修繕依頼の受付と手配の業務手順書テンプレート（不動産・賃貸管理）

手順（11ステップ）

1. 受付受付担当・目安 5分自動化の候補：台帳・承認

   1. 連絡を受け、修繕受付票に記録する

   物件・号室・氏名・連絡先・症状・発生日時・在宅可能な日時を聞きます。

   確かめること

   写真を送ってもらえるか聞いたか

   できあがるもの

   修繕受付票

2. 判断受付担当・目安 2分

   2. 緊急度を判断する

   漏水・ガス臭・停電・鍵の故障・給湯の停止は緊急、その他は通常として扱います。

   確かめること

   二次被害（階下への漏水など）のおそれがあるか

   できあがるもの

   緊急度の記入

3. 一次対応受付担当・目安 5分

   3. 緊急時は応急処置を案内する

   止水栓を閉める、ブレーカーを確認する、ガス会社に連絡するなどを伝えます。

   確かめること

   安全に関わる場合は先に専門機関（ガス会社・消防）への連絡を案内したか

   できあがるもの

   一次対応の記録

4. 負担区分管理担当・目安 5分

   4. 貸主負担か借主負担かを判断する

   設備の経年劣化や自然故障は貸主負担、借主の故意・過失による破損は借主負担とします。契約書で設備として扱っていない残置物は対象外です。

   確かめること

   契約書の設備一覧・特約を確認したか

   できあがるもの

   負担区分の判断

5. 手配管理担当・目安 10分

   5. 協力業者に現地確認を依頼する

   受付票と写真を送り、訪問日時を入居者と調整します。

   確かめること

   入居者の不在時に入室する場合、書面で同意を得たか

   できあがるもの

   業者への依頼

6. 見積協力業者・目安 1〜3日自動化の候補：読み取り

   6. 現地確認をして見積と写真を送る

   原因、修繕方法、部品の有無、費用を報告します。

   確かめること

   交換か修理か、部品の供給状況を書いたか

   できあがるもの

   見積書・現地写真

7. 承認管理担当・目安 1日自動化の候補：台帳・承認

   7. 承認が必要な金額はオーナーの承認を取る

   管理受託契約で定めた金額を超える場合に承認を得ます。設備の交換は型番の選択肢も示します。

   確かめること

   承認の日時と方法を記録したか

   できあがるもの

   オーナー承認

8. 工事協力業者・目安 作業日

   8. 修繕を行い、完了写真を送る

   入居者の立会いのもとで作業し、動作確認をします。

   確かめること

   作業後に動作を入居者と確認したか

   できあがるもの

   完了報告・写真

9. 確認管理担当・目安 5分

   9. 入居者に完了を確認し、受付票を閉じる

   不具合が直ったか、作業の対応に問題がなかったかを聞きます。

   確かめること

   再発の連絡先を伝えたか

   できあがるもの

   完了の記録

10. 請求管理担当・目安 10分自動化の候補：転記・画面操作

    10. 業者の請求を確認し、オーナーまたは借主に請求する

    オーナー負担分は送金時に差し引き、借主負担分は借主に請求します。

    確かめること

    見積と請求の金額が一致するか

    できあがるもの

    請求・精算の記録

11. 記録管理担当・目安 5分自動化の候補：台帳・承認

    11. 修繕履歴に記録する

    部位・内容・費用・業者・次回の交換目安を記録します。

    確かめること

    同じ部位の修繕が繰り返されていないか

    できあがるもの

    修繕履歴の1行