入居申込の受付と審査の業務手順書テンプレート（不動産・賃貸管理）

手順（11ステップ）

1. 受付受付担当・目安 5分自動化の候補：台帳・承認

   1. 申込書を受け付け、物件ごとの申込順に記録する

   受付日時・物件・号室・申込者・仲介会社を申込台帳に入れます。

   確かめること

   同じ部屋に先に申込みがないか

   できあがるもの

   申込台帳の1行

2. 受付受付担当・目安 5分自動化の候補：読み取り

   2. 申込書の記入漏れと添付書類を確認する

   氏名・生年月日・現住所・勤務先・年収・入居人数・緊急連絡先・連帯保証人（必要な場合）を確かめます。

   確かめること

   入居者全員の情報が書かれているか

   できあがるもの

   記載確認済み申込書

3. 受付受付担当・目安 1分

   3. 個人情報の利用目的と第三者提供への同意を確かめる

   保証会社・オーナーへの提供について、申込書の同意欄に署名があるか確認します。

   確かめること

   同意欄の署名・日付があるか

   できあがるもの

   同意の確認

4. 確認受付担当・目安 3分

   4. 本人確認書類と申込内容を照合する

   氏名・住所・生年月日が一致するか、有効期限内かを見ます。

   確かめること

   申込書と書類の住所が違う場合の理由を聞いたか

   できあがるもの

   本人確認の記録

5. 申込金受付担当・目安 5分

   5. 申込金を受け取る場合は、預り金として扱い領収書を出す

   契約に至らなかったときは全額返すことを書面で伝えます。

   確かめること

   返還条件を申込者に説明したか

   できあがるもの

   預り証

6. 保証会社受付担当・目安 10分自動化の候補：転記・画面操作

   6. 保証会社に審査を申し込む

   申込書の内容を保証会社のシステムに入力し、必要書類をアップロードします。

   確かめること

   入力内容が申込書と一致するか

   できあがるもの

   保証会社の審査受付

7. 審査審査担当・目安 10分

   7. 社内基準で審査する

   賃料と年収の比率（社内の目安）、勤続年数、入居人数と間取り、用途（居住・事務所）を確認します。

   確かめること

   国籍・性別などを理由に不当に断っていないか

   できあがるもの

   審査メモ

8. 審査審査担当・目安 10分

   8. 在籍確認・緊急連絡先の確認を行う

   勤務先に在籍を確認し、緊急連絡先に連絡がつくか確かめます。

   確かめること

   確認日時と相手を記録したか

   できあがるもの

   確認記録

9. 報告審査担当・目安 10分自動化の候補：台帳・承認

   9. 保証会社の結果と社内審査をオーナーに報告する

   申込者の概要・審査結果・条件交渉（入居日・賃料）の有無を1枚にまとめます。

   確かめること

   オーナーに伝える個人情報が必要な範囲か

   できあがるもの

   オーナー報告書

10. 連絡受付担当・目安 5分

    10. 審査結果を仲介会社・申込者に伝える

    承諾なら契約日と初期費用の案内、否決なら理由の詳細は伝えず結果のみ伝えます。

    確かめること

    結果連絡の日時を記録したか

    できあがるもの

    結果連絡の記録

11. 引継ぎ受付担当・目安 5分自動化の候補：台帳・承認

    11. 承諾案件を契約担当に引き継ぎ、否決・キャンセルは申込金を返す

    否決やキャンセルの場合、預かった申込金は速やかに全額返します。

    確かめること

    返金の日付を記録したか

    できあがるもの

    契約準備の依頼・返金記録