取る。

   確かめること

   一般ごみに出していないか

   できあがるもの

   廃棄済みの書類

7. 電子総務担当・目安 —

   7. 電子データの廃棄は、保存期間を確認したうえで削除し、PC・記録媒体は復元できない方法で消去する

   記録媒体を業者に出す場合は消去証明書を受け取る。

   確かめること

   消去の証明があるか

   できあがるもの

   消去記録

8. 立会総務担当・目安 30分

   8. 溶解業者に依頼する場合は、搬出時に箱の数を数え、可能なら処理に立ち会うか処理の写真をもらう

   搬出から処理までの間の紛失を防ぐ。

   確かめること

   箱の数が一致するか

   できあがるもの

   搬出記録

9. 記録総務担当・目安 15分自動化の候補：台帳・承認

   9. 廃棄日・廃棄した書類・方法・証明書の番号を廃棄記録に残し、書庫台帳を「廃棄済み」にする

   廃棄記録は書類より長く保存する。

   確かめること

   台帳を更新したか

   できあがるもの

   廃棄記録

10. 見直し総務担当・目安 1時間

    10. 保存期間を過ぎていない箱が多い部署・期間の長すぎる書類を見直す

    電子化して紙を減らす対象も検討する。

    確かめること

    見直しの結果を期間表に反映したか

    できあがるもの

    見直しの記録