有給休暇の管理の業務手順書テンプレート（業種共通）

手順（10ステップ）

1. 計算人事担当・目安 30分自動化の候補：台帳・承認

   1. 付与日の前月に、付与対象者と付与日数を計算する

   入社から6か月で10日、その後1年ごとに11・12・14・16・18・20日。週所定4日以下かつ週30時間未満の人は比例付与。

   確かめること

   出勤率8割以上の要件を確認したか

   できあがるもの

   付与対象者の一覧

2. 付与人事担当・目安 15分自動化の候補：転記・画面操作

   2. 付与日に勤怠システムへ付与し、本人に付与日数と有効期限を知らせる

   付与から2年で時効になる。

   確かめること

   有効期限を本人に伝えたか

   できあがるもの

   付与記録

3. 申請社員・目安 2分自動化の候補：台帳・承認

   3. 取得したい日の前に申請する

   申請期限は就業規則で決める（例: 3日前まで）。理由を書く義務はない。

   確かめること

   申請に日付と日数（半日・時間単位）が入っているか

   できあがるもの

   有給の申請

4. 承認上長・目安 1件1分自動化の候補：台帳・承認

   4. 申請を承認する。事業の正常な運営を妨げる場合だけ時季の変更を相談できる

   「忙しいから」だけでは時季変更の理由にならない。代わりの人の手配を先に検討する。

   確かめること

   時季変更の理由が記録されているか

   できあがるもの

   承認記録

5. 確認人事担当・目安 20分自動化の候補：台帳・承認

   5. 毎月、年10日以上付与した人の取得日数を確認する

   付与日から1年以内に5日。半日単位は0.5日で数える。時間単位の取得は5日に含めない。

   確かめること

   取得が遅れている人を抽出したか

   できあがるもの

   取得状況の一覧

6. 促し上長・目安 1名10分

   6. 付与日から半年を過ぎて取得が少ない人と、取得日の計画を話し合う

   業務の繁閑を見て、取得しやすい日を本人と決める。

   確かめること

   計画日を記録したか

   できあがるもの

   取得計画

7. 指定人事担当・上長・目安 1名10分

   7. 期限が近づいても5日に満たない人には、本人の意見を聞いて時季を指定する

   時季指定をする場合は、その旨を就業規則に書いておく必要がある。

   確かめること

   本人の意見を聞いた記録があるか

   できあがるもの

   時季指定の記録

8. 計画付与人事担当・目安 初回1時間

   8. 計画的付与を使う場合は、労使協定で日を決める

   5日を超える部分が計画的付与の対象。

   確かめること

   労使協定を結んだか

   できあがるもの

   労使協定

9. 管理簿人事担当・目安 月15分自動化の候補：台帳・承認

   9. 年次有給休暇管理簿に、基準日・日数・取得した日付を記録する

   管理簿は5年間（当分の間3年）保存する。

   確かめること

   取得日付が全件入っているか

   できあがるもの

   年次有給休暇管理簿

10. 点検人事担当・目安 1時間

    10. 年1回、付与日数・残日数・時効の処理が勤怠システムで正しく動いているか抜き取りで確認する

    繰り越しは1年分まで（時効2年）。

    確かめること

    繰り越し・時効の処理が正しいか

    できあがるもの

    点検記録